Błędne zaewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej

ODPOWIEDŹ

Należy niezwłocznie dokonać korekty nieprawidłowo zewidencjonowanej sprzedaży przez ujęcie jej w odrębnej ewidencji zachowując błędny paragon natomiast kwotę transakcji ponownie wprowadzić do kasy w prawidłowej wysokości wydając jednocześnie klientowi paragon, a w przypadku awarii kasy i braku możliwości dalszego ewidencjonowania obrotu zaprzestać sprzedaży do momentu naprawy kasy lub zastosować kasę rezerwową.

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług sprzedawcy rejestrujący obrót i kwotę podatku należnego za pomocą kas fiskalnych mają obowiązek drukować i wydawać nabywcy oryginał paragonu. Ewidencję zwrotów towarów i tryb postępowania w przypadku dokonywania korekt obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących związanych z popełnianymi przez podatników błędami w trakcie ewidencjonowania wprowadziło rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących.

Pamięć fiskalna kasy jest urządzeniem zawierającym elektroniczny nośnik danych, umożliwiającym jednokrotny, niezmienialny zapis danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (§ 2 pkt 11 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Ta cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości zarejestrowania w kasie rejestrującej zwrotu lub reklamacji towarów i dokonywania korekt obrotu po zatwierdzeniu transakcji.

Zapis § 3 ust. 3 rozporządzenia stanowi, że nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Podatnik musi prowadzić zatem odrębną, ściśle określoną ewidencję korekt.

Potwierdzeniem tego są również zapisy § 14 ust. 1 pkt 20 a, b i c - rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, zgodnie z którymi, program pracy kasy musi posiadać funkcję uniemożliwiającą następujące działania kasy:

• rejestrowanie zwrotu towarów lub usług,

• dokonywanie sprzedaży lub korekt wartościowych i liczbowych paragonu powodujących w ich wyniku ujemną wartość sprzedaży dla dowolnej stawki podatku i sprzedaży zwolnionej z podatku,

• dokonywanie korekt oraz anulowanie paragonu po jego akceptacji.

W pytaniu opisano, iż usługa została wykonana, posiłek wydano a ewidencjonując sprzedaż najprawdopodobniej wybrał Pan zły kod usługi, dodatkowo jeszcze powielając kwotę obrotu. Wobec powyższego zaszła oczywista pomyłka, którą stwierdzono w obecności klienta, błędny paragon został zachowany, zatem w tym przypadku znajdzie zastosowanie zapis § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas, który stanowi, iż w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1. błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),

2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której ta pomyłka nastąpiła.

W takiej sytuacji, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości (zapis § 3 ust. 6 ww. rozporządzenia). Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnik jest obowiązany do sporządzenia raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Jednocześnie na podstawie zapisu § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia podatnik sporządza również raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

W wyniku przyjęcia zwrotu towaru, reklamacji lub wystąpienia oczywistej pomyłki wartość widniejącą na tych wydrukach trzeba pomniejszyć o kwotę dokonanej korekty dokumentem księgowym, w celu określenia prawidłowej wysokości podatku należnego.

W opisywanym przypadku nie dopełnił Pan podstawowego obowiązku określonego w zapisie art. 111 ust. 1 i 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz § 6 ust.1 pkt 1 rozporządzenia. Przepisy te zobowiązują podatnika prowadzącego ewidencję do ewidencjonowania obrotu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych i wydania nabywcy bez jego żądania paragonu fiskalnego. Należało, zatem ponownie zaewidencjonować w kasie sprzedaż. Należy pamiętać, iż sprzedaż z pominięciem kasy i niewydanie klientowi dowodu zakupu, jakim jest paragon fiskalny jest zagrożone sankcją wynikającą z zapisu art. 62 § 5 ustawy Kodeks karny skarbowy (Kks) w związku z art. 62 § 4 Kks.

Podsumowując, w opisywanym przypadku powinien Pan zachować błędny paragon, dokonać korekty oczywistej pomyłki w ewidencji korekt opisując przyczynę jej popełnienia zgodnie z zapisem § 3 ust. 5 rozporządzenia oraz zaewidencjonować na kasie sprzedaż w prawidłowej wysokości wydając klientowi paragon z przeprowadzonej transakcji. W przypadku braku możliwości dalszego ewidencjonowania w związku z ewentualną awarią stosowanej kasy należy zastosować kasę rezerwową, a w przypadku braku takiej kasy bezwzględnie zaprzestać sprzedaży (art. 111 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług).

Anna Kassian

Podstawa prawna: art. 111 ust. 3 i ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 710, ze zm.), § 2 pkt 11, § 3 ust. 3, 5 i 6, § 6 ust. 1 pkt 1,3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013r., poz. 363), art. 62 § 4 i 5 ustawy z dnia 10 września 1999r. Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2013r., poz. 186 ze zm.), § 14 ust. 1 pkt 20 a, b i c rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz.U. z 2013r., poz. 1076).