Rozliczenie transakcji zakupu i sprzedaży w ewidencjach i deklaracjach VAT

1. Zasady prowadzenia ewidencji VAT

1.1. Zasada podstawowa

Podstawę prawną dla prowadzenia ewidencji VAT określono w Dziale XI „Dokumentacja” rozdział 2 „Ewidencje” ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art.109 ust.3 ustawy o VAT, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art.43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art.82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art.113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą:

- kwoty określone w art.90,

- dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

- wysokość podatku należnego,

- kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz

- kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz

- inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a

- w przypadkach określonych w art.120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art.134 oraz art.138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Regulacje zawarte w ustawie o VAT nie wprowadzają szczegółowych wymogów co do formy ewidencji VAT, jednak powyższy przepis dokładnie określa, jakie dane powinny znaleźć się w prawidłowo prowadzonych ewidencjach zakupu i sprzedaży.

Natomiast zgodnie z art.109 ust.1 ustawy o VAT, podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art.113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Prowadzą oni zatem ewidencję uproszczoną, która obejmuje informacje o wysokości sprzedaży w danym dniu. Czas na wprowadzenie danych mają do następnego dnia, ale przed rozpoczęciem sprzedaży. Ewidencja taka pozwala podatnikom kontrolować wysokość obrotów, dla ustalenia momentu, do którego mogą korzystać ze zwolnienia z VAT.

Należy także pamiętać o zapisie art.109 ust. 2 w powiązaniu z art. 146a pkt 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym, w przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi ewidencji, o której mowa w ust. 1, albo prowadzi ją w sposób nierzetelny, a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej określi, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego. Jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustala się przy zastosowaniu stawki 23%.

Ustawodawca nie określił formy w jakiej ewidencja, o której mowa w art.109 ust. 3 ustawy o VAT, powinna być prowadzona, istotne jest aby zawierała wszystkie wymienione w powyższym przepisie elementy. Ewidencja jest odzwierciedleniem stanu rzeczywistego, powinna zatem obejmować wszystkie dokonane czynności podlegające opodatkowaniu. Dane, które należy wpisać do deklaracji podatkowej składanej w urzędzie skarbowym stanowią odzwierciedlenie danych wynikających z prowadzonej przez niego ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupów VAT.

W przypadku nieprowadzenia takiej ewidencji, w większości przypadków nie byłoby możliwe prawidłowe i kompletne wypełnienie deklaracji VAT. Istotny jest także fakt, że nierzetelności deklaracji zazwyczaj są pochodną tego, że ewidencja, na podstawie której sporządzana jest deklaracja, jest niezgodna ze stanem rzeczywistym.

Poniżej przedstawimy Państwu przykładowe rejestry:

Rejestr sprzedaży VAT; miesiąc (kwartał): ........... rok: ...........

Rejestr zakupu VAT; miesiąc (kwartał): ........... rok: ...........

1.2. Zasady szczególne

W szczególny sposób określono ewidencję VAT w przypadkach:

• podatników rozliczających jednocześnie podatek na zasadach ogólnych oraz od marży, którzy zgodnie z art.120 ust. 15 ustawy o VAT są obowiązani prowadzić ewidencję zgodnie z w/w art. 109 ust. 3, z uwzględnieniem podziału w zależności od sposobu opodatkowania; w odniesieniu do dostawy, o której mowa w ust. 4 i 5, ewidencja musi zawierać w szczególności kwoty nabycia towarów niezbędne do określenia kwoty marży, o której mowa w tych przepisach;

• podatników dokonujących dostaw złota inwestycyjnego, którzy zgodnie z art.125 ustawy o VAT, są obowiązani prowadzić ewidencję, o której mowa w art.109 ust. 3, a ewidencja ta powinna zawierać także dane dotyczące nabywcy, które umożliwiają jego identyfikację;

• podatników świadczących usługi telekomunikacyjne, usługi nadawcze lub usługi elektroniczne na rzecz osób prywatnych niemających miejsca zamieszkania lub miejsca stałego pobytu w kraju - a których miejscem świadczenia jest miejsce zamieszkania/pobytu tych osób - korzystających ze szczególnej procedury opodatkowania MOSS umożliwiającej opodatkowanie tych usług w Polsce - którzy obowiązani są do prowadzenia ewidencji VAT w postaci elektronicznej zawierającej dane określone w art. 63 unijnego rozporządzenia 282/2011. Ewidencja powinna być udostępniana za pomocą środków komunikacji elektronicznej na każde żądanie państwa członkowskiego identyfikacji i konsumpcji oraz przechowywana przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia tych usług (art. 130d ustawy o VAT). Ewidencja ta powinna zawierać:

- oznaczenie państwa członkowskiego konsumpcji, na rzecz którego świadczona jest usługa;

- rodzaj świadczonej usługi;

- data świadczenia usługi;

- podstawa opodatkowania ze wskazaniem użytej waluty;

- wszelkie dalsze kwoty podwyższające lub obniżające podstawę opodatkowania;

- zastosowaną stawka VAT;

- kwota należnego VAT ze wskazaniem użytej waluty;

- data i kwota otrzymanych płatności;

- wszelkie płatności zaliczkowe otrzymane przed świadczeniem usługi;

- w przypadku gdy wystawiono fakturę – informacje zawarte na fakturze;

- nazwisko/nazwa usługobiorcy, jeżeli są znane podatnikowi;

- informacje wykorzystywane do określenia miejsca, w którym usługobiorca ma siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania, lub zwykłe miejsce pobytu.

• podatników zagranicznych zarejestrowanych w Polsce na potrzeby VAT dla wykonywanych usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych lub usług elektronicznych na rzecz osób niebędących podatnikami, którzy zgodnie z art.134 ustawy o VAT są obowiązani prowadzić w postaci elektronicznej ewidencję transakcji objętych procedurą szczególną rozliczania VAT, zgodnie z wymogami, o których mowa w ww. art. 63c rozporządzenia 282/2011;

• podatników uczestniczących w transakcjach trójstronnych w ramach procedury uproszczonej, którzy zgodnie z art.138 ustawy o VAT, są obowiązani, oprócz danych określonych w art. 109 ust. 3, podać w prowadzonej ewidencji następujące informacje:

1) w przypadku gdy jest drugim w kolejności podatnikiem - ustalone wynagrodzenie za dostawy w ramach procedury uproszczonej oraz nazwę i adres ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej (osoby prawnej niebędącej podatnikiem podatku od wartości dodanej, obowiązanej do rozliczenia VAT z tytułu tej transakcji);

2) w przypadku gdy jest ostatnim w kolejności podatnikiem:

a) obrót (bez kwoty podatku) z tytułu dokonania na jego rzecz dostawy w rozumieniu art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. a oraz kwotę podatku przypadającą na tę dostawę, która stanowi u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,

b) nazwę i adres drugiego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej.

Natomiast przypadku drugiego w kolejności podatnika VAT, który wykorzystuje w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej numer identyfikacyjny na potrzeby podatku od wartości dodanej przyznany mu przez państwo członkowskie inne niż Rzeczpospolita Polska, nie powstaje obowiązek prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3, gdy transport lub wysyłka kończy się na terytorium kraju.

W przypadku gdy drugim w kolejności podatnikiem VAT w procedurze uproszczonej jest podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, jest on obowiązany wykazać dane o dokonanych transakcjach odpowiednio w deklaracji podatkowej oraz informacjach podsumowujących.

2. Deklaracje i informacje podsumowujące

W zakresie rozliczania podatku od towarów i usług znajduje zastosowanie mechanizm samoobliczenia podatku, co następuje poprzez wypełnienie i złożenie deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy. Obliczenie i zadeklarowanie podatku za dany okres rozliczeniowy dokonywane jest na podstawie prowadzonej ewidencji. Podstawę prawną obowiązku składania deklaracji i informacji podsumowujących dla podatku od towarów i usług określono w Dziale X „Rejestracja. Deklaracje i informacje podsumowujące. Zapłata podatku” rozdział 2 „Deklaracje” i rozdział 3 „Informacje podsumowujące”.

2.1. Deklaracje

Obecnie obowiązują deklaracje dla podatku od towarów i usług wprowadzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 marca 2013 roku w sprawie wzorów deklaracji dla podatku od towarów i usług:

- VAT-7 wersja 14, którą składają podatnicy, o których mowa w art.15 ustawy o VAT, obowiązani do składania deklaracji za okresy miesięczne, zgodnie z art.99 ust.1 ustawy o VAT,

- VAT-7K wersja 8, którą składają mali podatnicy, o których mowa w art.2 pkt 25 ustawy o VAT, rozliczający podatek za okresy kwartalne, zgodnie z art.99 ust. 2 lub 3 ustawy o VAT, niemający obowiązku płacenia zaliczek na podatek za okresy miesięczne,

- VAT-7D wersja 5 składają podatnicy inni niż mali, rozliczający podatek za okresy kwartalne, zgodnie z art.99 ust. 3 ustawy oraz podatnicy,którzy w ciągu roku podatkowego przekroczą kwoty, o których mowa w art.2 pkt 25 ustawy.

PAMIĘTAJ: Deklaracje podatkowe za okresy miesięczne należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, z zastrzeżeniem ust. 2-10, art. 130c i art. 133 (art.99 ust.1 ustawy o VAT). Deklaracje podatkowe za okresy kwartalne należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale (art.99 ust.2 ustawy o VAT).

2.2. Deklaracje dla szczególnych procedur

•

Zgodnie z art.130c ust.1-6 ustawy o VAT, podatnicy zidentyfikowani na potrzeby procedury szczególnej rozliczania VAT dotyczącej usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych lub usług elektronicznych świadczonych przez podmioty mające siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej, ale nieposiadające takiej siedziby w państwie członkowskim konsumpcji, na rzecz osób niebędących podatnikami, o których mowa w art.28a są obowiązani składać za pomocą środków komunikacji elektronicznej deklaracje na potrzeby rozliczenia VAT, zwane dalej „deklaracjami VAT”, do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, zwanego dalej „drugim urzędem skarbowym”. Deklaracje VAT składa się za okresy kwartalne w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. Termin ten upływa również, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. Deklaracja VAT powinna zawierać:

1) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

2) dla każdego państwa członkowskiego konsumpcji, w którym VAT jest należny:

a) całkowitą wartość usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych oraz usług elektronicznych pomniejszoną o kwotę VAT,

b) całkowitą kwotę podatku należnego przypadającą na usługi, o których mowa w lit. a, wraz z jej podziałem na kwoty odpowiadające poszczególnym stawkom VAT,

c) stawki VAT;

3) kwotę podatku należnego ogółem.

Kwoty w deklaracji VAT wyrażane są w euro.

•

Zgodnie z art.133 ust.1-5 ustawy o VAT, podmioty zagraniczne zidentyfikowane na potrzeby procedury szczególnej rozliczania VAT dotyczącej usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych lub usług elektronicznych świadczonych przez podmioty zagraniczne na rzecz osób niebędących podatnikami, o których mowa w art. 28a są obowiązane składać za pomocą środków komunikacji elektronicznej deklaracje VAT do drugiego urzędu skarbowego. Deklaracje VAT składa się za okresy kwartalne w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. Termin ten upływa również, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. Deklaracja VAT powinna zawierać:

1) numer identyfikacyjny, o którym mowa w art. 132 ust. 5;

2) dla każdego państwa członkowskiego konsumpcji:

a) całkowitą wartość usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych oraz usług elektronicznych pomniejszoną o kwotę VAT,

b) całkowitą kwotę podatku należnego przypadającą na usługi, o których mowa w lit. a, wraz z jej podziałem na kwoty odpowiadające poszczególnym stawkom VAT,

c) stawki VAT;

3) dla wszystkich państw członkowskich konsumpcji - całkowitą kwotę podatku należnego.

Kwoty w deklaracji VAT wyrażane są w euro.

2.3. Informacje podsumowujące

Na mocy art.100 ust.1 ustawy o VAT, informacje podsumowujące (zbiorcze informacje) są obowiązani składać podatnicy, o których mowa w art. 15, zarejestrowani jako podatnicy VAT UE, w przypadku dokonania:

1) wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów w rozumieniu art. 13 ust. 1 i 3, do których ma zastosowanie art. 42 ust. 1, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,

2) wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, o których mowa w art. 9 ust. 1 lub art. 11 ust. 1, od podatników podatku od wartości dodanej, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,

3) dostaw towarów zgodnie z art. 136 ust. 1 lub 2, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,

4) usług, do których stosuje się art. 28b, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej, świadczonych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, innych niż zwolnionych od podatku od wartości dodanej lub opodatkowanych stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca.

Informacje podsumowujące mają obowiązek składać także osoby prawne niebędące podatnikami w rozumieniu art. 15, zarejestrowane jako podatnicy VAT UE w zakresie wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, o których mowa w art. 9 ust. 1.

Wzór informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2013 roku w sprawie informacji podsumowującej o dok...