Pojęcie kasy on-line oraz podstawowe zasady stosowania ewidencji sprzedaży przy jej zastosowaniu

Wprowadzona modernizacja systemu kas rejestrujących umożliwia gromadzenie na poziomie centralnym danych na temat obrotu i kwot podatku ewidencjonowanych na poszczególnych urządzeniach co ma w konsekwencji zwiększyć wysokość wpływów budżetowych.
Funkcjonujący do chwili obecnej system fiskalizacji nie był dostosowany do realizacji centralnego raportowania transakcji. Aby spełniać powyższe zadanie uznano, iż powinien być wyposażony w narzędzia analityczne do badania prawidłowości prowadzonej przez podatników ewidencji sprzedaży umożliwiające skuteczną i efektywną kontrolę. Możliwość zdalnego monitorowania sprzedaży w znacznym stopniu uprości kontrolę bezpośrednią w miejscu wykonywania przez podatników działalności gospodarczej. Aby było to możliwe potrzebny był powszechny standard połączenia kas fiskalnych z Centralnym Repozytorium, a także z terminalami płatniczymi.
Ogólny obowiązek stosowania kas fiskalnych w tym również on-line wynika z zapisu  art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, który stanowi, iż podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Na mocy art. 111 ust. 6a (dotyczy kas on-line) ustawy o podatku od towarów i usług kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Artykuł 111a ust. 3 ustawy stanowi, że kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:
przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;
przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:
a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
b) obejmujących określenie:
-    sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,
-    sposobu pracy kasy rejestrującej, 
c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy (art. 111 ust. 3a pkt 12 ustawy o VAT).
Połączenie z CRK odbywa się przez sieć telekomunikacyjną (Internet) za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi) i to po stronie podatnika leży zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego będzie się odbywała transmisja danych.
Zapis ust. 3ab ww. artykułu stanowi, iż w przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia, o którym mowa w art. 111a ust. 3 ustawy:

• czasowo – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn,
• trwale – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.

Paragraf  13 ust. 1 rozporządzenia z dnia 29 kwietnia 2019r. w sprawie kas rejestrujących stanowi, iż przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy.
Po uruchomieniu trybu fiskalnego podatnik, jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych (§ 17 ust. 1 rozporządzenia), przy czym automatycznemu przesyłaniu danych z kasy on-line do Centralnego Repozytorium Kas podlegają dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy zapisane w pamięci chronionej od czasu poprzedniego automatycznego przesyłania danych (§ 17 ust.2 rozporządzenia).
W przypadku, o którym mowa w art. 111 ust. 3ab pkt 2 ustawy o VAT (brak trwałego połączenia niezależnego od podatnika), podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia (§ 21 rozporządzenia).
Kasa w momencie swojej fiskalizacji pobiera harmonogram, zgodnie z którym przesyła do CRK dane co 2 godziny i sprawdza czy są inne komendy co 0,5 godziny. Podczas swojej pracy on-line nie sygnalizuje stanu transmisji danych do CRK, natomiast w przypadku jej braku zapisuje ten fakt w pamięci chronionej. Po ponownym uzyskaniu łączności kasa przesyła do CRK informację o ilości nieudanych prób nawiązania połączenia. W przypadku braku dostępu do Internetu kasa nie może połączyć się z CRK i wskazuje na błąd w tym połączeniu.
Zatem, ustawodawca postanowił, iż tylko niezależna od podatnika utrata połączenia z CRK przy niezwłocznym zapewnieniu, po ustaniu zaistniałych przyczyn tego połączenia, z jednoczesnym prowadzeniem w tym czasie ewidencji sprzedaży daje możliwość zmiany stosowanego przez kasę harmonogramu i zwalnia podatnika z odpowiedzialności za zaistniałą sytuację.
Zgodnie z regulacją zawartą w artykule 145a ust. 1 i ust. 2 ustawy z zastrzeżeniem art. 145b (dot. grup podatników zobligowanych do rozpoczęcia prowadzenia ewidencji za pomocą kas on-line w określonych ustawą terminach), podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym  zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określonych w art. 111a ust. 3 ustawy. Jednakże takie kasy muszą zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących dokonywanych sprzedaży, 
w tym wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego, oraz muszą przechowywać te dane, a w przypadku kasy z elektronicznym zapisem kopii – dodatkowo zapewniać bezpieczne ich przesyłanie na zewnętrzne nośniki danych.
Ustawodawca ustalił terminy obowiązkowej wymiany kas na kasy on-line dla:

• świadczących usługi napraw pojazdów silnikowych i motorowerów i wulkanizacji oraz podatników dokonujących dostaw benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinow...