Brak potwierdzenia odbioru faktury korygującej

ODPOWIEDŹ

Podatnik ma możliwość ujęcia faktury korygującej obniżającej podstawę opodatkowania i podatek należny w rozliczeniach VAT pomimo braku posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę, jeżeli spełnione są łącznie dwa warunki:

• miała miejsce udokumentowana próba doręczenia faktury korygującej do nabywcy, oraz z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca ma wiedzę że transakcja została zrealizowana zgodnie  z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

• Dokumentem potwierdzającym odbiór faktury korygującej przez nabywcę może być np.:

  • potwierdzenie przez adresata przyjęcia przesyłki poleconej (za zwrotnym poświadczeniem odbioru),

  • pisemne odrębne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej,

  • faks potwierdzający odbiór faktury korygującej,

  • potwierdzenie przesłane drogą elektroniczną,

  • potwierdzony odbiór faktury korygującej przesłany drogą elektroniczną (czyli zwrotne potwierdzenie dostarczenia wiadomości, przesyłane przez program pocztowy).

UZASADNIENIE

Podstawą opodatkowania podatkiem od towarów i usług jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o  podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Podstawę opodatkowania obniża się o:

• kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;

• wartość zwróconych towarów i opakowań,

• zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;

• wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w  którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano. Powyższe przepisy stosuje się również w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Należy zauważyć, że ustawa o VAT nie przewiduje żadnych konkretnych form potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub przez usługobiorcę. Tym samym, należy uznać, że podatnik posiada swobodę wyboru możliwych form potwierdzenia, że nabywca otrzymał fakturę korygującą. Zatem istotą jest, aby sprzedawca towarów lub usług dla celów obniżenia podatku należnego posiadał dokumentację, z której jednoznacznie wynika, iż  nabywca (kontrahent) wie, że transakcja została zrealizowana w sposób wynikający z faktury korygującej.

Wobec powyższego każda z następujących form doręczenia z osobna będzie uprawniała Czytelnika do obniżenia postawy opodatkowania i kwoty należnego podatku, tj.: zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego zawierającego fakturę korygującą doręczone za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A., skan faktury korygującej podpisanej przez nabywcę, czy też faks potwierdzający odbiór faktury korygującej przesłany drogą elektroniczną.

Potwierdzenie powyższego znaleźć można w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w  Warszawie z 2 października 2014 r. nr IPPP1/443-819/14-4/IGo stwierdził, że: „Organy podatkowe akceptują każdy rodzaj potwierdzenia, który pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić, czy  i  kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy. Czyni zadość warunkowi legitymowania się potwierdzeniem odbioru korekty faktury przez nabywcę np. potwierdzenie przez adresata przyjęcia przesyłki poleconej (za zwrotnym poświadczeniem odbioru), pisemne odrębne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej, zwrotnie przesłana kopia podpisanej faktury korygującej, fax potwierdzający odbiór faktury korygującej, potwierdzenie przesłane drogą elektroniczną, potwierdzony odbiór faktury korygującej przesłany drogą elektroniczną, czy też posiadanie dowodów zapłaty lub dokumentów księgowych umożliwiających określenie kwoty rzeczywiście zapłaconej na rzecz podatnika z  tytułu danej transakcji przez nabywcę towarów lub usług”. Natomiast w sytuacji braku potwierdzenia odbioru korekty faktury przez nabywcę Podatnik będzie musiał udokumentować próbę doręczenia faktury korygującej oraz fakt, iż klient wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi

Udokumentowana próba doręczenia nie musi okazać się skuteczna. Konieczne jest jedynie udokumentowanie przez sprzedawcę samej próby doręczenia faktury korygującej. Należy więc stwierdzić, że jeśli sprzedawca jest w stanie w jakikolwiek sposób wykazać to, że podjął próbę doręczenia faktury korygującej do nabywcy, wówczas nie ma on obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej i przy spełnieniu drugiego ze wskazanych warunków może on obniżyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego podatku VAT.

Natomiast dla uzyskania potwierdzenia, że kontrahent posiada wiedzę na temat warunków rozliczenia transakcji po korekcie, można stosować alternatywnie:

• wyciąg z rachunku bankowego firmy zawierający przelewy przychodzące lub potwierdzenie otrzymania przelewu, z których to dokumentów wynika, że kontrahent dokonał płatności za usługi z uwzględnieniem wystawionej przez firmę faktury korygującej,

• wyciąg z rachunku bankowego firmy zawierający przelewy wychodzące lub potwierdzenie dokonania przelewu przez firmę, z których to dokumentów wynika, że firma zwróciła kontrahentowi kwotę wynikającą z faktury korygującej,

• potwierdzenie rozrachunków (sald), z których wynika fakt ujęcia faktury korygującej przez nabywcę w jego księgach,

• korespondencja z klientem (np. wiadomości elektroniczne, w których klient wskazuje nr rachunku bankowego do dokonania przez Spółkę zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia) z której wynika, że posiada on informacje o rozliczeniu transakcji na zasadach obowiązujących po korekcie.

Podsumowując, w przypadku braku potwierdzenia odbioru przez klienta faktury korygującej, należałoby udokumentować próbę doręczenia korekty (na skrzynce email w folderze wysłane należałoby skonfigurować zapisywanie wysłanych wiadomości e-mail) oraz fakt, że klient posiada wiedzę na temat rozliczenia transakcji po korekcie (wyciąg z rachunku bankowego zawierający przelew z uwzględnieniem korekty).

EWIDENCJA W DEKLARACJACH: w deklaracji VAT-7(17) korektę zmniejszającą podstawę opodatkowania i podatek należny należy wykazać odpowiednio w poz. 15 i 16 dla dostawy opodatkowanej stawką VAT w wys. 5%, w poz. 17 i 18 dla dostawy opodatkowanej stawką VAT w wys. 8% lub w poz. 19 i 20 dla dostawy opodatkowanej stawką VAT 23%.

Paulina Pawluk

Podstawa prawna: art. 29a ust. 1, ust. 13, ust. 14 i ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT.