Sposób rozliczenia sprzedaży zaewidencjonowanej w niewłaściwym miesiącu

ODPOWIEDŹ

Uzyskany obrót powinien być wykazany w deklaracji VAT w październiku a fakt braku zastosowania ewidencji za pomocą kasy i nie ujęcia powyższego obrotu w raporcie dobowym i miesięcznym dotyczącym tego miesiąca opisany w prowadzonym rejestrze korekt kasy fiskalnej.  

UZASADNIENIE

Zgodnie z zapisem art.111 ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT) podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Natomiast sprzedaż dokonywana na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą, powinna być udokumentowana fakturą VAT i zarejestrowana w ewidencji określonej w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.

Na podstawie zapisu art.111 ust.3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy. Obowiązek ten potwierdza również zapis §7 ust.1 pkt 1 jeszcze obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania, który stwierdza, iż podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są zobowiązani dokonywać ewidencji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i przy każdej sprzedaży drukować paragon fiskalny lub fakturę VAT oraz wydawać nabywcy oryginał wydrukowanego dokumentu. Ponadto, zgodnie z pkt 2 powyżej przytoczonego przepisu, podatnik ma obowiązek sporządzać raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień oraz raport fiskalny za okres miesięczny, po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca. Raporty fiskalne dobowe, bądź też łączne raporty okresowe za okresy miesięczne są podstawą do dokonania zapisów w ewidencji sprzedaży VAT.

Obowiązek wystawienia faktury stwierdzającej dokonanie sprzedaży wynika natomiast z art.106 ust.1 ustawy o VAT. Podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, za wyjątkiem sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, które w każdym przypadku muszą być potwierdzone fakturami (art.106 ust.4 i 5 ustawy o VAT). Należy tu jednak zaznaczyć, iż przepis art.106 ust.4 ustawy wskazuje na możliwość zwrócenia się klienta detalicznego z żądaniem wystawienia faktury i wówczas podatnik obowiązany jest do jej wystawienia we właściwym terminie.

Zatem w przypadku zaewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej udokumentowanej paragonem, sprzedawca towaru lub usługi może wystawić fakturę VAT, jednakże do kopii tej faktury obowiązany jest do dołączyć paragon. W takich przypadkach przepisy §7 ust.1 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (zwanego dalej rozporządzeniem fakturowym) stanowi, że wystawiony na kasie paragon dołącza się do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika. Zgodnie z zapisem §7 ust.2 rozporządzenia fakturowego przepis ten nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadku gdy wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Należy zauważyć, iż przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowo momentu, w którym dana transakcja powinna być zarejestrowana za pomocą kasy rejestrującej. Jednakże z uwagi na fakt, iż przedmiotem ewidencji jest kwota obrotu i podatku należnego, oraz fakt, że na podatniku ciąży obowiązek ewidencji każdej dokonanej sprzedaży i uwzględnienie jej w fiskalnym raporcie dobowym, moment rejestracji powinien nastąpić niezwłocznie po dokonaniu sprzedaży, czyli wykonaniu czynności podlegającej opodatkowaniu, skutkującej powstaniem obowiązku podatkowego w VAT. Jak wcześniej wykazano, ustawodawca jednoznacznie określił obowiązki w zakresie dokumentowania sprzedaży: dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą za pomocą faktur VAT, a dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej za pomocą paragonów fiskalnych. W świetle przytoczonych powyżej przepisów należy zauważyć, że podatnik ma obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, bez względu na fakt, czy sprzedaż ta jest dokumentowana fakturą VAT wystawioną na żądanie nabywcy, czy też nie. Zatem wystawiona na żądanie klienta detalicznego faktura VAT dotycząca wcześniejszej sprzedaży, która powinna być zarejestrowana przy użyciu kasy fiskalnej w październiku, nie może być już zaewidencjonowana w rejestrze sprzedaży VAT jako „odrębny obrót”, w listopadzie, gdyż ta sprzedaż uprzednio winna być zapisana w ewidencji, jako sprzedaż nieudokumentowana fakturami a paragon potwierdzający tę sprzedaż winien być ujęty w raportach dobowym i miesięcznym za październik 2012 roku.

Podstawą do rozliczenia podatku od towarów i usług, z punktu widzenia dokumentacyjnego, jest raport z kasy fiskalnej, jako że taki obowiązek ewidencjonowania transakcji na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wynika z przepisów, w szczególności gdy nie można skorzystać ze zwolnienia w zakresie używania kasy rejestrującej. Wydruki z kasy pełnią więc tym samym rolę ewidencji sprzedaży dla celów VAT. Faktura zatem, nawet wystawiona w ciągu 7 dni od sprzedaży (lub w jej momencie), jest tylko dodatkowym dokumentem bez rozstrzygającego znaczenia o obowiązku podatkowym.

W przypadku rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, korekta danej transakcji możliwa jest jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli przed zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Kasa rejestrująca dzięki swej konstrukcji i zastosowanym zabezpieczeniom nie posiada bowiem żadnych technicznych możliwości przeprowadzenia korekty informacji zapisanych w jej pamięci. Ewidencja obrotu i kwot podatku należnego, która prowadzona jest przy zastosowaniu kas rejestrujących, winna odzwierciedlać stan rzeczywisty. Skoro więc kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej, korekta musi być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. Niestety, żadne przepisy nie określają, jakie to powinny być dokumenty. Jedyne wytyczne w tym zakresie, to opracowanie Ministerstwa Finansów, w którym zaleca się prowadzenie tzw. „ewidencji korekt”, gdzie powinny być zapisywane wszelkie zdarzenia związane z korektą obrotu jak: błędy kasjera, udzielone rabaty, zwroty towarów itp. Brak jest jednak jakiegokolwiek wzoru takiej ewidencji, dlatego też podatnicy prowadzą ją w dowolnej formie. Może ona nosić na przykład tytuł: „Rejestr korekt kasy fiskalnej”, a powinna zawierać kwoty rzeczywiście wprowadzone do kasy, kwoty, które powinny być wprowadzone, wynikające z porównania obu wielkości kwoty korekty, przyczynę korekty oraz inne dane uwiarygodniające poprawność korekty. Rejestr ten powinien zawierać jak najwięcej informacji, które będą przemawiały za poprawnością i koniecznością zmniejszenia lub zwiększenia obrotu i podatku wykazanych w dobowym i miesięcznym raporcie fiskalnym. Wynika to z faktu, że ciężar udowodnienia, iż w danym okresie rzeczywisty obrót i podatek należny były inne od tych, które zostały zapisane w pamięci kasy spoczywa na podatniku.

Reasumując powyższe w rejestrze korekt należy opisać popełniony błąd oraz wyliczyć kwotę zmniejszającą obrót i kwotę podatku należnego za listopad i jednocześnie kwotę zwiększającą obrót i kwotę podatku należnego za październik. Powyższe zapisy zwiększą dane wynikające z pamięci kasy ujęte w raporcie dobowym i miesięcznym, które zostaną wpisane do ewidencji sprzedaży VAT za październik i posłużą do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT za ten miesiąc.

Wioletta Gramis