Tryb postępowania w przypadku niewykonania raportu miesięcznego

ODPOWIEDŹ

Proszę sporządzić „ręcznie” brakujący raport miesięczny ujmując wszystkie sporządzone za miesiąc listopad fiskalne raporty dobowe, a przyczyny zaistniałej sytuacji opisać w prowadzonej ewidencji korekt.

UZASADNIENIE

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących podatnicy sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

Pojęcie raportu fiskalnego (w tym również miesięcznego) zostało sprecyzowane w § 2 pkt 19 ww. rozporządzenia w sprawie kas i § 2 pkt 24 rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Jest to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku.

Jednocześnie kasa fiskalna w myśl zapisu § 7 pkt 2 lit. a rozporządzenia w sprawie kryteriów musi odpowiadać warunkom technicznym, które umożliwiają zapisanie w pamięci fiskalnej informacji o dacie i czasie rozpoczęcia oraz zakończenia pracy w trybie fiskalnym.

Program pracy kasy musi posiadać funkcję wykonania raportu fiskalnego okresowego polegającego na odczycie danych z pamięci fiskalnej za dany okres i umieszczania ich na wydruku okresowym zgodnym, co do zawartości z raportami dobowymi wykonanymi w okresie objętym tym raportem; ustalanie wartości danych w raporcie fiskalnym okresowym następuje przez sumowanie poszczególnych pozycji raportów fiskalnych dobowych; raport fiskalny okresowy nie wymaga sporządzenia kopii (§ 14 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia w sprawie kryteriów).

Mając na względzie wyżej cytowane przepisy rozporządzeń dokonanie czynności sporządzenia raportu okresowego jest obowiązkowe. Raporty wykonywane są przez operatora kasy fiskalnej i ich wykonanie wiąże się z zapisem całej sprzedaży (z okresu od ostatniego raportu okresowego do momentu wykonania raportu) pod daną datą, do pamięci fiskalnej. Nie istnieją w praktyce wątpliwości odnośnie tego, że jeżeli poprzez kasę nie została zaewidencjonowana żadna sprzedaż, to nie sporządza się raportów dobowych czy nawet miesięcznych (zależnie od tego, jak długo nie wystąpi ewidencjonowanie). W tym jednak przypadku w miesiącu listopadzie 2015r. dokonywano sprzedaży, zatem sporządzenie raportu okresowego było obowiązkowe.

Pamięć fiskalna to urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (§ 2 pkt 11 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Ponieważ w stosowanej do ewidencji obrotu kasie fiskalnej wymieniono pamięć, zatem nie ma już żadnej możliwości odtworzenia raportu okresowego za miesiąc listopad 2015r. W związku z powyższym, aby sporządzić ten raport należy zsumować wszystkie wydrukowane raporty dobowe z miesiąca listopada 2015r., które miał Pan obowiązek sporządzić w myśl zapisu § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Aby formalnie udokumentować powyższą czynność należy zastosować ewidencję korekt. Sformalizowaną ewidencję korekt wprowadziło rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących, jednakże ani przepisy tego lub innych rozporządzeń dotyczących kas, czy też przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie określają szczegółowych regulacji związanych z zasadami postępowania i sposobu dokumentowania w takich przypadkach. Jedynym wzorem w tym zakresie może zdaniem Redakcji być zapis § 3 ust. 5 rozporządzenia ws. kas, który stanowi, iż w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1. błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),

2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

W tym przypadku za pomyłkę można uznać brak wykonania raportu miesięcznego będącego sumą obrotu i kwot podatku należnego za miesiąc listopad 2015r. łączącą wszystkie raporty dobowe dotyczące tego okresu i jedyną możliwością naprawy popełnionego błędu będzie opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki. Należy pamiętać, że raporty miesięczne są dokumentami fiskalnymi wymaganymi przez organy skarbowe, zatem obowiązkowo trzeba dbać o terminowość i ciągłość wykonywania tych raportów jak również o prawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży w danym miesiącu. Na podatniku spoczywa niewątpliwie obowiązek rzetelnego udokumentowania przeprowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych tak, aby odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Prowadzone przez podatnika ewidencje mają służyć prawidłowemu i zgodnemu ze stanem faktycznym sporządzeniu deklaracji podatkowych, w których wykazuje się całą wartość sprzedaży z tytułu dokonania której obowiązek podatkowy powstał w tym okresie rozliczeniowym, za który jest składana deklaracja, czyli za okres miesiąca.

Podsumowując powyższe, jeżeli nie został wykonany raport miesięczny z kasy fiskalnej i pamięć w tej kasie została wymieniona to fakt ten należy odnotować w prowadzonej ewidencji korekt oraz wskazać przyczyny zaistniałej sytuacji. Biorąc za wzór wydrukowane za inne okresy raporty miesięczne proszę sporządzić „ręcznie” brakujący raport za listopad 2015r. ujmując wszystkie obowiązkowe raporty dobowe. Tak udokumentowaną ewidencję należy okazywać na wezwanie organów skarbowych w momencie kontroli skarbowej lub przeprowadzanych czynności sprawdzających.

Anna Kassian

Podstawa prawna: § 2 pkt 11 i 19, § 3 ust. 5, § 6 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013r., poz. 363), § 2 pkt 24, § 7 pkt 2 lit.a, § 14 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz.U. z 2013r., poz. 1076).