Wybór kas fiskalnych - z rolką papierową czy z kopią elektroniczną

ODPOWIEDŹ

Biorąc pod uwagę specyfikę Pana działalności polecamy kasę fiskalną z elektroniczną kopią paragonów, tym bardziej, iż projekt rozporządzenia Ministra Rozwoju w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące zakłada sukcesywne wycofanie kas „dwurolkowych”.

UZASADNIENIE

Wybór rodzaju kasy fiskalnej jest uwarunkowany wieloma czynnikami m.in.: ceną, natężeniem sprzedaży, wielkością niezbędnej bazy towarowej, ilością punktów sprzedaży np. w przypadku, gdy podatnik stosuje kasy, jako urządzenia przenośne, ale również ze względu na zapis kopii paragonów w formie elektronicznej lub tradycyjnie - w formie papierowej.

Kasa fiskalna z papierową kopią paragonów fiskalnych to od lat stosowana opcja tradycyjna starszych modeli kas i drukarek fiskalnych. Mechanizm drukujący takich kas posiada miejsce na  dwie papierowe rolki kasowe. Na jednej rolce drukowany jest oryginał paragonu, który jest wydawany klientowi natomiast na drugiej znajdują się kopie tych dokumentów. Po zapisaniu tej rolki należy ją wymienić i archiwizować przez okres 5 lat.

Kasa fiskalna z elektroniczną kopią paragonów jest rozwiązaniem nowoczesnym, ma pojedynczy mechanizm drukujący z jedną papierową rolką. W kasie fiskalnej znajduje się  moduł elektronicznej kopii paragonu  z miejscem na kartę SD/SDHC lub micro SD/SDHC. W zasadzie jedna taka karta SD wystarczy na cały okres stosowania kasy rejestrującej. Karta pamięci jest urządzeniem bez części mechanicznych - jest odporna na wstrząsy i uderzenia.

Aby móc wybrać między kasą z kopią elektroniczną a papierową należy przeanalizować podstawowe zalety i wady wspomnianych kas.

Kasa fiskalna z elektroniczną kopią paragonów jest lżejsza, odporna na warunki zewnętrzne, posiada pojedynczy mechanizm drukujący i jedną papierową rolkę (ważne przy kasach mobilnych), jest tańsza w eksploatacji w związku z mniejszym wydatkiem na rolki papierowe oraz mniejszym zużyciem energii elektrycznej, kopie elektroniczne nie ulegną zniszczeniu podczas przechowywania ich w archiwum, przy czym można sporządzić więcej zapasowych kopii, dzięki czemu dane kasowe będą bardziej bezpieczne, a ich archiwizacja nie pochłania dużo miejsca. Kasy te zapewniają łatwiejszy dostęp do danych kasowych, umożliwiają szybsze odnalezienie kopii z danego miesiąca podczas kontroli skarbowych i w każdej chwili można je wydrukować na własne potrzeby np. w celu przeanalizowania danych. Ważnym elementem jest fakt, że rolka kasowa nigdy się nie kończy, co pozwala uniknąć konieczności jej wymiany podczas sprzedaży. Kopie paragonów są zapisywane na informatycznym nośniku danych – karcie SD lub SDHC. Takie nośniki przechowują tyle informacji, ile zapisałoby się na kilku tysiącach rolek papieru, zatem rozwiązanie to jest tańsze, praktyczniejsze i oszczędza stresu związanego z ciągłą wymianą rolek.

Porównując wyżej wymienione zalety kas z zapisem elektronicznym kasa z papierową rolką jest podatna na wilgoć i temperaturę, posiada zapis mechaniczny, termosublimacyjny na papierowej rolce, która starcza (w zależności od jej długości) na określoną ilość paragonów, co powoduje konieczność częstej jej wymiany. Należy zapewnić miejsce niezbędne do ich archiwizacji, ponieważ rolki należy przechowywać przez okres 5 lat w odpowiednich warunkach, aby dane na nich zapisane nie zostały utracone. Urządzenie musi również posiadać miejsce na drugą rolkę, co wpływa na gabaryty i jego ciężar. Natomiast konieczność druku na dwóch rolkach wpływa równocześnie na większy pobór prądu i krótszy czas pracy na niezależnym zasilaniu. Mechanizmy drukujące podlegają szybszemu zużyciu.

Z przedstawionego zestawienia możemy wywnioskować, że urządzenie z kopią elektroniczną zdecydowanie przewyższa kasy i drukarki tradycyjne.

Zatem jeżeli w ramach swojej działalności gospodarczej, ewidencjonując obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących będzie Pan wystawiał większą ilość paragonów dziennie, czyli wystąpi sprzedaż o średnim bądź dużym natężeniu, która będzie prowadzona w kilku różnych miejscach (w tym zastosowanie znajdzie urządzenie mobilne) radzimy zakupić urządzenie z kopią elektroniczną. Jednocześnie dodatkowe funkcjonalności oferowane w kasach z kopią elektroniczną z całą pewnością wpłyną na komfort pracy, na sprzedaż (dostępne w programie pracy kasy raporty, analizy) oraz na bezpieczeństwo przechowywania kopii.

Anna Kassian