Zakup kasy rejestrującej a przepisy o podatku dochodowym i podatku od towarów i usług

1.1. Skutki zakupu kasy rejestrującej w podatku dochodowym

Wydatki poniesione na zakup kas fiskalnych co do zasady wolno zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Powyższe wynika z faktu, że obowiązek ich stosowania został nałożony na podatników przepisami prawa i z tego powodu nie wątpliwie wykazują one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz osiąganymi przez nich przychodami. Wydatki te nie tylko więc spełniają ogólne przesłanki odnośnie kwalifikacji kosztów, do kosztów podatkowych (o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych), ale także nie zostały przez ustawodawcę ze wspomnianych kosztów wyłączone.

Różnie jednak przedstawia się kwestia ich ujmowania w kosztach uzyskania przychodów. W zależności bowiem od wartości konkretnego urządzenia, a w niektórych przypadkach również od woli Podatnika, kwalifikacja omawianych wydatków do kosztów może się odbywać albo bezpośrednio, lub też w sposób pośredni, tj. w formie odpisów amortyzacyjnych.

Przedstawmy zatem takie przypadki:

• Jeżeli wartość kasy fiskalnej nie przekracza kwoty 3.500 zł, podatnikowi wolno rozliczyć wydatki poniesione na jej nabycie do kosztów podatkowych:

- bezpośrednio w miesiącu oddania jej do używania - bez zaliczenia tego składnika majątku do środków trwałych (art. 22d updof, art. 16d updop),

- w formie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego (w miesiącu oddania kasy do używania albo w miesiącu następnym) - w przypadku ujęcia omawianego składnika majątku w ewidencji środków trwałych (art. 22f ust. 3 updof, art. 16 f ust. 3 updop),

- w postaci odpisów amortyzacyjnych dokonywanych sukcesywnie (na zasadach określonych w art. 22h-22m updof oraz art. 16h-16m updop) - również pod warunkiem uznania kasy za środek trwały w firmie (art. 22 ust. 3 updof, art. 16f ust. 3 updop).

• W przypadku natomiast, gdy wartość urządzenia jest większa niż 3.500 zł, wydatki na jego nabycie stanowią koszty uzyskania przychodów jedynie poprzez od pisy amortyzacyjne, dokonywane w sposób wskazany art. 22h-22m updof i art. 16h-16m updop.

Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy przewidywany okres używania kasy będzie krótszy niż 1 rok.

Rozliczając wydatki na zakup kas rejestrujących, będącymi środkami trwałymi, należy mieć na uwadze fakt, że środkiem trwałym jest kasa fiskalna, która spełnia warunki określone odpowiednio w art. 22a ust. 1 updof oraz art. 16a ust. 1 updop. Zgodnie z powołanymi przepisami, środkami trwałymi są stanowiące własność bądź współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania m.in. maszyny, urządzenia i inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez Podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

O uznaniu danego składnika majątku za środek trwały decyduje zatem (oprócz kryterium własności oraz kompletności i zdatności do użytku) także przewidywany przez podatnika okres, przez jaki ten składnik będzie używany. Jeśli okres ten jest dłuższy niż rok, wspomniany składnik majątku podatnik powinien ująć w ewidencji środków trwałych i amortyzować.

Amortyzacji tych urządzeń dokonuje się na ogólnych zasadach określonych w tym zakresie przez przepisy ustaw o podatku dochodowym, przy czym należy pamiętać o tym, że podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych, które będą pomniejszać przy chody Podatnika, jest wartość początkowa kas. Przy określaniu wartości początkowej kasy jako środka trwałego podlegającego amortyzacji co do zasady należy brać pod uwagę cenę nabycia w kwocie netto, a więc bez VAT – na co wyraźnie wskazuje brzmienie powołanych wcześniej przepisów (art. 22g ust. 3 updof, art. 16g ust. 3 updop.). Taki sposób postępowania ma swoje uzasadnienie w treści pozostałych regulacji ustaw o podatku dochodowym. Przyjętą na gruncie tych ustaw zasadą jest bowiem, że VAT co do zasady nie jest uznawany za koszt uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a updof, art. 16 ust. 1 pkt 46 lit a updop). Wyjątek stanowi jednak m.in. podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik jest zwolniony z VAT, bądź nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odsprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od VAT.

Podatek naliczony wolno też potrącić w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli podatek naliczony VAT nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Aby kasa rejestrująca była urządzeniem kompletnym i zdatnym do użytku, a tym samym spełnia ła kryteria umożliwiające uznanie jej za środek trwały a co za tym idzie dokonywanie w efekcie odpisów amortyzacyjnych podlegających zaliczeniu do kosztów podatkowych – musi zostać ufiskalniona. Fiskalizacja oznacza jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy wraz z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem pierwszego dobowego raportu fiskalnego (§2 pkt 2 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania Dz. U. Nr 212, poz. 1338 ze zm.). Powinien jej dokonać na podstawie zgłoszenia dokonanego przez podatnika upoważniony (tj. legitymujący się identyfikatorem nadanym przez producenta lub importera) pracownik serwisu.

Obowiązek fiskalizacji kasy przekłada się na możliwość zaliczenia wydatków poniesionych na jej zakup także w sytuacji, gdy jej wartość nie przekroczyła 3.500 zł, w związku z czym podatnik nie zaliczył jej do środków trwałych.

1.2. Skutki zakupu kasy rejestrującej w podatku od towarów i usług

1.2.1. Odliczenie VAT naliczonego przy nabyciu kasy

Nabycie kasy rejestrującej daje podatnikowi również prawo do korzy stania z preferencji przysługujących na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, czyli z możliwości pomniejszenia podatku należnego o wartość VAT naliczonego w związku z zakupem tego urządzenia. Warto przypomnieć, że uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego przysługuje podatnikom w takim zakresie, w jakim towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Powyższa reguła obowiązuje także w odniesieniu do nabycia kas fiskalnych. Oznacza to, że prawo do odlicze nia podatku naliczonego przy zakupie kasy przysługuje w takim zakresie, w jakim to urządzenie będ...