Gmina a eFaktury za media

Odpowiedź
Zgodnie z decyzją wykonawczą Rady Unii Europejskiej z 10 czerwca 2022 roku nr referencyjny 2022/0091 (NLE) Krajowy System e Faktur będzie możliwy do wprowadzenia w Polsce od 1 stycznia 2024 roku.
Ustawa o VAT nie zawiera definicji refaktury. Zatem, należy przyjąć, że refaktura wystawiona za media, jest fakturą VAT wystawioną przez podmiot, który pośredniczy pomiędzy właściwym usługodawcą a faktycznym nabywcą danej usługi. Oznacza to, że Gmina z dniem wejścia w życie KseF będzie obowiązana do wystawiania eFaktur za media.
Zanim zostanie ogłoszony termin obligatoryjnego korzystania z KseF, Gmina może obecnie wykorzystywać narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów i wdrażać e-Fakturę do bieżących rozliczeń VAT. Niemniej, należy zwrócić uwagę na właściwie wystawioną e-Fakturę.

Uzasadnienie
Przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów. Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. 
Należy podkreślić, że ustawa o VAT nie definiuje pojęcia refaktury. Niemniej przyjmuje się, że refaktura, jest to faktura VAT wystawiona przez podmiot, który pośredniczy pomiędzy właściwym usługodawcą a faktycznym nabywcą danej usługi.
Przy najmie nieruchomości i rozliczaniu mediów stanowisko zajął Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, w wyroku nr C-42/14, w którym uznał, że media mogą być rozliczane odrębnie od samej usługi najmu w przypadku, gdy stroną umów o świadczenia dodatkowe (media, wywóz nieczystości) jest wynajmujący, przenoszący jedynie koszty tych świadczeń na najemcę, podmiotem świadczącym na rzecz najemcy jest wynajmujący. Najem nieruchomości oraz świadczenia dodatkowe należy uważać, co do zasady, za kilka odrębnych i niezależnych świadczeń, które winny być oceniane oddzielnie z punktu widzenia VAT, chyba, że elementy transakcji są ze sobą tak ściśle związane, że tworzą obiektywnie jedno świadczenie, którego rozdzielenie miałoby sztuczny charakter. 
Zauważyć trzeba, że ustawa o VAT nie zawiera także przepisów, które określałyby moment powstania obowiązku podatkowego w przypadku refakturowania mediów. Zatem, w przypadku mediów moment powstania obowiązku podatkowego określa art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, co oznacza że obowiązek podatkowy za media powstaje z chwilą wystawienia faktury, pod warunkiem że faktura ta została wystawiona w ustawowym terminie, czyli nie później niż z upływem terminu płatności.
W myśl art. 19a ust. 7 ustawy o VAT jeżeli podatnik faktury nie wystawi lub wystawi ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z upływem terminu płatności, który wynika z zawartej umowy.
Wobec powyższych przepisów Gmina wystawia fakturę na najemcę bowiem pośredniczy pomiędzy właściwym usługodawcą a faktycznym nabywcą danej usługi. 
Zatem, z chwilą obowiązkowego wystawiania eFaktur, Gmina będzie obowiązana również do wystawiania faktur za media w Krajowym Systemie e-Faktur.
Ustawa o VAT w art. 2 pkt 32a definiuje fakturę ustrukturyzowaną jako fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Obecnie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, czyli tak jak faktury papierowe i faktury elektroniczne. Faktury ustrukturyzowane można wystawić:
z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów,
przy użyciu programów komercyjnych.

E-Faktury można również wystawiać w obecnie używanych programach będących w posiadaniu Gminy. Jednakże programy te muszą być kompatybilne z systemem e-Faktur, w taki sposób, aby można było przesłać wprowadzone faktury 
w swojej bazie, do KseF i żeby faktury te nie powróciły do nadawcy jako błędne.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
3. wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, zwanej dalej „ustawą”, będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wskazani są:

1. podatnik;
2. osoba fizyczna wskazana przez podatnika;
3. podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy;
4. osoba fizyczna wskazana przez podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy.

Do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych wskazani są:

1. podatnik;
2. osoba fizyczna wskazana przez podatnika;
3. podmiot wskazany przez podatnika;
4. osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika;
5. podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy;
6. osoba fizyczna wskazana przez podmiot, o którym mowa w art. 106c ustawy.

Uprawnienia posiadane przez podmiot wskazany przez podatnika są również uprawnieniami osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot. 
Do wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT będących fakturami ustrukturyzowanymi wskazany jest przez podatnika nabywca towarów lub usług oraz podmioty uprawnione przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
 Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 ustawy, dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, i następuje z zastosowaniem specyfikacji tego oprogramowania interfejsowego, po weryfikacji posiadanych uprawnień. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:

1. numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
2. danych podmiotu lub danych osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie:
   a) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu albo numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL osoby fizycznej,
   b) imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
   c) daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
   d) numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania, w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
   e) danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektro...