Wykorzystanie kasy fiskalnej przez nowego właściciela

ODPOWIEDŹ

Zmienia się osobowość prawna oraz numer NIP na trwałe zapisany w pamięci kasy. Istnieje możliwość używania tej samej kasy pod warunkiem wymiany pamięci fiskalnej i ponownej fiskalizacji po przejęciu przez powstałą spółkę.

UZASADNIENIE

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących.

Zgodnie z § 2 pkt 8 ww. rozporządzenia przez moduł fiskalny kasy rozumie się urządzenie ewidencjonujące obrót i wyliczające kwoty podatku, a także sterujące w jednoznaczny sposób wydrukiem wszystkich dokumentów drukowanych przez kasę oraz wyświetlaczem kasy. Natomiast w myśl § 2 pkt 11 rozporządzenia, pod pojęciem pamięci fiskalnej rozumie się urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych.

Zgodnie z § 13 ust. 3-5 ww. rozporządzenia fiskalizacja kasy polega na jednokrotnym i niepowtarzalnym uaktywnieniu trybu fiskalnego pracy kasy z równoczesnym wpisaniem numeru identyfikacji podatkowej podatnika (NIP) do pamięci fiskalnej. Fiskalizacja potwierdzona jest wykonaniem raportu fiskalnego dobowego, a podatnik otrzymuje nadany przez naczelnika urzędu skarbowego numer ewidencyjny po złożeniu w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy zgłoszenia jej danych.

W przedmiotowej sprawie Czytelnik ma wątpliwości, czy w nowo powstałej spółce może stosować kasę fiskalną, która do tej pory była wykorzystywana w prowadzonej przez niego działalności jednoosobowej.

W opisanej sytuacji mamy do czynienia z powstaniem nowego podmiotu – spółki, której zostaje nadany nowy numer NIP, który to musi zostać na trwałe wpisany do pamięci kasy fiskalnej. Powstanie nowego podmiotu powoduje konieczność zakończenia pracy pamięci fiskalnej, gdyż może ona być użytkowana tylko przez podmiot dla którego została ufiskalniona.

Zatem, dopuszczalne jest używanie tej samej kasy po dokonaniu wymiany modułu z pamięcią fiskalną kasy rejestrującej, oczywiście pod warunkiem, że konstrukcja urządzenia umożliwia instalację nowego modułu fiskalnego.

W tym celu, Czytelnik w pierwszej kolejności musi dokonać zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym poprzez:

1. wykonanie raportu fiskalnego dobowego i raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego);

2. złożenie w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosku do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia);

3. złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;

4. dokonanie przy pomocy serwisanta kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres jej pracy.

Z odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządza się protokół według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia. Do protokołu tego należy również dołączyć wykonany raport rozliczeniowy (§ 15 ust. 1 rozporządzenia).

Następnie, po wymianie pamięci fiskalnej kasy Czytelnik:

1. dokonuje fiskalizacji kasy;

2. składa zgłoszenie aktualizacyjne danych dotyczących kasy z nowym numerem unikatowym w terminie 7 dni od dnia otrzymania kasy od podmiotu prowadzącego serwis główny, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, według wzoru zgłoszenia aktualizacyjnego stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Jednocześnie należy pamiętać, że po zakończeniu pracy kasy fiskalnej w jednoosobowej działalności gospodarczej Czytelnik winien przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku protokół z odczytu oraz wszystkie dokumenty wygenerowane przez kasę rejestrującą.

Jeżeli więc zostanie dokonana wymiana pamięci fiskalnej i urząd nada ufiskalnionej kasie nowy numer ewidencyjny, użytkowanie przedmiotowej kasy przez Czytelnika w nowo powstałej spółce będzie możliwe.

W omawianej sprawie należy również rozważyć kwestie czy nowo powstały podmiot ma obowiązek prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej od momentu dokonania pierwszej sprzedaży na rzecz osób wymienionych w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. W opisie brak informacji jakiego rodzaju działalność będzie prowadzona przez spółkę. Jeżeli obowiązek wystąpił tylko z uwagi na przekroczenie limitu to nowy przedsiębiorca będzie miał obowiązek rozpoczęcia ewidencjonowania na kasie fiskalnej obrotu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych dopiero po przekroczeniu w proporcji do okresu wykonywania czynności na rzecz tych osób w roku podatkowym, kwoty 20.000 zł. Inaczej byłoby gdyby nowo powstały podmiot prowadził działalność w zakresie, który z mocy ustawy podlega obowiązkowi rejestrowania na kasie bez względu na wysokość obrotu.

Kwestie dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji, ustawodawca uregulował w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Podsumowując, Czytelnik będzie miał możliwość wykorzystania w nowo powstałej spółce tej samej kasy pod warunkiem wymiany pamięci fiskalnej i jej ponownej fiskalizacji.

Podstawa prawna: §2 pkt 8 i pkt 11, §13 ust. 3-5, §15 ust. 1 rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.

Marta Rusin