Wystawianie faktur przez nabywcę w imieniu dostawcy

ODPOWIEDŹ

Tak, polskie przepisy pozwalają na wystawianie faktur przez nabywców towarów lub usług.  

UZASADNIENIE

Możliwość samofakturowania została wprowadzona przepisem §6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: rozporządzenie fakturowe). Zgodnie z przytoczonym przepisem nabywcy towarów i usług od podatnika VAT czynnego, posiadającego numer identyfikacji podatkowej, mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone jako „FAKTURA VAT”, w tym również faktury zaliczkowe, pod warunkiem, że nabywca towarów lub usług:

1) jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny;

2) ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi odpowiednią umowę, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów - w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy;

3) w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy dostarczy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o zawarciu takiej umowy, zawierającą w szczególności:

a) dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, z którym zawarł tę umowę,

b) datę zawarcia umowy,

c) okres obowiązywania umowy.

Umowa upoważniająca nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy powinna zawierać:

1) postanowienia, że podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi:

a) upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek,

b) poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;

2) postanowienia, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług:

a) będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami,

b) będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu, z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma być tak określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi,

c) poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;

3) określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 2 lata;

4) określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy.

Faktura wystawiana przez odbiorcę w imieniu dostawcy, obok elementów wymaganych dla wszystkich faktur VAT, powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.

W przypadku faktur przesyłanych do akceptacji w formie elektronicznej, które w tej formie są również zwracane drugiej stronie umowy, akceptacji dokonuje się w formie elektronicznej.

Jak widać, przepisy rozporządzenia fakturowego w sposób dosyć precyzyjny regulują zasady samofakturowania. Jest jednak kilka elementów, na które warto jednak zwrócić uwagę.

Wystawianie faktur przez odbiorcę w imieniu odbiorcy jest możliwe jedynie po zawarciu z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi odpowiedniej umowy oraz pod warunkiem dostarczenia tej umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla nabywcy (wystawcy faktur), w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia. Dopełnienie tego obowiązku jest bardzo istotne, w przeciwnym przypadku organa podatkowe mogą uznać, że faktury są wystawione niezasadnie.

Wątpliwości podatników budzi niekiedy obowiązek określenia w umowie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dostawcy. Pojawia się pytanie, na ile szczegółowe miałby to być katalog. W interpretacji indywidualnej nr IPPP3/443-121/09-4/MPe z 11 maja 2009 roku Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie zgodził się ze stanowiskiem podatnika, że wystarczające jest, aby w umowie o samofakturowanie strony podały grupy asortymentowe towarów, np. artykuły spożywcze, produkty chemiczne itp.

Należy również pamiętać o obowiązku przedstawiania dostawcy wystawianych faktur, w celu otrzymania jego akceptacji. Zgodnie z art.88 ust.3a pkt 5 ustawy o podatku od towarów i usług bowiem nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku faktury i faktury korygujące wystawione przez nabywcę, które nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego. Cenną wskazówkę może tu stanowić interpretacja indywidualna nr IPPP2/443-298/12-2/AO z 20 czerwca 2012 roku, w której Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie uznał za wystarczającą akceptację faktur przez dostawcę poprzez złożenie podpisu na zbiorczym miesięcznym zestawieniu faktur (tzw. formularzu akceptacji) przez osobę upoważnioną do reprezentowania dostawcy, w sytuacji, gdy formularz obejmował wszystkie faktury VAT wystawione w imieniu danego dostawcy w danym miesiącu kalendarzowym oraz następujące dane:

• nazwę, adres oraz numer identyfikacji podatkowej dostawcy;

• nazwę, adres oraz numer identyfikacji podatkowej odbiorcy (wystawcy faktur);

• numery poszczególnych faktur;

• datę wystawienia poszczególnych faktur;

• wartość sprzedaży netto wykazaną na poszczególnych fakturach;

• wartość podatku VAT wykazaną na poszczególnych fakturach.

Organ podatkowy uznał, że prawo do odliczenia podatku naliczonego w tej sytuacji przysługuje w rozliczeniu za okres otrzymania faksem lub pocztą elektroniczną podpisanego zbior czego zestawienia. Również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 21 kwietnia 2011 roku o sygnaturze III SA/Wa 2494/10 uznał akceptację faktur na zbiorczym zestawieniu za prawidłową.

Rozporządzenie fakturowe nakłada na wystawcę faktury obowiązek zamieszczenia dodatkowych informacji, w postaci adnotacji kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca. Projekt nowego rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania zakłada, że od 1 stycznia 2013 roku faktury te będą musiały również zawierać wyraz „samofakturowanie”. Ponadto, nabywca podpisując umowę o samofakturowanie przejmuje odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe wystawianie faktur w imieniu dostawcy.

Warto również zwrócić uwagę na interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie nr IPPP1/443-1430/11-4/AP z 2 stycznia 2012 roku, w której organ podatkowy uznał za prawidłowe postępowanie spółki, która zamierzała stosować wobec swoich dostawców procedurę samofakturowania wyłącznie w odniesieniu do faktur korygujących, a faktury pierwotne miały być w dalszym ciągu wystawiane przez dostawcę. W interpretacji tej organ podatkowy uznał, że, pomimo zawarcia umowy o samofakturowanie, nie tylko nabywca, ale również dostawca ma prawo wystawiania faktur dla danego nabywcy.

Ewa Konarska