Wyznaczenie reprezentanta do kontroli podatkowej

ODPOWIEDŹ

Przed kontrolne wyznaczenie reprezentanta przez kontrolowanego jest stałym pełnomocnictwem do reprezentowania w trakcie kontroli. Jego rzeczywisty zakres jest jednak zależny od woli tych podmiotów. Wyraża się ją poprzez złożenie pisemnego oświadczenia składanego organowi podatkowemu.

UZASADNIENIE

Na podstawie art. 281a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa podatnicy, płatnicy, inkasenci oraz następcy prawni mogą, w formie pisemnej, wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie upoważniona do ich reprezentowania w zakresie kontroli podatkowej, oraz zgłosić tę osobę naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym, wójtowi, burmistrzowi (prezydentowi miasta). Jeżeli upoważnienie nie stanowi inaczej, przyjmuje się, że osoba wyznaczona jest uprawniona do działania w zakresie odbioru zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, wyrażenia zgody, o której mowa w art. 282b § 3 (na wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia tego zawiadomienia), odbioru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej, zakończenia kontroli podatkowej, złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych. Do osoby wyznaczonej stosuje się przepisy działu dot. kontrolowanego, za wyjątkiem art. 282c § 1 pkt 2 (dot. sytuacji w których nie zawiadamia się o zamiarze wszczęcia kontroli i art. 285a § 3 (dot. sytuacji, w której kontrolujący może zwrócić się do kontrolowanego o złożenie oświadczenia o stanie majątkowym).

W omawianym artykule 281a § 1 uregulowano kwestię wyznaczenia reprezentanta przed kontrolą podatkową. Wyznaczenie osoby upoważnionej do reprezentowania w trakcie kontroli podatkowej jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika, tym samym to podatnik decyduje czy upoważnienie ma zawierać ograniczone umocowanie, tylko do niektórych czynności powołanych w art. 281a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.

Reprezentantem może być ustanowiona wyłącznie osoba fizyczna, co wyklucza możliwość wskazania jako reprezentanta np. spółki doradztwa podatkowego, czy biura rachunkowego. Jest to instrument umożliwiający kontrolowanemu uzyskanie pomocy specjalisty już od pierwszego kontaktu z organem kontroli podatkowej (doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej). Nie ma jednak przeszkód, aby kontrolowany wyznaczył pełnomocnika już w trakcie kontroli podatkowej. W tym zakresie będą miały zastosowanie zasady określone w art. 135-137 Ordynacji podatkowej. Reprezentant, co do zasady, nie jest upoważniony do występowania po zakończonej kontroli podatkowej, czy w trakcie postępowania podatkowego, które może zostać wszczęte na skutek przeprowadzonych czynności kontrolnych. Nie ma jednak przeszkód, aby możliwe było łączenie funkcji, tj. osoby wyznaczonej do reprezentacji w toku kontroli i pełnomocnika w ramach postępowania. Niezbędne jest jednak, poza wyznaczeniem tej osoby, udzielenie jej pełnomocnictwa do każdego z tych postępowań osobno w formie pisemnej. „Złożenie pełnomocnictwa o szerokim zakresie umocowania, do akt sprawy postępowania kontrolnego, nie stanowi podstawy do uznania, że skarżąca jest reprezentowana przez pełnomocnika w postępowaniu podatkowym. Postępowanie podatkowe w czasie trwania postępowania kontrolnego się nie toczy i nie jest przesądzone czy zostanie wszczęte”. Zatem „pełnomocnik, chcąc występować w postępowaniu podatkowym, jest obowiązany do przedłożenia do akt konkretnej toczącej się sprawy dokumentu potwierdzającego umocowanie do działania w cudzym imieniu i wyznaczającego jego zakres” - wyrok NSA z 12 maja 2009 r. (sygn. akt II FSK 520/08).

Jeżeli podatnik nie wyznaczył osoby upoważnionej do jego reprezentowania w trybie art. 281a Ordynacji podatkowej, to zgodnie z art. 284 § 1 Ordynacji podatkowej ma obowiązek wskazać taką osobę, która będzie go reprezentowała w razie nieobecności podczas trwającej kontroli podatkowej. Różnica pomiędzy osobą wyznaczoną w trybie art. 281a, a wskazaną w trybie art. 284 § 1 Ordynacji podatkowej polega na tym, że osoba wyznaczona na podstawie art. 281a reprezentuje kontrolowanego w zakresie kontroli podatkowej również w czasie jego obecności podczas tej kontroli, a osoba wskazana na podstawie art. 284 § 1 jest upoważniona do reprezentowania kontrolowanego tylko podczas jego nieobecności.

Podmioty mogące być objęte kontrolą podatkową mogą wyznaczyć kilku reprezentantów. W przypadku wyznaczenia więcej niż jednego reprezentanta, upoważniający wskazuje spośród nich osobę właściwą do doręczeń pism (jeżeli upoważniający nie dokona takiego wskazania, to pisma doręcza się jednej z osób reprezentujących).

Złożenie upoważnienia, o którym mowa w art. 281a ustawy Ordynacja podatkowa nie podlega opłacie skarbowej. Przepisy o opłacie skarbowej odnoszą się bowiem do dokumentów potwierdzających ustanowienie pełnomocnika, natomiast upoważnienie osoby w trybie art. 281a ustawy Ordynacja podatkowa nie jest utożsamiane z pełnomocnictwem.

Reasumując zakres uprawnień stałego reprezentanta w zakresie kontroli podatkowej - co do zasady - jest szeroki. Jeżeli upoważnienie nie stanowi inaczej, to przyjmuje się, że osoba wyznaczona uprawniona jest do działania w zakresie odbioru zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, wyrażenia zgody na wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia tego zawiadomienia, odbioru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej, zakończenia kontroli podatkowej, złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz do wszystkich czynności kontrolnych. Powyższe oznacza m. in., że po wyznaczaniu w tym trybie osoby do reprezentowania w zakresie kontroli podatkowej, zasadniczo, wszystkie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz protokoły kontroli będą doręczane wyznaczonej przez kontrolowanego osobie. Jeżeli jednak upoważniający chce pozostawić którąkolwiek z tych czynności wyłącznie w swojej bezpośredniej gestii, to w upoważnieniu może ograniczyć ustawową sferę uprawnień wyznaczonego reprezentanta. Należy zauważyć, iż - niezależnie od określonego w upoważnieniu zakresu uprawnień - osoba wskazana do reprezentowania nie będzie mogła występować za kontrolowanego w tych czynnościach kontrolnych, których istota będzie wymagała osobistego udziału kontrolowanego. Trzeba też pamiętać, że nieobecność osoby wyznaczonej do reprezentowania kontrolowanego nie może stanowić utrudnienia dla wszczęcia kontroli podatkowej i w takim przypadku kontrola może zostać wszczęta bezpośrednio z udziałem kontrolowanego.

Bożena Sawicka