Warto policzyć, ile czasu pochłaniają powtarzalne zadania i jaka część tej pracy może zostać przejęta przez sztuczną inteligencję w księgowości.
Ile kosztuje Cię ręczną księgowość?
Samo wprowadzenie faktury do programu to tylko jeden z etapów pracy. Wcześniej trzeba odebrać dokument, ustalić sposób księgowania, a czasem skontaktować się z klientem. Jeśli pojawi się błąd lub brakuje informacji, dochodzi kolejna wymiana wiadomości.
Wejście w życie KSeF-u wcale nie uprościło tego procesu. Wręcz przeciwnie – wymusiło na wielu biurach zmianę dotychczasowej organizacji pracy. Z badania KSeF oczami biur rachunkowych 2026 wynika, że aż 91,5% ankietowanych biur musiało dostosować sposób działania do nowych realiów. To oznacza, że zmiany organizacyjne objęły 9 na 10 biur rachunkowych. Księgowi muszą więc nie tylko obsługiwać dokumenty, ale też dostosowywać procedury do nowych wymagań.
|
KSeF pokazał, że samo wdrożenie kolejnego systemu nie rozwiązuje problemów biura rachunkowego. Jeśli pod spodem nadal te same czynności wykonuje się ręcznie, zmienia się głównie sposób dostarczania dokumentów, a nie nakład pracy. Prawdziwa zmiana zaczyna się wtedy, gdy technologia przejmuje powtarzalne zadania i pozwala lepiej wykorzystać dane, które już trafiają do biura – podsumowuje Dominik Laskowski, CEO autoMEE, właściciela flowMEE |
Koszt ręcznej obsługi dokumentów łatwo obliczysz, mnożąc liczbę godzin poświęconych na te zadania przez rzeczywisty koszt godziny pracy.
Przykład: biuro obsługuje 4 000 dokumentów miesięcznie, a ręczne przetworzenie każdego zajmuje średnio 3 minuty. To 12 000 minut, czyli 200 godzin pracy. Równowartość 25 dni roboczych.
To czas, za który musisz zapłacić pracownikowi, nawet jeśli nie poświęca go wyłącznie na księgowanie. A jako właściciel biura dobrze wiesz, że koszt zatrudnienia nie kończy się na kwocie brutto na pasku płacowym.
Ile czasu biuro może zaoszczędzić na automatyzacji księgowości?
Największy potencjał automatyzacji tkwi w powtarzalnych czynnościach, które nie wymagają każdorazowo indywidualnej analizy. Chodzi przede wszystkim o odczytywanie danych z faktur, ich porządkowanie, przygotowywanie propozycji dekretacji czy wyszukiwanie niezgodności.
Zamiast wykonywać każdą z tych operacji ręcznie, księgowy może korzystać ze wsparcia sztucznej inteligencji. Tak działa m.in. flowMEE od autoMEE.
Nie jest to kolejny program do prowadzenia księgowości. To rozwiązanie wykorzystujące AI, które można zintegrować z używanym w biurze systemem księgowym. Sztuczna inteligencja wspiera obsługę dokumentów i wykonywanie powtarzalnych zadań, a dane trafiają do programu, w którym księgowy prowadzi rozliczenia. W ten sposób dotychczasowe oprogramowanie zyskuje dodatkowe możliwości, ale wciąż jest częścią procesu.
Jak przełożyć takie usprawnienie na konkretne oszczędności? Wróćmy do przykładu biura, które poświęca 200 godzin miesięcznie na ręczną obsługę 4 000 dokumentów. Jeśli po wdrożeniu automatyzacji czas potrzebny na te zadania zmniejszy się o połowę, zespół odzyska 100 godzin miesięcznie. Przy orientacyjnym koszcie pracy wynoszącym 100 zł za godzinę daje to oszczędność 10 000 zł miesięcznie.
Co biuro rachunkowe może zrobić z odzyskanym czasem?
Odzyskane godziny dają Ci, właścicielowi biura, większą elastyczność w planowaniu pracy zespołu. Można je wykorzystać do obsługi większej liczby klientów bez konieczności zwiększania zatrudnienia, sprawniejszego zamykania okresów rozliczeniowych czy ograniczenia nadgodzin w najbardziej obciążonych terminach. Automatyzacja księgowości to także szansa na uporządkowanie procesów, które do tej pory schodziły na dalszy plan z powodu bieżących obowiązków.
|
Automatyzacji nie warto oceniać wyłącznie przez liczbę minut zaoszczędzonych na jednej fakturze. Ważniejsze jest to, co biuro może zrobić z czasem odzyskanym w skali miesiąca. Jeśli księgowi mogą przeznaczyć go na analizę danych i rozmowę z klientem, zmienia się nie tylko organizacja pracy, ale też wartość usługi – zauważa Dominik Laskowski z autoMEE |
Jakie koszty trzeba uwzględnić przy wdrożeniu sztucznej inteligencji w księgowości?
Koszt wdrożenia AI w biurze rachunkowym zależy nie tylko od wybranego narzędzia, ale też od sposobu jego wykorzystania. Inaczej wygląda uruchomienie rozwiązania, które ma jedynie odczytywać dane z faktur, a inaczej integracja AI z programem księgowym i włączenie jej w kilka etapów obsługi dokumentów.
Sama cena abonamentu nie pokazuje więc całkowitego kosztu inwestycji. W kalkulacji uwzględnij również:
- wdrożenie i konfigurację – dostosowanie narzędzia do procesów obowiązujących w biurze,
- szkolenie pracowników – przygotowanie zespołu do pracy z nowym rozwiązaniem,
- utrzymanie – abonament, aktualizacje i wsparcie techniczne,
- kontrolę wyników – czas potrzebny na sprawdzanie danych i obsługę nietypowych przypadków.
Nie kieruj się jednak tylko ceną. Ważniejsze jest to, czy rozwiązanie odpowiada na problemy Twojego biura i rzeczywiście usprawni Ci codzienną pracę. Bo dobrze dobrana technologia powinna pasować do dotychczasowego sposobu prowadzenia księgowości, a nie wymagać przebudowy wszystkich procesów tylko po to, by móc z niej korzystać.
Źródła:
wFirma.pl, Raport branżowy: KSeF oczami biur rachunkowych 2026, URL: https://pomoc.wfirma.pl/-ksef-oczami-biur-rachunkowych-2026-jak-zmienia-sie-rynek-uslug-ksiegowych
