0
1604
Klienta utraciła dokumenty za wszystkie lata poza 2018 - miała pożar domu. Działalność prowadzi w domu i to jest siedziba firmy, tam przechowywała wszystkie dokumenty. Działalność prowadzi sama na Książce Przychodów i Rozchodów + VAT. Czy w związku z tym powinna poinformować instytucję o tym zdarzeniu? Czy powinna poinformować o utracie dokumentów Urząd Skarbowy? Czy powinna odtwarzać dokumenty, lub jakie są procedury przy takim zdarzeniu?
ODPOWIEDŹ
Czytelniczka powinna posiadać dokumentację z pożaru tj. protokoły straży pożarnej, policji z których wynikają fakt wystąpienia pożaru, przyczyny oraz skutki związane z pożarem. W sytuacji utraty dokumentacji podatkowej Czytelniczka powinna:
- powiadomić urząd skarbowy załączając dowody na poparcie zawiadomienia o utracie dokumentacji w wyniku pożaru,
- jak najrzetelniej odtworzyć dokumentację podatkową tj. duplikaty faktur, przelewy, itp.
UZADNIENIE
Zgodnie z art. 3 pkt 4 ustawy Ordynacja podatkowa przez pojęcie „księgi podatkowe” - rozumie się - księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy.
Zauważyć należy, że podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Do tych dokumentów zaliczyć można min. deklaracje, faktury, rachunki, rejestry, ewidencje, dowody wewnętrzne, zestawienia obrazujące zdarzenia gospodarcze figurujące w księgach podatkowych.
Okres przedawnienia został określony w art. 70 Ordynacji podatkowej. W myśl tego przepisu zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Trzeba dodać, że bieg terminu przedawnienia może być zawieszany lub przerwany, co skutkuje wydłużeniem czasu przechowywania całej dokumentacji podatkowej.
Zatem, podatnik jest w pełni odpowiedzialny za cała dokumentację podatkową do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a utrata dokumentacji nie powoduje zwolnienia z tej odpowiedzialności. Dlatego też, w przypadku utraty dokumentacji dobrze jest zawiadomić urząd skarbowy o tym fakcie i zobowiązać się do jej odtworzenia. W przypadku bowiem ewentualnej kontroli urzędnicy będą wiedzieli o zaistniałej sytuacji.
Odtworzenie dokumentacji podatkowej powinno być dokonane jak najszybciej i na ile to możliwe najrzetelniej, bowiem, brak dokumentacji podatkowej może spowodować odpowiedzialność podatkową oraz karną skarbową. Zgodnie z art. 23 §1 pkt 1 Ordynacji podatkowej, gdy brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do określenia podstawy opodatkowania, organ podatkowy określa tę podstawę w drodze oszacowania. Mając na uwadze podatkowe i karne-skarbowe skutki braku dokumentacji, podatnik powinien niezwłocznie odtworzyć dokumentację. W tym celu może np. zwrócić się do kontrahentów o wystawienie duplikatów faktur i rachunków, instytucji finansowych obsługujących rachunki bankowe o przesłanie wyciągów bankowych, które pozwolą na wykazanie przepływów finansowych, a w konsekwencji ustalić kontrahentów, wysokość przychodów, do ZUS, gdzie można uzyskać potwierdzenie poniesienia kosztów z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, organów podatkowych, które posiadają składane deklaracje podatkowe, odpisy protokołów przeprowadzonych kontroli, czy wydanych decyzji wymiarowych itd.
Należy mieć również na uwadze, że aby skorzystać z odliczenia VAT, trzeba posiadać dokumenty źródłowe, w takim przypadku duplikaty faktur. W przypadku bowiem ewentualnej kontroli, w zakresie, w jakim Czytelnik nie przedstawi oryginałów faktur ani ich duplikatów, zostanie pozbawiony prawa do odliczenia podatku VAT.
Paulina Pawluk
Podstawa prawna: art. 3 pkt 4, art. 23 § 1 pkt 1, art. 70, 86 § 1, art. 88 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
