Odpowiedź
Nie ma możliwości dokonania korekty sprzedaży bezpośrednio w pamięci kasy rejestrującej (fiskalnej), w tym - zarejestrowania w takiej kasie zwrotu lub reklamacji towaru. Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, skutkujące zwrotem całości lub części należności (zapłaty), należy ująć w odrębnej ewidencji.
Uzasadnienie
Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy o VAT. I tak, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Co do zasady zatem, sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej objęta jest obowiązkiem rejestracji na kasie fiskalnej.
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani - na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. a i b ustawy o VAT - wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub - za zgodą nabywcy - w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Kwestie dotyczące prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (dalej: r.k.r.). Jak wynika z uregulowań § 2 pkt 13-15 r.k.r., zapisy w poszczególnych pamięciach kasy rejestrującej nie mogą być zmieniane. Dopuszczalne jest natomiast skorygowanie tych zapisów poprzez prowadzenie odrębnej ewidencji, powodem zaś takiej korekty może być m.in. zwrot towarów (§ 3 ust. 3 r.k.r.).
Przepis § 3 ust. 3 r.k.r. precyzuje, że zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
- datę sprzedaży,
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Podsumowując, z uwagi na to, że kasa rejestrująca nie umożliwia korekty danych zapisanych w pamięci fiskalnej, zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług powinny być ujmowane w odrębnej ewidencji. Przedmiotowa ewidencja musi zawierać wszystkie elementy wymienione w § 3 ust. 3 pkt 1-7 r.k.r. (to jest m.in. odpowiednie zapisy, dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, podpisany przez obie strony protokół przyjęcia zwrotu towaru).
Podstawa prawna: art. 111 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, § 2 pkt 13-15, § 3 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.
