Wydatki udokumentowane paragonami a KUP

Wynika to z interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 4 listopada 2010 roku (nr ITPB3/423-438/10/AW)

Sytuacja podatnika

Wnioskodawca zleca swoim pracownikom wyjazdy służbowe na terenie kraju i za granicą. Po odbyciu podróży służbowej pracownicy dokonują zbiorczych rozliczeń poniesionych wydatków na wewnętrznym druku „rozliczenie podróży służbowej”. Rozliczenie to jest zbiorczym zestawieniem wydatków dotyczącym danej podróży służbowej obejmującym koszty poniesione w określonej walucie w czasie trwania całej podróży służbowej.

Znajdują się na nim dodatkowo podpisy delegowanego pracownika i jego przełożonego, który zatwierdza zasadność poniesienia wydatków. Do ww. rozliczenia dołączone są dowody poniesienia kosztu takie jak: faktury, paragony fiskalne i sporadycznie oświadczenia (gdy dowód został np. zagubiony przez pracownika). Wydatkami ponoszonymi w trakcie delegacji są wydatki na: paliwo, usługi gastronomiczne, opłaty za autostrady lub parkingi, przejazdy taksówkami i inne drobne wydatki (np. produkty do testowania). Spółka jest podatnikiem podatku VAT oraz podatku dochodowego od osób prawnych.

Spółka nie zalicza do KUP wydatków udokumentowanych paragonami fiskalnymi i oświadczeniami ponieważ uważa, że nie spełniają one wymogów dowodów zewnętrznych określonych w art. 20 i 21 Ustawy o rachunkowości, które powinny zawierać co najmniej następujące dane:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W związku z powyższym zadano pytanie czy wydatki udokumentowane paragonami fiskalnymi i oświadczeniami można zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodów ...

Decyzja i uzasadnienie Izby Skarbowej

„… Skoro przedmiotowe wydatki służą działalności gospodarczej Spółki, ponoszenie ich jest celowe i istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich ponoszeniem a osiąganymi przez nią przychodami, to - co do zasady - mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane przez podatnika. (…) Jednocześnie w przedmiotowej sprawie należy odróżnić możliwość zakwalifikowania danego wydatku do kosztów podatkowych, od sposobu udowodnienia, że przesłanki te faktycznie zostały wypełnione (właściwego ich udokumentowania). Decyzję o ujęciu danego wydatku jako koszt podatkowy podejmuje podatnik, uwzględniając stan faktyczny i prawny w przedmiotowej sprawie.

Konieczność przedstawienia dowodów potwierdzających prawidłowość tej operacji nie jest elementem zastosowania przepisu – może się ona pojawić dopiero na etapie ewentualnych późniejszych postępowań podatkowych lub kontrolnych. (…) W myśl art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodami takimi mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe (art. 181 Ordynacji podatkowej).

Jednocześnie podkreślić należy, iż użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. A zatem - odnosząc powyższe do przedstawionego stanu faktycznego i postawionego pytania - jeżeli na gruncie przepisów '6F rachunkowości, paragony fiskalne potwierdzające przedmiotowe wydatki, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.”