0
1063
Spółka, przechowując elektroniczne obrazy dokumentów w sposób m.in. zapewniający ich autentyczność, będzie uprawniona do ich archiwizacji w postaci skanów i zaprzestania archiwizowania w formie papierowej.
Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 8 stycznia 2016 roku nr IPPP2/4512-1052/15-4/AO.
Sytuacja Podatnika
O wydanie indywidualnej interpretacji do organu podatkowego zwróciła się Spółka, która planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki. W nowym systemie, faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i zapisywane w formacie PDF lub jpg, tiff, dzięki temu nie będzie możliwa zmiana danych zawartych w dokumentach. Każdy dokument będzie posiadał indywidualną nazwę, która będzie odróżniać go od innych dokumentów i będzie pozwalała na ich identyfikację i szybkie odszukanie w systemie. Skany dokumentów będą przechowywane w systemie informatycznym Spółki, na serwerze znajdującym się w Niemczech, w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach pozwalających na szybkie odszukanie danego dokumentu, podzielone na okresy rozliczeniowe, których będą dotyczyć. Po zeskanowaniu dokumentów i wprowadzeniu ich do odpowiednich plików w systemie informatycznym, dokumenty w formie papierowej będą niszczone.
Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zaznacza, że również ta część dokumentów która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną, również będzie archiwizowana w nowym systemie, jedynie w formie elektronicznej. Poza archiwizowaniem dokumentów w systemie, dodatkowo, w celach bezpieczeństwa, będą okresowo zgrywane na nośniki zewnętrzne.
Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy dokumentów, w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do dokumentów przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej, na ich żądanie. Ponadto przedmiotowe dokumenty będą przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur, a Spółka zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Wątpliwości Spółki dotyczą prawa do archiwizacji dokumentów jedynie w formie elektronicznej.
Odpowiedź Dyrektora Izby Skarbowej
Dokonując analizy opisu sprawy w powiązaniu z obowiązującymi przepisami prawa organ podatkowy stwierdził, iż przechowywanie otrzymanych faktur w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług – jest zgodne z przepisami. Bowiem Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy dokumentów, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz bezzwłoczny dostęp do dokumentów przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej, na ich żądanie. Ponadto dokumenty będą podzielone na okresy rozliczeniowe, co pozwala na ich identyfikację i łatwe ich odszukanie. Dodatkowo, w związku z przechowywaniem w formie elektronicznej dokumentów poza terytorium kraju, dokumenty te będą przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ponadto Spółka zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W konsekwencji, sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji.
Reasumując organ podatkowy stwierdził, iż w analizowanym przypadku Spółka będzie uprawniona do archiwizacji dokumentów jedynie w formie elektronicznej, w szczególności, będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w postaci skanów dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania w formie papierowej.
Podstawa prawna: art. 106m, art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
