Użytkowanie kasy po wznowieniu świadczenia usług na rzecz osób prywatnych

ODPOWIEDŹ

Należy bezwzględnie dokonać obowiązkowego przeglądu technicznego chyba, że przed datą tego obowiązku zostanie dokonany odczyt z pamięci fiskalnej i kasa zostanie wyrejestrowana z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego ale wówczas dalsze użytkowanie tej kasy bez wymiany pamięci fiskalnej nie będzie możliwe.

UZASADNIENIE

Na podstawie zapisu art. 111 ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Z ust. 3a pkt 4 i 9 tego artykułu wynika, iż podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących oraz prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie ust. 7a i ust. 9 pkt 1 ustawy o VAT.

Zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących podatnicy stosujący kasy zgłaszają je do obowiązkowego przeglądu technicznego do podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis kas, w terminach określonych w § 33 rozporządzenia. W myśl § 33 ust. 1 i 3 tego rozporządzenia, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata, a termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego liczony jest od dnia fiskalizacji kasy.

Jeżeli zbliża się termin obowiązkowego przeglądu technicznego to pomimo, iż kasa w danym okresie nie jest użytkowana a nie została wyrejestrowana z ewidencji urzędu skarbowego należy bezwzględnie przegląd wykonać ponieważ podatnik, który w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania nie dokonuje w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis jest obowiązany do zwrotu odliczonej/zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej na podstawie zapisu art. 111 ust. 6 ustawy o podatku VAT.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących uzależniony jest od wystąpienia sprzedaży, która podlega obowiązkowi ewidencjonowania przy ich zastosowaniu. W związku z powyższym, jeżeli nie występuje sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub na rzecz rolników ryczałtowych, nie wystąpi również obowiązek ewidencjonowania obrotu przy użyciu kasy rejestrującej. W konsekwencji, skoro nie wystąpi obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy, to nie ma potrzeby posiadania kasy fiskalnej. Jednakże biorąc pod uwagę fakt, iż działalność gospodarcza nie jest likwidowana a Pan nie jest pewien czy nie nastąpi wznowienie świadczenia usług dla osób fizycznych, zdaniem Redakcji aby zapewnić sobie możliwość w przyszłości dalszego stosowania obecnie posiadanej kasy, po dokonaniu przeglądu technicznego można przeznaczyć tę kasę na kasę rezerwową. Stosowanie przez podatnika do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego rezerwowej kasy fiskalnej wymaga wypełnienia takich samych warunków jak przy użytkowaniu kasy podstawowej, zatem musi ona spełniać te same kryteria i warunki techniczne. Jeśli zdecyduje się Pan przeznaczyć posiadaną kasę na kasę rezerwową, to musi Pan powiadomić naczelnika właściwego urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia zmiany o przeniesieniu jej z punktu do punktu (jeżeli taki fakt nastąpił, w tym przypadku również serwis zmienia dane umieszczone w pamięci fiskalnej kasy), lub zmianie jej przeznaczenia, wtedy będzie wiadomo, iż od tego momentu kasa nie pracuje w systemie ciągłym. Naczelnik urzędu skarbowego odnotowuje w prowadzonej przez siebie ewidencji fakt zmiany przeznaczenia kasy, nie dokonuje jej wykreślenia i wysyła do Pana nowe zawiadomienie z tym samym numerem ewidencyjnym, z adnotacją „kasa rezerwowa” zamieszczając adres po zmianie lub potwierdzając aktualność adresu dotychczasowego. Zmiana przeznaczenia kasy z podstawowej na rezerwową nie spowoduje konieczności odczytania modułu fiskalnego. 

Jeżeli jednak zdecyduje się Pan na likwidację kasy to jest Pan obowiązany do zgodnie z § 15 ust. 1 do:

1. wykonania raportu fiskalnego dobowego i raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego),

2. złożenia w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosku do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia,

3. złożenia wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego,

4. dokonania przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego, który powinien być zakończony protokołem

z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem § 27. Po złożeniu wniosku o dokonanie odczytu i wniosku o wyrejestrowanie kasy a także w wyniku spisania protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej naczelnik urzędu skarbowego dokona wykreślenia tej kasy z prowadzonego w danym urzędzie skarbowym rejestru urządzeń kasowych. W związku z powyższym pamięć fiskalna użytkowanej przez Pana kasy po zakończeniu jej pracy (jeżeli w tym przypadku zostanie podjęta decyzja całkowitego i trwałego zaprzestania świadczonych usług dla osób fizycznych) staje się bezużyteczna ponieważ następuje zakończenie pracy kasy w trybie fiskalnym.

Podsumowując, ponieważ nie likwiduje Pan działalności gospodarczej a zaprzestanie świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie zmienia faktu, że nadal będzie Pan wykonywał czynności stanowiące odpłatne świadczenie usług w rozumieniu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, posiadana kasa zdaniem Redakcji może stanowić kasę rezerwową, należy tylko powiadomić naczelnika urzędu skarbowego o zmianie jej przeznaczenia do użytkowania i jeśli to nastąpiło - to o zmianie adresu przechowywania, przy czym nie ma obowiązku dokonania odczytu pamięci w związku z tym, że nie następuje w tym przypadku zakończenie pracy w trybie fiskalnym. Dokonując obowiązkowych przeglądów technicznych, w każdej chwili, w razie dokonania kolejnej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, będzie Pan przygotowany do zaewidencjonowania takiej sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Jeżeli natomiast wyrejestruje Pan kasę, tj. dokona odczytu pamięci to kasa rejestrująca bez wymiany modułu fiskalnego nie będzie mogła być używana po wznowieniu świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, potwierdza to również fakt, iż po spisaniu protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej naczelnik urzędu skarbowego dokona wykreślenia tej kasy z rejestru urządzeń kasowych stosowanych przez Podatnika. Dalsze użytkowanie kasy będzie możliwe jedynie w przypadku wymiany pamięci fiskalnej zgodnie z zapisem § 16 rozporządzenia pod warunkiem, iż zapewnia ona prawidłowość rozliczeń podatku.

Anna Kassian