Odpowiedź
Wszyscy nowo zatrudnieni pracownicy jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej u danego pracodawcy składają oświadczenie według sformalizowanego wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, natomiast pracownicy, którzy już obsługują u podatnika kasy rejestrujące składają je do 31 maja 2019r. Dokument sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i osoby, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Wypełnione i podpisane oświadczenia nie są wysyłane do urzędu skarbowego.
Uzasadnienie
Zmiana w rozporządzeniu MF z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących dotycząca wystawiania i wydawania paragonów przez podatników prowadzących ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących jest powiązana z nakładanym na podatnika obowiązkiem zapoznania osób prowadzących u niego ewidencję z przepisami w zakresie prawidłowego wystawienia i wydawania wydrukowanego paragonu fiskalnego, a także o skutkach niewykonania takiego obowiązku.
Na podstawie zapisu § 6 ust. 3 i ust. 4 cytowanego rozporządzenia podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania. Osoba ta przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji.
Informacja ta jak również oświadczenie są sporządzane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla osoby składającej to oświadczenie. Wzór powyższych dokumentów stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.
W załączniku tym wyszczególniono podstawowe zasady, którymi ma obowiązek się kierować pracownik prowadzący u podatnika sprzedaż przy użyciu kasy rejestrującej. W wymienionych punktach określono również szczegółowo zasady wystawiania paragonu fiskalnego tj.:
- Każda sprzedaż towaru lub usługi osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, a także rolnikowi ryczałtowemu (w tym również otrzymanie zaliczki), jest ewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej.
- Sprzedawca ma obowiązek wystawić i wydać kupującemu paragon fiskalny, nawet bez jego żądania.
- Paragon fiskalny jest wydawany kupującemu najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (zapłata gotówką, kartą, odroczona płatność, przelew, itp.).
- Sprzedawca, który otrzymał zaliczkę w gotówce, wystawia i wydaje paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania.
- Sprzedawca, który otrzymał zaliczkę przelewem lub tytułem wpłaty na rachunek, wystawia i wydaje paragon fiskalny niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku bankowym (lub rachunku w SKOK), nie później niż z końcem miesiąca, w którym należność została uznana na rachunku, a jeśli przed końcem tego miesiąca podatnik dokonał sprzedaży, paragon fiskalny za otrzymaną zaliczkę wystawia najpóźniej z chwilą dokonania tej sprzedaży.
- Paragon fiskalny zawiera w szczególności następujące dane: napis „PARAGON FISKALNY”, dane sprzedawcy i jego NIP oraz centralnie umieszczone logo fiskalne i numer unikatowy kasy rejestrującej.
- Dokument, który nie zawiera danych wymienionych w pkt 6, nie jest paragonem fiskalnym.
Pracownik musi być również poinformowany o skutkach nieprzestrzegania zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży i wystawiania paragonu fiskalnego tj.:
- Na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (faktury), może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zgodnie z art. 62 § 4 i § 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy.
- Niezaewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej powoduje zaniżanie wysokości sprzedaży podatnika, która powinna być opodatkowana.
- Wystawienie i wydanie z kasy rejestrującej innego dokumentu niż paragon fiskalny (faktura) oznacza, że sprzedaż nie została zaewidencjonowana i nie wydano paragonu fiskalnego (faktury).
Osoba prowadząca u podatnika ewidencję składa oświadczenie o zapoznaniu się zasadami rejestrowania sprzedaży i wystawiania paragonu fiskalnego oraz z konsekwencjami nieprzestrzegania tych zasad określonymi w części I dokumentu. Oświadczenie musi być złożone przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przez te osoby, a egzemplarz oświadczenia będzie przekazywany również osobie je składającej. Obowiązek zapoznania przez podatnika osób prowadzących u niego ewidencję z w/w obowiązkami oraz składanie w/w oświadczeń ma na celu uświadomienie tym osobom odpowiedzialności karno-skarbowej za naruszanie tych obowiązków. Odebrane przez podatnika oświadczenie jest przechowywane w jego dokumentacji księgowej. Oświadczenie stanowi, zasadniczo, narzędzie zwiększania świadomości wśród osób obowiązanych u podatnika do prowadzenia ewidencji sprzedaży o związanych z tym obowiązkach oraz o odpowiedzialności karno-skarbowej za ich nieprzestrzeganie.
Oświadczenie osoby, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji zawiera: • Dane podatnika (NIP, nazwa) • Dane osoby, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej (nazwisko i imię, PESEL).
• Treść oświadczenia: Oświadczam, że podatnik zapoznał mnie z zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonu fiskalnego oraz ze skutkami nieprzestrzegania tych zasad, objętymi informacją o zasadach ewidencji. Oświadczam, że znam obowiązki wskazane w informacji
o zasadach ewidencji. Wiem, że za dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo niewydanie paragonu fiskalnego (faktury), w tym wydanie z kasy rejestrującej dokumentu innego niż paragon fiskalny (faktura), mogę zostać ukarany/a karą grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe. • Data i miejsce sporządzenia oświadczenia oraz czytelny podpis składającego oświadczenie.
Jednocześnie w myśl zapisu § 58 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących pracownik, który rozpoczął prowadzenie ewidencji u pracodawcy przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzenia, składa oświadczenie do 31 maja 2019 r.
Podsumowując, pracownik musi być zapoznany z podstawowymi zasadami, którymi ma on obowiązek się kierować jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej u danego pracodawcy. Wszyscy zatrudnieni u pracodawcy pracownicy, którzy już obsługują kasy rejestrujące, powinni do 31 maja 2019r. również złożyć takie oświadczenia. Oświadczenia nie są przesyłane do naczelnika urzędu skarbowego, jeden egzemplarz pozostaje u pracodawcy w dokumentach księgowych, natomiast drugi u pracownika.
Podstawa prawna: § 6 ust. 3-6 w powiązaniu z załącznikiem nr 1, § 58 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019r. w sprawie kas rejestrujących
