Odpowiedzi na pytania dotyczące wykazu podatników VAT

 

1. Czym jest wykaz podatników VAT?

Wykaz podatników VAT to jedna, elektroniczna i bezpłatna baza podatników VAT. Zawiera dane o podatnikach, którzy:

• zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,
• nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru,
• zostali przywróceni jako podatnicy VAT.

Baza prowadzona jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Informacje czy podatnik znajduje się w wykazie możesz sprawdzić na wybrany dzień, który przypada nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym sprawdzasz podatnika.

2. Od kiedy wykaz obowiązuje?

Od 1 września 2019 r.

3. Gdzie znajdę wykaz?

Katalog dostępny jest na stronie internetowej BIP MF i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

4. Jakie dane znajdę w wykazie?

Wykaz podatników VAT zawiera, w szczególności:

• firmę (nazwę) lub imię i nazwisko,
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany,
• status podmiotu zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny albo podatnik VAT zwolniony, w tym podmiotu, który został ponownie zarejestrowany,
• status podmiotu, który nie został zarejestrowany albo którego wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
• numer REGON, o ile został nadany,
• numer PESEL, o ile podmiot posiada - dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
• adres siedziby – w przypadku podmiotu, który nie jest osobą fizyczną,
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku braku stałego miejsca prowadzenia działalności ‒ w odniesieniu do osoby fizycznej,
• imiona i nazwiska osób, które wchodzą w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich NIP lub numery PESEL - dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich NIP lub numery PESEL - dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego NIP lub numer PESEL - dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• podstawę prawną odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru i przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – w przypadku podatników VAT, którzy są zarejestrowani lub przywróceni do rejestru jako podatnicy VAT.

5. Jak często dane w wykazie są aktualizowane i przez kogo?

Wykaz jest aktualizowany przez szefa KAS raz na dobę, w każdy dzień roboczy (w godz. 22:00 - 00:00).

6. Wykaz podatników VAT powinien być uaktualniany w dni robocze raz na dobę, dlaczego zdarza się, że zaktualizowane rachunki są widoczne dopiero po kilku dniach?

Rachunki bankowe w wykazie są widoczne następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach danych KAS. Zgłoszenia aktualizacyjne tj. NIP-2, NIP-7, NIP-8 lub przez wnioski CEIDG-1 są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3. dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego.

7. Co w sytuacji, kiedy w Wykazie podatników VAT znajdują się niekompletne lub niepoprawne dane?

Wykaz podatników VAT jest aktualizowany codziennie w dni robocze (w godz. 22.00-00.00).

Ponadto dane podatnika w wykazie są widoczne następnego dnia po ich aktualizacji w bazach danych KAS, która jest przeprowadzana na podstawie wniosków składanych do CEIDG lub do KRS oraz zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych, składanych do urzędów skarbowych.

Aby dane dotyczące rachunków mogły znaleźć się w wykazie, muszą jednocześnie spełniać określone kryteria:

• rachunek musi być wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym,
• musi to być rachunek rozliczeniowy w rozumieniu Prawa bankowego lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• rachunek ten musi być potwierdzony w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej (STIR).

Przypominamy, że sankcje za wpłatę na rachunek spoza wykazu będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2020 r. Obecnie jest czas właśnie na to, aby poznać zasady funkcjonowania wykazu i sposób wyszukiwania danych o swoich kontrahentach oraz sprawdzić, czy ich rachunki widnieją w wykazie. Można też potwierdzić aktualność swoich danych.

8. Gdzie zgłaszać ewentualne błędy:

• do właściwych dla siebie urzędów skarbowych lub na adres skrzynki e-mailowej: WykazPodatnikow@mf.gov.pl,
• do CEIDG – w zakresie aktualizacji danych zgłaszanych za pośrednictwem CEIDG,
• do odpowiednich banków – w zakresie wyjaśnień co do charakteru danego rachunku i potwierdzania, czy rachunek jest w systemie teleinformatycznym STIR.

9. Co zrobić gdy w wykazie nie ma kontrahenta, z którym chcę zawrzeć transakcję?

Wystąpić z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.

Dodatkowo należy zweryfikować, czy kontrahent nie jest zwolniony podmiotowo (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) lub przedmiotowo.

10. Co może być podstawą niezarejestrowania przedsiębiorcy jako podatnika VAT?

Podstawą niezarejestrowania przedsiębiorcy w rejestrze podatników VAT są okoliczności:

• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
• podmiot nie istnieje,
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podmiotem albo jego pełnomocnikiem,
• podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego,
• posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań, których zamiarem jest wykorzystanie działalności banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów związanych z wyłudzeniami skarbowymi,
• wobec podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

11. Co może być podstawą wykreślenia jako podatnika VAT?

Podstawą wykreślenia jako podatnika VAT może być:

• podatnik zawiadomił o zakończeniu prowadzenia czynności, które podlegają opodatkowaniu,
• podatnik nie istnieje,
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem,
• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R są niezgodne z prawdą,
• podatnik albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa KAS,
• posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań, których zamiarem jest wykorzystanie działalności banków lub SKOK do celów związanych z wyłudzeniami skarbowymi,
• podatnik zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej na podstawie przepisów, które dotyczą zawieszenia wykonywania o działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy,
• podatnik, który ma obowiązek złożyć deklaracje (o której mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3 ustawy o VAT) nie złożył takich deklaracji za 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały,
• podatnik składał przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3 ustawy o VAT, w których nie wykazał sprzedaży lub nabycia towarów lub usług z kwotami podatku do odliczenia,
• podatnik wystawiał faktury lub faktury korygujące, które dokumentowały czynności, które nie zostały wykonane,
• podatnik, prowadząc działalność gospodarczą, wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że dostawcy lub nabywcy, którzy biorą udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie tego samego towaru lub usługi, uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku, aby odnieść korzyść majątkową,
• wobec podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej,
• likwidacja działalności lub śmierć podatnika.

12. Co może być podstawą przywrócenia podatnika jako podatnika VAT?

Podstawą przywrócenia podatnika VAT jako podatnika VAT może być:

• jeżeli podatnik udowodni, że prowadzi opodatkowaną działalność gospodarczą oraz – w przypadku niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku – niezwłocznie złoży brakujące deklaracje,
• jeżeli podatnik wykaże, że prowadzi działalność gospodarczą, a wystawienie faktury lub faktury korygującej (o których mowa w art. 96 ust. 9a pkt 4 ustawy o VAT) było wynikiem pomyłki lub nastąpiło bez wiedzy podatnika,
• jeżeli podatnik udowodni, że prowadzone przez niego działania nie są realizowane z zamiarem wykorzystania działalności banków i SKOK do celów, które mają związek z wyłudzeniami skarbowymi albo wyjdą na jaw inne okoliczności lub dowody, z których wynikał brak tego zamiaru (art. 96 ust. 9 pkt 5 ustawy o VAT),
• jeżeli podatnik wykaże, że brak wykazanej w deklaracjach sprzedaży – innej niż zwolniona od podatku – jest związany ze specyfiką prowadzonej działalności gospodarczej, a nie z zaprzestaniem sprzedaży, innej niż zwolniona od podatku.

13. Jak udowodnić, że weryfikacja kontrahenta została przeprowadzona lub że transakcja została dokonana na rachunek zgodny z wykazem ?

Aby udowodnić weryfikację kontrahenta należy wygenerować plik .pdf zawierający informację o sprawdzaniu wykazu w konkretnym dniu na wybrany dzień i zachować go w formie elektronicznej (np. zrobić zrzut ekranu) lub wydrukować.

14. Co zrobić w przypadku, gdy weryfikacja kontrahenta okazała się negatywna, a kontrahent jest w trakcje weryfikacji i nie ma go w wykazie?

Negatywna weryfikacja podmiotu w wykazie podatników VAT powinna być również zachowana w celach dowodowych. Ponadto w zależności od celu weryfikacji (dochowanie należytej staranności czy też umożliwienie zaliczenia wydatków  do kosztów uzyskania przychodów dokonanej płatności) należy też  wystąpić o potwierdzenie do naczelnika urzędu skarbowego, że podmiot jest podatnikiem VAT czynnym lub zwolnionym lub przedstawić zawiadomienie o zleceniu płatności na rachunek nieujawniony w wykazie na dzień dokonywania zlecenia.

15. Dlaczego warto skorzystać z wykazu podatników VAT?

Warto skorzystać z wykazu, ponieważ zawiera w jednym miejscu wszystkie informacje o statusie podatników VAT. Ułatwi i przyśpieszy proces wyszukiwania danych o podmiotach zawartych w tym wykazie. Dodatkowo zwiększy bezpieczeństwo i istotnie ograniczy ryzyko wplątania w oszukańczy proceder zmierzający do wyłudzenia VAT.

Weryfikacja formalna kontrahenta jest jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przy ocenie dochowania należytej staranności przez podatników, którzy sami nie dokonali oszustwa lub nie mieli świadomości, że dana transakcja służy oszustwu. Obejmuje ona m.in. sprawdz...