Wysyłanie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej

Jeszcze kilka lat temu polski ustawodawca nakładał dosyć restrykcyjne obowiązki na podatników pragnących wysyłać lub otrzymywać faktury w formie elektronicznej. Ani przedsiębiorcy ani doradcy podatkowi nie byli pewni na przykład, czy faktura przesłana w pliku o formacie PDF spełnia ustawowe warunki zapewnienia integralności treści, a zatem czy jest bezpiecznym dokumentem. Powodowało to, że przedsiębiorcy unikali elektronicznego wysyłania faktur, chcąc ochronić siebie i kontrahentów przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami podatkowymi. Jednakże prawo unijne i wytyczne Komisji Europejskiej konsekwentnie dążyły do zrównania faktur elektronicznych z papierowymi i dzisiaj możemy powiedzieć, że wysyłanie czy otrzymywanie faktur w formie elektronicznej jest równie proste i bezpieczne jak wysyłanie i otrzymywanie ich w formie papierowej.

Zgodnie z art.2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną jest, w myśl art.2 pkt 32 ustawy faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Faktura elektroniczna nie różni się od faktury papierowej w zakresie danych, które obowiązkowo powinna zawierać, jednakże jej stosowanie wymaga akceptacji odbiorcy (art.106n ust.1 ustawy). Przepisy ustawy nie precyzują jaką formę powinna mieć ta akceptacja i polscy przedsiębiorcy stosują różne praktyki w tym zakresie. Bardzo ostrożni ujmują taką akceptację w umowie lub aneksie do umowy, inni proszą o oświadczenie o akceptacji podpisane przez osoby formalnie uprawnione do reprezentowania kupującego, jeszcze innym wystarczy oświadczenie podpisane przez pracownika kontrahenta, czy też zwykła akceptacja wyrażona w formie wiadomości e-mail. W indywidualnej interpretacji o sygnaturze IPPP1/4512-669/15-2/EK z 30 września 2015 roku Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie potwierdził nawet, że wystarczająca jest akceptacja wyrażona ustnie, podczas rozmowy telefonicznej. W piśmiennictwie można odnaleźć również pogląd, że dopuszczalna jest akceptacja dorozumiana, polegająca na tym, że odbiorca przyjmuje faktury, księguje je w swoim systemie i płaci za nie. Oczywiście, decydując się na formę akceptacji należy, poza przepisami podatkowymi, również wziąć pod uwagę inne przepisy i zadbać o do-wody, które można będzie przedstawić na przykład podczas ewentualnego sporu cywilnoprawnego z kontrahentem.

Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór oświadczenia o akceptacji wysyłania faktur drogą elektroniczną:

OŚWIADCZENIE O AKCEPTACJI FAKTUR PRZESYŁANYCH DROGĄ ELEKTRONICZNĄ

Dane dostawcy

Dane odbiorcy

Działając w oparciu o art.106n ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (t.j. DZ. U. z 2011r. nr 177, poz.1054 ze zm.), niniejszym akceptuję przesyłanie przez Dostawcę faktur w formie elektronicznej, w formacie PDF, na podany poniżej adres e-mail: …...........................................................

Jednocześnie zobowiązuję się do przyjmowania faktur w formie papierowej w sytuacji, gdy przeszkody techniczne lub formalne uniemożliwiają przesłanie faktur drogą elektroniczną.

Zobowiązuję się do poinformowania o zmianie podanego powyżej adresu e-mail na co najmniej 3 dni robocze przed tą zmianą. Informacja o zmianie adresu e-mail zostanie przesłana na adres ..........................................................

…………………………………………………………………

(data, pieczęć i podpis wyrażającego zgodę)

Artykuł 106m ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług nakłada na podatników obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, zarówno tych wysyłanych w...