0
1269
Wysyłanie faktur droga elektroniczną staje się coraz bardziej powszechną praktyką. Nic dziwnego, gdyż ta droga wysyłania faktur jest dużo szybsza, efektywniejsza i tańsza niż tradycyjna droga pocztowa. Jednak niektórzy przedsiębiorcy czują się jeszcze niepewnie wysyłając faktury wyłącznie za pomocą wiadomości e-mail i unikają tej formy dostarczania faktur. W tym artykule omawiamy najczęściej występujące wątpliwości w tym zakresie.
Jeszcze kilka lat temu polski ustawodawca nakładał dosyć restrykcyjne obowiązki na podatników pragnących wysyłać lub otrzymywać faktury w formie elektronicznej. Ani przedsiębiorcy ani doradcy podatkowi nie byli pewni na przykład, czy faktura przesłana w pliku o formacie PDF spełnia ustawowe warunki zapewnienia integralności treści, a zatem czy jest bezpiecznym dokumentem. Powodowało to, że przedsiębiorcy unikali elektronicznego wysyłania faktur, chcąc ochronić siebie i kontrahentów przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami podatkowymi. Jednakże prawo unijne i wytyczne Komisji Europejskiej konsekwentnie dążyły do zrównania faktur elektronicznych z papierowymi i dzisiaj możemy powiedzieć, że wysyłanie czy otrzymywanie faktur w formie elektronicznej jest równie proste i bezpieczne jak wysyłanie i otrzymywanie ich w formie papierowej.
Zgodnie z art.2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną jest, w myśl art.2 pkt 32 ustawy faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Faktura elektroniczna nie różni się od faktury papierowej w zakresie danych, które obowiązkowo powinna zawierać, jednakże jej stosowanie wymaga akceptacji odbiorcy (art.106n ust.1 ustawy). Przepisy ustawy nie precyzują jaką formę powinna mieć ta akceptacja i polscy przedsiębiorcy stosują różne praktyki w tym zakresie. Bardzo ostrożni ujmują taką akceptację w umowie lub aneksie do umowy, inni proszą o oświadczenie o akceptacji podpisane przez osoby formalnie uprawnione do reprezentowania kupującego, jeszcze innym wystarczy oświadczenie podpisane przez pracownika kontrahenta, czy też zwykła akceptacja wyrażona w formie wiadomości e-mail. W indywidualnej interpretacji o sygnaturze IPPP1/4512-669/15-2/EK z 30 września 2015 roku Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie potwierdził nawet, że wystarczająca jest akceptacja wyrażona ustnie, podczas rozmowy telefonicznej. W piśmiennictwie można odnaleźć również pogląd, że dopuszczalna jest akceptacja dorozumiana, polegająca na tym, że odbiorca przyjmuje faktury, księguje je w swoim systemie i płaci za nie. Oczywiście, decydując się na formę akceptacji należy, poza przepisami podatkowymi, również wziąć pod uwagę inne przepisy i zadbać o do-wody, które można będzie przedstawić na przykład podczas ewentualnego sporu cywilnoprawnego z kontrahentem.
Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór oświadczenia o akceptacji wysyłania faktur drogą elektroniczną:
OŚWIADCZENIE O AKCEPTACJI FAKTUR PRZESYŁANYCH DROGĄ ELEKTRONICZNĄ
Dane dostawcy
Dane odbiorcy
Działając w oparciu o art.106n ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (t.j. DZ. U. z 2011r. nr 177, poz.1054 ze zm.), niniejszym akceptuję przesyłanie przez Dostawcę faktur w formie elektronicznej, w formacie PDF, na podany poniżej adres e-mail: …...........................................................
Jednocześnie zobowiązuję się do przyjmowania faktur w formie papierowej w sytuacji, gdy przeszkody techniczne lub formalne uniemożliwiają przesłanie faktur drogą elektroniczną.
Zobowiązuję się do poinformowania o zmianie podanego powyżej adresu e-mail na co najmniej 3 dni robocze przed tą zmianą. Informacja o zmianie adresu e-mail zostanie przesłana na adres ..........................................................
…………………………………………………………………
(data, pieczęć i podpis wyrażającego zgodę)
Artykuł 106m ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług nakłada na podatników obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, zarówno tych wysyłanych w formie elektronicznej jak i papierowej. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art.106m ust.2 ustawy o VAT). W najprostszych słowach, przedsiębiorca przyjmujący fakturę powinien mieć pewność, że faktycznie pochodzi ona od właściwego podmiotu (dostawcy wymienionego na fakturze).
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art.106m ust.3 ustawy). W praktyce integralność treści faktury zapewnia się poprzez jej przesłanie w pliku o odpowiednim, trudno edytowalnym formacie. Obok wymienionych wprost w ustawie elementów zabezpieczających fakturę, takich jak bezpieczny podpis elektroniczny czy elektroniczna wymiana danych (EDI) za trudno edytowalny, a zatem co do zasady zapewniający integralność treści faktury uważa się format PDF. Otrzymywanie i przechowywanie faktur w takim formacie zaakceptował przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej o sygnaturze IPPP1/443-558/14-2/AW z 2 czerwca 2014 roku oraz w interpretacji o sygnaturze IPPP3/443-468/11-2/JF z 12 maja 2011 roku. Zdecydowanie należy natomiast unikać wysyłania i przyjmowania faktur w formatach łatwo edytowalnych, takich jak Word czy Excel.
Samo przesłanie faktury w pliku PDF nie zapewnia jednak całkowicie integralności jej treści i autentyczności pochodzenia. Zgodnie z art.106m ust.4 ustawy o podatku od towarów i usług autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W wydanych w 2011 roku notach wyjaśniających Dyrekcja Generalna ds. Podatków i Unii Celnej w Komisji Europejskiej podaje jako przykład kontroli biznesowej zestawienie faktury z dokumentami pomocniczymi, takimi jak zamówienie zakupu, dokumenty przewozowe czy pokwitowanie płatności. Dla potrzeb VAT wiarygodna ścieżka audytu powinna, zdaniem Dyrekcji, stanowić możliwą do kontroli relację między fakturą a dostawą towarów / świadczeniem usług w celu umożliwienia weryfikacji czy dana faktura odzwierciedla faktycznie dokonanie dostawy towarów / realizację usług.
Podobnie zdefiniował to pojęcie Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w indywidualnej interpretacji o sygnaturze IBPP3/443-1450/14/KG z 24 lutego 2015 roku czy Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji o sygnaturze IPPP3/443-200/14-2/IG z 29 maja 2014 roku. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy otrzymujący faktury, zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej, powinni zdefiniować w jaki sposób osoby akceptujące faktury powinny sprawdzać, czy dostawa towarów lub świadczenie usług określone na fakturze faktycznie zostały wykonane przez dostawcę, który jest podany na fakturze jako jej wystawca i czy zostały wykonane zgodnie z warunkami opisanymi na fakturze. W przytaczanej już interpretacji o sygnaturze IBPP3/443-1450/14/KG Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach potwierdził, że elementem kontroli biznesowej może być na przykład podanie na fakturze numeru zamówienia SAP (połączone z przyjęciem towaru u nabywcy) oraz numeru rachunku bankowego dostawcy lub usługodawcy w standardzie IBAN.
Ewa Konarska
Podstawa prawna: art.106 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
