Wydatki świąteczne - skutki w podatku VAT

1. Odliczanie VAT - zasada podstawowa

W celu oceny, czy wydatek świąteczny daje prawo do odliczenia VAT, należy przeanalizować przepisy, które takie prawo przyznają podatnikowi. Podstawowa zasada dająca podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego wynika z art.86 ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług i stanowi, że prawo to przysługuje podatnikom w zakresie, w jakim nabywane przez nich towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych.

Z cytowanego powyżej przepisu art.86 ustawy o VAT wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, a towary i usługi, przy nabyciu których podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Przepis ten jednoznacznie wskazuje, że w chwili nabycia towarów i usług podatnik zobowiązany jest ocenić, czy nabywane towary i usługi są związane z prowadzoną przez niego działalnością opodatkowaną. Ustawodawca jednak nie precyzuje, w jaki sposób i w jakim zakresie towary i usługi muszą być wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, aby podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter pośredni lub bezpośredni. O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży (są to towary handlowe) lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług będących przedmiotem dostawy. Natomiast o pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania przychodu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania obrotów. Jednakże, nawet jeśli zakupy mają tylko pośredni związek ze sprzedażą opodatkowaną, podatnikom również przysługuje prawo do odliczenia związanego z nimi VAT naliczonego.

Pamiętaj: Można odliczyć podatek naliczony tylko w takim zakresie, w jakim wydatki można przyporządkować działalności podlegającej opodatkowaniu VAT.

W przypadku zakupów wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej oraz do działalności niemającej charakteru gospodarczego, gdy przypisanie tych zakupów w całości do działalności gospodarczej nie jest możliwe, wówczas należy zastosować prewspółczynnik - art. 86a ustawy o VAT (stosowanie prewspółczynnika na przykładach omówiliśmy w wydaniu styczniowym Sposób na VAT - nr 1/2016).

Natomiast w przypadku, gdy nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot podatku naliczonego i przypisanie ich do konkretnych rodzajów sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej - podatnik ma prawo skorzystać z odliczenia proporcjonalnego (art.90 ust.2 ustawy o VAT, którego zasady omówiliśmy w wydaniu grudniowym Sposób na VAT z 2015 roku - nr 12/2015).

2. Nieodpłatne przekazanie towarów i nieodpłatne świadczenie usług

Przy omawianiu niniejszego tematu należy wziąć pod uwagę definicję nieodpłatnego przekazania towarów (np. prezenty) i nieodpłatnego świadczenia usług (np. przyjęcia wigilijne) i przeanalizować, czy w danej sytuacji nie wystąpi konieczność naliczenia VAT.

Zgodnie z art. 7 ust. 2 w powiązaniu art.5 ust.1 pkt 1 ustawy o podatku VAT nieodpłatne przekazanie towarów stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu w sytuacji, gdy podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych. Przepis ten nie ma zastosowania do przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika (art.7 ust.3 ustawy o VAT).

Pamiętaj: Prezenty o  małej wartości to przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1. o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,

2. których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Należy zauważyć, że przepis art.7 ust.2 uzależnia opodatkowanie nieodpłatnych wydań towarów od tego, czy przy ich nabyciu  dokonującemu przekazania  prawo do odliczenia  w ogóle  przysługiwało, a  nie od tego, czy z tego prawa faktycznie skorzystał.

Natomiast nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika uznaje się za odpłatne świadczenie usług (art.8 ust.2 pkt 2 ustawy o VAT).

Istotne w tym przepisie jest to, że jeśli nieodpłatne świadczenie usług  służy działalności gospodarczej podatnika, wówczas nie podlega opodatkowaniu VAT. Tylko w przypadku, gdy dokonane jest na inne cele niż działalność podatnika wtedy podlega VAT. Aby stwierdzić czy takie świadczenie nie podlega VAT istotne jest ustalenie jego celu oraz korzyści z niego płynących dla podatnika. Jeśli dominującą korzyść z  nieodpłatnego świadczenia usług  ma podatnik, wówczas jest ono nieopodatkowane VAT.

3. Zakupy związane z wystrojem świątecznym

Świąteczne dekoracje najbardziej widoczne są w miejscach, w których podatnik przyjmuje kontrahentów, klientów. Dlatego też biura, restauracje, kawiarnie, sklepy chętnie są dekorowane bożonarodzeniowymi ozdobami. Celem dekorowania miejsca wykonywania działalności jest przede wszystkim stworzenie przyjaznej atmosfery poprzez nawiązanie do tradycji i kultury, a  co za tym idzie zachęcanie klientów do skorzystania z oferty przedsiębiorcy. Zatem koszty związane z zakupem ozdób świątecznych można zaliczyć do wydatków mających pośredni wpływ na wykonywanie czynności opodatkowanych. W związku z tym, jeśli przedsiębiorca dekoruje miejsce prowadzenia działalności opodatkowanej, wówczas ma prawo odliczania podatku z faktur dokumentujących zakupy takich towarów np. elementów wystroju świątecznego czy usług np. usług firmy zajmującej się świątecznym dekorowaniem.

Przykład 1

Pan Jan Miłosz prowadzi osiedlowy sklep spożywczy. Sprzedaż w tym sklepie jest w całości opodatkowana VAT. Pan Jan kupił ozdoby świąteczne celem udekorowania nimi sklepu. Pan Jan może w całości odliczyć podatek z faktury dokumentującej te zakupy, bowiem dokonuje sprzedaży wyłącznie opodatkowanej VAT.

Przykład 2

Podatnik „A” prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną VAT oraz prowadzi fundację. „A” wynajął firmę, która zajmie się wystrojem świątecznym. Kosztu nie jest w stanie przyporządkować do poszczególnych sfer. Zatem w celu obliczenia kwoty podatku do odliczenia „A” musi zastosować preproporcję.

Przykład 3

Podatnik „B” prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną VAT oraz prowadzi stowarzyszenie. Koszty poniesione przez „B” na zakup świątecznych ozdób są jasno określone i przyporządkowane do działalności i osobno do stowarzyszenia. Zatem „B” nie ma obowiązku stosowania preproporcji, bowiem jest w stanie przyporządkować koszty do działalności gospodarczej i w tym zakresie dokonać odliczenia VAT oraz do działalności nie mającej charakteru gospodarczego niedającego prawa do odliczenia.

Przykład 4

Gmina wykonuje zadania związane z jej statutem tzw. zadania własne, które nie są działalnością gospodarczą w rozumieniu VAT. Gmina wykonuje także zadania, które są działalnością gospodarczą Gminy opodatkowane VAT i zwolnione od VAT. Prewspółczynnik wynosi 70%, a proporcja 50%.

Gmina poniosła wydatki w wysokości 5.000 zł związane z zakupem ozdób świątecznych, w celu udekorowania budynku służącego opisanym zadaniom. Zatem Gmina poniosła wydatki związane z działalnością gospodarczą opodatkowaną i zwolnioną, oraz związane z czynnościami nie będącymi działalnością gospodarczą. Gmina nie jest w stanie przyporządkować wydatków świątecznych do poszczególnych sfer, dlatego musi zastosować preproporcję oraz proporcję, zatem Gmina może odliczyć 1.750 zł zgodnie z następującym wyliczeniem:

• a) 5.000 x 70% = 3.500

• b) 3.500 x 50% = 1.750

4. Koszty organizacji spotkań świątecznych

Na wstępie chcemy zaznaczyć, że biorąc pod uwagę art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatnikom nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupu usług noclegowych i gastronomicznych. Bowiem ustawodawca wprost wyłączył tego typu usługi z prawa do odliczenia. Jednak wyłączenie możliwości odliczania podatku naliczonego od nabywanych usług noclegowych i gastronomicznych nie ma zastosowania w sytuacji, gdy przedmiotem zakupu jest cała impreza integracyjna, czyli co do istoty jedna usługa, na którą składają się poszczególne elementy, w tym usługi noclegowe czy gastronomiczne. Zatem w sytuacji otrzymania od podmiotu trzeciego - usługodawcy świadczącego usługę - faktury VAT za całościową organizację imprezy, w której poszczególne elementy stanowią integralną część usługi, podatnikom przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tej faktury.

Zatem dopuszcza się, co do zasady, odliczanie podatku naliczonego z faktur za organizację wszelkiego rodzaju imprez integracyjnych dla pracowników lub kontrahentów, w tym spotkań okolicznościowych np. wigilijnych. Oczywiście dotyczy to sytuacji, gdy działalność pracodawców jest opodatkowana VAT. Można uznać, że zorganizowanie takiego spotkania ma związek z prowadzoną działalnością opodatkowaną.

W czasie takiego spotkania pracownicy czy kontrahenci lepiej się poznają, integrują ze sobą, następuje lepsza komunikacja, poprawia się atmosfera w pracy przez co podnosi się efektywność co z kolei ma wpływ na wydajność i jakość. Tym samym, zorganizowanie takiego spotkania ma znaczący wpływ na dalszą pracę i generowanie dla firmy większych zysków, a zatem służy działalności opodatkowanej i, co do zasady, spełnia warunek określony w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

W związku z tym, że organizacja tego rodzaju spotkań pośrednio wpływa na prowadzoną przez podatnika działalność opodatkowaną VAT, świadczenie usługi na rzecz pracowników polegającej na organizacji spotkania wigilijnego nie będzie więc podlegało opodatkowaniu VAT. Prosimy pamiętać o sposobie obliczania podatku do odliczenia w sytuacji usług dotyczących działalności niemającej charakteru gospodarczego lub związanych także ze sprzedażą zwolnioną (pkt 1. artykułu).

Przykład 5

Podatnik „C” prowadzący wyłącznie działalność opodatkowaną zorganizował dla swoich pracowników spotkanie wigilijne. W związku z tym podatnik poniósł (ze środków obrotowych) wydatek na zakup artykułów spożywczych, które zostały skonsumowane podczas tego spotkania. W tej sytuacji podatnik może odliczyć VAT z faktury dokumentujących zakup tych artykułów spożywczych.

Przykład 6

Firma „D” ma zamiar zorganizować dla pracowników spotkanie wigilijne - uroczystą kolację połączoną z omówieniem osiągnięć zeszłego roku oraz prezentacją planów na przyszły rok. Spotkanie odbędzie się w hotelu i „D” otrzyma fakturę za organizację spotkania, z 23% VAT. Zakup usługi organizacji spotkania, na którą składają się między innymi usługi gastronomiczne, stanowiącej usługę kompleksową daje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury. Jednocześnie „D” nie ma obowiązku opodatkowania tej usługi.

5. Usługi cateringowe

Od nabytych usług noclegowych lub gastronomicznych podatnikom nie przysługuje prawo do odliczenia podatku. Jednak wyłączenie to nie dotyczy usług cateringowych, czyli usług przygotowania i dostarczania posiłków do odbiorców na zewnątrz. Zarówno wykładnia językowa jak i statystyczna rozróżnia te dwie czynności. Z usługami cateringowymi mamy do czynienia, gdy poza przygotowaniem posiłku i jego dostarczeniem świadczymy również obsługę kelnerską, wystroju wnętrz, dostarczenia wyposażenia lub rezerwacji sali. Również klasyfikacja statystyczna podaje inne symbole PKWiU dla usług cateringowych: 56.21 i usług gastronomicznych: symbol PKWiU 56.29. Należy zatem oddzielić te dwie czynności, bowiem ograniczenie w prawie do odliczenia VAT naliczonego dotyczy wyłącznie usług gastronomicznych, nie dotyczy natomiast usług cateringowych. Zatem, w stosunku do usług cateringowych istnieje prawo do odliczenia podatku wykazanego na fakturze.

Przykład 7

Firma „E” ma zamiar zorganizować przyjecie wigilijne dla pracowników i kontrahentów w swojej sali konferencyjnej. Obsługą przyjęcia zajmie się firma zewnętrzna - „Polski Catering” - firma cateringowa. „E” ma prawo do odliczenia podatku z tytułu zakupu tej usługi. „E” nie ma obowiązku zapłaty VAT.

6. Wydatki z ZFŚS

Prosimy pamiętać, że nie uprawniają do odliczania VAT faktury dokumentujące wydatki świąteczne, które opłacone zostały ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). W takiej sytuacji bowiem podatnik działa jako administrator środków zgromadzonych na koncie funduszu, a nie jako prowadzący działalność gospodarczą.

Jednocześnie, przekazując towary czy świadcząc usługi, sfinansowane ze środków  funduszu, nie ma obowiązku odprowadzania należnego VAT, chyba że czynności pracodawcy podejmowane przez niego w ramach jego aktywności jako przedsiębiorcy

- podatnika VAT, a polegające np. na świadczeniu przez pracodawcę, w związku z organizacją wycieczki na rzecz pracowników, usługi transportowej w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, finansowanej ze środków Funduszu (w całości lub części).

Przykład 8

Podatnik „F” zorganizował dla pracowników oraz ich dzieci imprezę świąteczną. Koszty organizacji imprezy zostały w całości sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W tej sytuacji podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku z faktur dokumentujących te koszty. „F” nie ma też obowiązku naliczenia VAT.

7. Przekazanie prezentów

7.1. Przekazanie pojedynczego prezentu

Zgodnie z przytoczonymi przepisami nie podlega opodatkowaniu przekazanie towarów, których jednostkowa cena nabycia lub jednostkowy koszt wytworzenia określony w momencie przekazywania towaru nie przekracza 10 zł. Należy przy tym pamiętać o spełnieniu warunku, że przekazanie to musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Opodatkowaniu nie będzie również podlegać przekazanie w danym roku prezentów, których łączna wartość mieści się w przedziale od 10,01 zł do 100 zł, jednak pod warunkiem prowadzenia dodatkowej ewidencji osób obdarowanych. Natomiast jeśli wartość przekazanych towarów przekroczy kwotę 100 zł, to podatnik będzie zobowiązany do opodatkowania wartości nieodpłatnego świadczenia, jeżeli podatnikowi przy nabyciu lub wytworzeniu tych towarów przysługiwało prawo do odliczenia.

Przekazanie prezentów służy utrzymaniu dobrych relacji z kontrahentami. Tym samym, jeśli kontrahenci ci są odbiorcami towarów lub usług opodatkowanych VAT, zakup towarów przeznaczonych na prezenty jest w sposób pośredni związane z wykonywaniem czynności opodatkowanych. W takiej sytuacji podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Należy przy tym pamiętać, że w sytuacji gdy osoby obdarowywane są odbiorcami towarów lub usług w części związanych a w części niezwiązanych z działalnością lub związanych także z działalnością zwolnioną, wówczas należy zastosować preproporcję lub proporcję (pkt 1 artykułu).

7.2. Kosz prezentowy

Przekazanie towarów w koszu prezentowym, stanowiącym opakowanie zbiorcze, nie ma znaczenia dla kwalifikacji towarów, które się w nim znajdują jako prezentów o małej wartości. Przekazanie towarów w opakowaniu nie stanowi o tym, że opakowanie zbiorcze towarów jest samodzielnym towarem w rozumieniu art. 2 pkt 6 ustawy o VAT. Opakowanie zbiorcze jest jedynie opakowaniem ochronnym lub ozdobnym przeznaczonym do przewozu, przechowywania lub estetycznego spakowania zawartości. Opakowanie zbiorcze z towarami wewnątrz nie jest zbiorem rzeczy, gdyż pomiędzy pojedynczymi sztukami towaru, zapakowanymi w opakowanie zbiorcze nie ma żadnego istotnego i wyraźnego powiązania funkcjonalnego – nie ma znaczenia konkretna ilość pojedynczych sztuk towarów, ich rodzaj uporządkowania. Przekazywane w opakowaniu zbiorczym towary nie będą stanowić też rzeczy złożonej, gdyż poszczególne, pojedyncze sztuki towaru nie są częściami składowymi większej całości. Zatem, bez względu na ilość przekazywanych przez podatnika jednemu podmiotowi towarów, których cena nabycia nie przekracza 10 zł – ich nieodpłatne wydanie nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług przekazanie to bowiem następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

Natomiast gdy jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku) lub koszt wytworzenia przekraczają 10 zł, ale nie przekraczają 100 zł i są przekazywane jednej osobie, to wyłączenie z opodatkowania jest możliwe gdy łączna wartość przekazanych jednej osobie towarów nie przekracza w roku podatkowym kwoty 100 zł oraz jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób. Należy pamiętać, że jeżeli podatnik nie prowadzi ewidencji osób obdarowanych, to przekazanie towarów, których jednostkowa cena nabycia bez podatku przekracza 10 zł, podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.

Podsumowując, skutki podatkowe przekazania takich paczek należy rozpatrywać osobno w odniesieniu do poszczególnych towarów znajdujących się w tych paczkach (bez sumowania ich wartości) i pod tym kątem oceniać, czy stanowią one prezenty o małej wartości.

Przykład 9

Firma “G” przygotowała dla swoich kontrahentów prezenty świąteczne w postaci wiecznych piór. Wartość prezentu to 92 zł. „G” sporządziła rejestr obdarowanych osób. „G” prowadzi działalność wyłącznie opodatkowaną. „G” nie ma obowiązku opodatkowania przekazania prezentów i ma prawo do odliczenia w całości podatku naliczonego związanego z zakupem piór.

Przykład 10

Firma „H”, która prowadzi działalność wyłącznie opodatkowaną, przygotowała dla swoich kontrahentów kosze świąteczne, w których znajdują się słodycze. Koszt poszczególnych sztuk nie przekracza 10 zł. Firma „H” nie sporządziła ewidencji osób obdarowanych.

“H” ma prawo do odliczenia VAT z tytułu zakupu tych towarów.

“H” nie ma obowiązku opodatkowania przekazania koszy świątecznych.

8. Paczki świąteczne dla pracowników

Po przeanalizowaniu stanowiska organów podatkowych nasuwa się wniosek, że w przypadku zakupu paczek świątecznych (paczek z drobnymi artykułami spożywczymi) dla pracowników, których nabycie zostało sfinansowane ze środków obrotowych, nie uprawnia do odliczania podatku naliczonego, bowiem główną korzyść otrzymuje pracownik. W sytuacji przyjęcia takiego stanowiska, przekazywanie paczek świątecznych pracownikom nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Przychylając się natomiast do argumentacji, że istnieje związek zakupu paczek świątecznych dla pracowników z prowadzoną działalnością opodatkowaną VAT-em, wówczas ich przekazanie należy przeanalizować pod kątem przepisów, które omówiliśmy w pkt 7 artykułu dotyczącym prezentów.

Zdaniem Redakcji, bezpieczniej jest nie odliczać VAT z faktur dokumentujących takie zakupy. Przekazanie bowiem pracownikom paczek świątecznych, choć teoretycznie może wpłynąć na polepszenie relacji wewnątrz firmy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, to jednak trudno wskazać tu na związek z prowadzoną działalnością opodatkowaną podatnika. Podatnik nabywa artykuły spożywcze w celu prywatnych, konsumenckich potrzeb pracowników, dlatego też trudniej wykazać tu korzyści dla pracodawcy (podatnika) niż dla pracowników.

Jan Falkowski

Podstawa prawna: art.7 ust.2, ust.3 i ust.4, art.8 ust. pkt 2, art.86 ust. 1 i ust. 2a, art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT