Zmiany dotyczące kas rejestrujących w 2019 roku na podstawie rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących

Podatnicy stosujące nowe kasy on-line, mają korzyści w postaci zmniejszenia obciążeń związanych z mniejszą ilością wymaganych dokumentów w formie papierowej – dotyczy to np. braku obowiązku przechowywania papierowych rolek, zgłaszania fiskalizacji kas na formularzu w formie papierowej, eliminacji większości obowiązków informacyjnych. Informacje z kas w większości będą przesyłane automatycznie do Centralnego Repozytorium Kas, co w znacznym stopniu ograniczy uciążliwe dla podatnika kontrole w związku z możliwością zdalnego monitorowania prowadzonej przez niego ewidencji sprzedaży przez organy podatkowe.

Rozporządzenie  przyjmuje taką konstrukcję systemu kas rejestrujących, zgodnie z którą kasy on-line i kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii funkcjonują równolegle, wiele obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji, stosowaniem kas oraz organizowaniem i prowadzeniem serwisu będzie wspólne
i dlatego obejmuje swoją regulacją zakres stosowania wszystkich rodzajów kas rejestrujących. W związku z tym większość rozdziałów zawiera jednakowe zapisy dla kas on-line i dla dotychczasowych kas - są to rozdziały 1 i 2 - Oddział 1, 4-5.

Natomiast dodatkowe obowiązki dotyczące określonego rodzaju kas tj. kas dotychczas stosowanych oraz kas on-line są przedstawione w osobnych oddziałach. Odrębnie również przedstawiono zagadnienia regulujące obowiązki podatników stosujących stare kasy, kasy on-line - w przypadku likwidacji działalności gospodarczej. Najważniejsze zmiany wprowadzone tym aktem prawnym:

1. Kasy on-line

• zniesiono obowiązek zgłoszenia kasy on-line do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Obowiązuje zasada, że podatnik  przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium. Przy fiskalizacji kasy następuje odebranie numeru ewidencyjnego,
• określono wzór wniosku dla podatnika w celu uzyskania zgody na przesyłanie danych z kasy on-line w określonych odstępach czasowych  (załącznik nr 2). Dotyczy to sytuacji, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie trwale połączenia i przekazywania danych w sposób ciągły poprzez sieć telekomunikacyjną do CRK,
• umożliwiono wynajem przez podatników kas on-line na podstawie pisemnych umów najmu, dzierżawy, leasingu itp. Określono tym samym szczegółowe regulacje dotyczące warunków używania tych kas np. obowiązek wymiany pamięci przed przekazaniem kasy rejestrującej wynajmującemu jak również jej wymiany w przypadku zapełnienia pamięci w trakcie trwania umowy. Podatnik przekazuje również, podmiotowi przejmującemu kasę na podstawie umowy, informację  o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis oraz kopię dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenie o nabyciu kasy zawierające w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie.

2. Kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii

Podatnicy stosujący kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii nadal stosują przepisy dotychczasowe w zakresie:

• rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, które jest poprzedzone dokonaniem przez serwisanta fiskalizacji,
• zgłaszania w terminie 7 dni od dnia dokonania fiskalizacji formularza zgłoszenia danych dotyczących kasy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego - w celu otrzymania numeru ewidencyjnego,
• składania w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy informacji o tym do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, składając aktualizację zgłoszenia danych dotyczących kasy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia,
• stosowania się do przepisów określających zawartość wydrukowanych paragonów fiskalnych, które zasadniczo są tożsame z obowiązującymi poprzednio przepisami,
• dokonywania również wydruku wystawianych przy użyciu kas dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii – również ich kopii.

Przepisy ogólne dotyczące stosowania wszystkich kas

Wiele kwestii dotyczących sposobu użytkowania i obowiązków podatników związanych ze stosowaniem kas zasadniczo nie uległy zmianie, jednakże doprecyzowano niektóre regulacje wprowadzając nowe zapisy dotyczące np. obowiązku podatnika do wystawienia i wydania nabywcy bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności bez względu na formę płatności. Natomiast w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

• w gotówce – podatnik wystawia i wydaje nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
• za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem wystawia i wydaje nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania,
• zobowiązano również podatników do udostępniania nabywcy w widocznym miejscu wyświetlacza kasy, w celu umożliwienia odczytu wyświetlanych na nim danych a stan techniczny kasy musi gwarantować czytelny wydruk paragonów i faktur,

Mając na uwadze zjawisko nieewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej przez osoby obowiązane (pracowników) do prowadzenia ewidencji sprzedaży u podatnika, nałożono na podatników nowy obowiązek zapoznania przez podatnika osób prowadzących u niego ewidencję z przepisami dotyczącymi zasad ewidencji oraz w zakresie prawidłowego wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego jak również o skutkach niewykonywania takiego obowiązku. W związku z tym wprowadzono sformalizowany wzór obejmujący zasady ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki nieprzestrzegania tych zasad obejmujący również oświadczenie osoby, która będzie prowadziła u podatnika ewidencję, iż zapoznała się z obowiązującymi zasadami ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej. Jednocześnie osoby już prowadzące u podatników ewidencję składają takie oświadczenie do dnia 31 maja 2019 roku,

Podzielono stosowane przez podatników kasy na 2 kategorie - kasy ogólne i kasy o zastosowaniu specjalnym (tj. 6 rodzajów kas - kasy do taksówek, sprzedaży leków, do ewidencji usług transportu pasażerskiego, rozliczających więcej niż 1 transakcję jednocześnie, do ewidencji sprzedaży w wolnych obszarach celnych lub składach celnych, przy sprzedaży w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług). Przy sprzedaży z wykorzystaniem urządzeń do automatycznej sprzedaży towarów i usług, podatnik nie ma obowiązku wydania nabywcy paragonu fiskalnego, pod warunkiem, że odpowiednio zapewni nabywcy możliwość zapoznania się z danymi dokonywanej sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na tym urządzeniu.

Wprowadzono regułę sztywnego przypisania stawek VAT do wszystkich oznaczeń literowych przewidzianych w kasie rejestrującej od „A” do „G”.

Określono nowy wzór wniosku o wyrejestrowanie kasy rejestrującej w załączniku nr 5, podatnicy nie składają już wniosku o dokonanie odczytu pamięci kasy.

Umożliwiono dokonywanie przez podatników zmiany podmiotu prowadzącego serwis kas. O dokonanej zmianie podatnik, w terminie 5 dni od dnia jej dokonania, jest obowiązany powiadomić podmiot prowadzący serwis główny. Do dokonania zmiany nie jest wymagana już jego zgoda. Podatnik dokonując zmiany wybiera podmiot prowadzący serwis, który na dzień dokonywania tej zmiany widnieje w wykazie serwisantów. W tym celu będzie stworzony publiczny wykaz serwisantów posiadających udzielone upoważnienia na serwisowanie kas w kraju, prowadzony przez Szefa KAS i będzie udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej  ministra właściwego do spraw finansów publicznych do dnia 31 maja 2019 roku.

W przypadku utraty kasy podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni od powzięcia informacji o utracie, powiadamia naczelnika urzędu skarbowego. Gdy utrata kasy jest spowodowana kradzieżą dołącza do powiadomienia potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży wydane przez organ ścigania,

Zrezygnowano z obowiązku zawiadamiania przez podatnika naczelnika urzędu skarbowego o dokonanej zmianie podmiotu prowadzącego serwis cedując ten obowiązek na podmiot prowadzący serwis kas właściwy dla podatnika po dokonanej zmianie - w terminie 5 dni.

Obowiązkowego przeglądu technicznego kasy nadal dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata a przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Doprecyzowano również zakres czynności, który obejmuje wykonywanie obowiązkowego przeglądu technicznego kas m.in.:

• serwisant wykonuje, na podstawie dokonanego przez podatnika zgłoszenia, obowiązkowy przegląd techniczny kasy w terminie 3 dni od dnia dokonania zgłoszenia,
• określono, iż tego przeglądu, podatnik nie dokonuje w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, pod warunkiem że w tym okresie nie prowadzi ewidencji. Przegląd jest dokonywany dopiero po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji,
• z dokonanego przeglądu technicznego obowiązkowo serwisant dokona wpisu do książki kasy jego wyniku, wydruku raportu z kasy potwierdzającego dokonanie tego przeglądu a w  przypadku kas on-line zapisuje przegląd techniczny w pamięci fiskalnej; 

Zrezygnowano z obowiązku składania przez podatników zawiadomienia o rozpoczęciu ewidencjonowania na kasie rejestrującej oraz zrezygnowano z obowiązku obecności pracownika urzędu skarbowego przy dokonywaniu odczytu zawartości pamięci fiskalnej kas i złożenia przez podatnika do naczelnika urzędu skarbowego wniosku o dokonanie tego odczytu nakładając jednocześnie na podatnika stosującego zarówno stare kasy jak i kasy on-line obowiązek dokonania przy pomocy serwisanta odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzenie z tej czynności protokołu, który następnie składany jest wraz z raportem fiskalnym rozliczeniowym w terminie 5 dni od dnia jego sporządzenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Wraz z tymi dokumentami podatnik przekazuje również do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kas z ewidencji kas,

Nadal natomiast obowiązują te same zasady dotyczące zwrotu towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży tzn. podatnik ujmuje je w odrębnej ewidencji.

Rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 maja 2019 roku, oprócz zapisu dotyczącego zmiany serwisu – ten przepis wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2019 roku.

 

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku

w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2019r. poz. 816).