Wystawianie faktur w 2013 roku

Celem zmian ujętych w rozporządzeniu jest uproszczenie wystawiania faktur, a tym samym, zdaniem Ministerstwa Finansów, spowodowanie odbiurokratyzowania szeregu istniejących obecnie wymogów formalnych dotyczących fakturowania. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany wprowadzone omawianym rozporządzeniem.

1. Obowiązek potwierdzania autentyczności faktur

Słownik rozporządzenia został rozszerzony o definicje następujących wyrażeń „autentyczność pochodzenia faktury” oraz „integralność treści faktury”. Przez autentyczność należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usług albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Od nowego roku podatnik zobowiązany jest do samodzielnego określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktury. Autentyczność i integralność można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Opisane powyżej pojęcia są już podatnikom znane z rozporządzenia dotyczącego faktur elektronicznych. Obecnie wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury obejmie również faktury papierowe, co doprowadzi do zrównania statusu tych dwóch rodzajów dokumentów.

2. Do wyboru faktura lub rachunek

Od 1 stycznia 2013 roku będzie istniała możliwość wystawienia faktury przez zarejestrowanego podatnika VAT zwolnionego (gdy wartość jego sprzedaży w poprzednim roku nie przekroczyła 150.000 zł). Do końca tego roku faktury mogą wystawiać tylko przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni. Od nowego roku zarejestrowany podatnik VAT zwolniony będzie mógł dokonać wyboru, czy dokumentować daną transakcję fakturą, czy też nadal rachunkiem w rozumieniu przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

3. Dane na fakturze

Część danych obligatoryjnie umieszczanych na fakturze nie uległa zmianie np. nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, stawki podatku, wartość towarów lub usług itp. Od nowego roku zlikwidowany zostanie jednak obowiązek umieszczania numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturach dokumentujących nabycie paliw. Zlikwidowano również określenia „ Faktura VAT-MP”, „Faktura VAT-marża” oraz konieczność umieszczenia na fakturze informacji, że podatek VAT rozlicza nabywca. Znowelizowane rozporządzenie nie zawiera również wymogu umieszczania na fakturze słów „FAKTURA VAT”, a także odchodzi w ogóle od pojęcia „Oryginał” i „Kopia”. Zgodnie z nowymi przepisami fakturę wystawia się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Jednocześnie od 1 stycznia 2013 roku wprowadzono obowiązek umieszczania na fakturach nowych danych. I tak np. mali podatnicy zamiast faktur „VAT-MP” mają umieścić na fakturze informację: „metoda kasowa”. Natomiast faktury wystawiane przez biura podróży, dla których podstawą opodatkowania jest marża, będą zawierały wyrazy: „procedura marży dla biur podróży”, a podatnicy dokonujący dostaw towarów używanych – zamieszczą na fakturze: „procedura marży – towary używane”. W przypadku sprzedaży dzieł sztuki faktura będzie musiała zawierać z kolei wyrazy: „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”. Faktury wystawiane przez nabywcę w imieniu dostawcy będą musiały zawierać adnotację „samofakturowanie”, natomiast faktury wystawiane dla udokumentowania dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca, informację „odwrotne obciążenie”.

4. Możliwość wystawiania faktur uproszczonych

Od nowego roku wprowadzona została również możliwość wystawiania faktur uproszczonych w przypadku transakcji, w których kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł brutto (lub 100 EUR). Na takich fakturach będzie można umieszczać jedynie NIP nabywcy, bez wskazywania imienia, nazwiska, nazwy firmy i adresu. Nie trzeba będzie również podawać np. danych o ilości dostarczonych towarów czy wykonanych usług, jak również ich wartości netto, stawki podatku, czy kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku. Jednak chcąc wystawiać faktury uproszczone trzeba będzie umieścić na nich dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek kwotę podatku. Treść faktury uproszczonej będzie zbliżona do zakresu danych wymaganych na paragonie fiskalnym.

5. Faktury zbiorcze

Obecnie podatnicy mają możliwość wystawienia faktury zbiorczej obejmującej odrębne transakcje dokonane tylko w ciągu 7 dni. Nowe regulacje pozwolą na wystawienie jednej faktury, która obejmie odrębne dostawy towarów lub usług dokonane w trakcie miesiąca kalendarzowego. W takim przypadku fakturę trzeba będzie wystawić najpóźniej ostatniego dnia miesiąca, w którym miały miejsce dostawy towarów lub były świadczone usługi. Faktury dokumentujące sprzedaż o charakterze ciągłym nadal będą mogły być wystawiane do 7. dnia po zakończeniu miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

6. Korygowanie faktur

Od nowego roku nie zmienią się zasady wystawiania faktur korygujących. Rozporządzenie w nowym brzmieniu wprowadza jednak pewne uproszczenie przy wystawianiu faktur korygujących, gdy po wystawieniu faktury podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Zmiana polega na braku obowiązku umieszczania pozycji i kwot błędnie wskazanych w fakturze korygowanej. Tak więc na wszystkich fakturach korygujących wystawionych w 2013 roku należy wskazać jedynie prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości prawidłowej, lub różnicę między odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w wysokości omyłkowej i w wysokości prawidłowej.

7. Brak likwidacji not korygujących

Pomimo projektowanych zmian, z dniem 1 stycznia 2013 roku nie przestaną funkcjonować noty korygujące. Nadal, na dotychczasowych zasadach, nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. W znowelizowanym rozporządzeniu brak jest zapisu, iż nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej wraz z kopią, zawarty został natomiast wymóg uzyskania dla wystawionej noty akceptacji wystawcy faktury.

8. Faktury wewnętrzne

Wbrew wcześniejszym zapowiedziom, od nowego roku nie nastąpi likwidacja faktur wewnętrznych. Nowelizacja ustawy o VAT, zawarta w ustawie z 16 listopada 2012 roku o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce, wskazuje, że w przypadku nieodpłatnych dostaw towarów i nieodpłatnego świadczenia usług podlegających opodatkowaniu, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca, mogą być wystawiane faktury wewnętrzne. Mogą one również być wystawiane dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze. Zatem od 1 stycznia 2013 oku. nie ma obowiązku dokumentowania w/w czynności fakturami wewnętrznymi, nadal istnieje jednak taka możliwość. Podatnik sam zadecyduje, czy wystawić fakturę wewnętrzną, czy inny dokument.

9. Samofakturowanie

W 2013 roku, tak jak dotychczas, podatnicy będący nabywcami towarów lub usług mogą wystawiać faktury w imieniu dostawców, jednak zniesiono szereg wymogów związanych z takim sposobem wystawiania faktur. Od nowego roku nie będzie między innymi obowiązku informowania naczelnika urzędu skarbowego o zawarciu umowy na samofakturowanie. W gestii stron sprzedaży pozostanie wybór takiej metody fakturowania i określenie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur. Nowe przepisy wskazują również wprost na możliwość wystawiania w imieniu i na rzecz podatnika faktur przez upoważnione przez niego osoby trzecie, w szczególności przez przedstawiciela podatkowego.

10. Przepisy przejściowe

Zawarte w §2 rozporządzenia zmieniającego przepisy przejściowe wskazują, że do udokumentowania czynności dokonanych do końca 2012 roku stosuje się przepisy rozporządzenia w brzmieniu dotychczasowym. Powyższa zasada nie dotyczy wystawiania faktur korygujących oraz faktur będących duplikatami faktur wystawionych przed 1 stycznia 2013 roku, do których należy stosować przepisy znowelizowanego rozporządzenia.

Iwona Porez