Termin przechowywania dokumentacji

ODPOWIEDŹ

Zgodnie z art.112 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wyjątkiem od tej reguły są podatnicy, którzy są zidentyfikowani na potrzeby procedury szczególnej rozliczania VAT przy świadczeniu usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych lub usług elektronicznych - podatnicy ci są obowiązani przechowywać ewidencje przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług telekomuni-kacyjnych, usług nadawczych lub usług elektronicznych (art.130d ust.3 i art.134 ust.3 ustawy o VAT). Analogiczny przepis odnośnie obowiązku przechowywania dokumentów został zawarty w art.86 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych, przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zgodnie z art.70 §1 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin płatności podatku od towarów i usług następuje 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy (art.103 ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług). W przypadku rozliczeń kwartalnych, termin płatności VAT następuje 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy. Przykładowo, termin płatności VAT za styczeń 2015 roku przypadł na 25 lutego 2015, a termin płatności podatku za pierwszy kwartał 2015 roku – 25 kwietnia 2015. Oznacza to, że zobowiązanie podatkowe za poszczególne miesiące i kwartały 2015 roku przedawni się 1 stycznia 2021 roku. Wyjątek stanowi zobowiązanie za grudzień oraz 4 kwartał 2015 roku, gdyż dla tych rozliczeń termin płatności przypadnie na 25 stycznia 2016 roku, a zatem zobowiązanie przedawni się rok później. W momencie przedawnienia zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy ustaje też obowiązek przechowywania rejestrów i deklaracji za ten okres.

Reasumując, co do zasady, rejestry i deklaracje VAT za miesiące od stycznia do listopada 2015 roku oraz za pierwsze trzy kwartały 2015 roku należy przechowywać do końca 2020 roku, natomiast rejestry i deklaracje za grudzień 2015 oraz 4 kwartał 2015 - do końca 2021 roku. Wyjątek stanowią tu podatnicy, którzy są zidentyfikowani na potrzeby procedury szczególnej rozliczania VAT przy świadczeniu usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych lub usług elektronicznych, gdyż oni są obowiązani przechowywać ewidencje przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych lub usług elektronicznych.

Należy jednak pamiętać, że przepisy art.70 Ordynacji podatkowej przewidują przypadki, w których bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpoczyna się lub ulega zawieszeniu. Takimi przypadkami są między innymi:

• wydanie przez organ podatkowy decyzji o odroczeniu terminu płatności podatku lub zaległości podatkowej lub ich rozłożeniu na raty;

• wydanie przez Ministra Finansów rozporządzenia w sprawie przedłużenia terminu płatności podatku;

• ogłoszenie upadłości;

• zastosowanie środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony;

• wszczęcie postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, o którym podatnik został zawiadomiony, jeżeli podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia wiąże się z niewykonaniem tego zobowiązania;

• wniesienie skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą danego zobowiązania;

• wniesienie żądania ustalenia przez sąd powszechny istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa;

• doręczenie postanowienia o przyjęciu zabezpieczenia, doręczenie zarządzenia zabezpieczenia lub doręczenie zawiadomienia o przystąpieniu do zabezpieczenia w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

W tych przypadkach ewidencje i deklaracje podatkowe należy przechowywać odpowiednio dłużej, do czasu upływu okresu przedawnienia.

Należy również mieć na uwadze to, że nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym.

Ewa Konarska