Ciężar dowodu danych z „białej listy”

Odpowiedź

Zgodnie z art. 180 § 1 ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W opinii Ministerstwa Finansów, w celu udowodnienia weryfikacji kontrahenta należy - na dzień zlecenia płatności -  wygenerować plik pdf zawierający informację 
o sprawdzeniu wykazu w konkretnym dniu na wybrany dzień i zachować go w formie elektronicznej (np. zrobić zrzut ekranu) lub wydrukować.

Uzasadnienie

Podatnicy VAT, którzy w ramach transakcji krajowych nabywają towary i usługi udokumentowane fakturą VAT, powinni wykazać się należytą starannością w zakresie weryfikacji kontrahenta oraz okoliczności transakcji. Dokonanie takiej należytej weryfikacji może bowiem uchronić nabywcę przed utratą prawa do odliczenia VAT (art. 88 ust. 3a w związku z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług). 

Z tego względu przedsiębiorca, w celu wykazania przed organem podatkowym, że dochował należytej staranności przy weryfikacji swojego kontrahenta oraz okoliczności transakcji, powinien podjąć odpowiednie działania, które mają udowodnić, że nie wiedział on i nie mógł wiedzieć, że uczestniczy w oszustwie (nadużyciu) podatkowym. Tylko w ten sposób można uchronić się przed zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT od transakcji, która miała na celu naruszenie prawa lub oszustwo. Nabywca, który odliczył podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług, w przypadku gdy się okazało, że sprzedawca brał udział w przestępstwie (nadużyciu) mającym na celu wyłudzenie VAT, jest oceniany przez organy podatkowe i sądy administracyjne w kontekście dobrej i złej wiary (por. wyrok NSA z 5 kwietnia 2019 r., sygn. akt I FSK 818/17). 

Wskazać należy, że należyta staranność podatnika podatku od towarów i usług w relacjach handlowych (dobra wiara), to stan świadomości podatnika i związana z tym powinność oraz możliwość przewidywania określonych zdarzeń, że uczestniczy w działaniach prowadzących do wyłudzenia nienależnego zwrotu podatku. Aby działać w “złej wierze” podatnik nie musi mieć świadomości, że swoim działaniem (zaniechaniem) narusza prawo, ale także jeżeli w danych okolicznościach może i powinien taki stan przewidzieć (wina w postaci niedbalstwa). Innymi słowy “w złej wierze” jest ten, kto wie (ma pozytywną wiedzę) o istotnym i rzeczywistym stanie faktycznym, a także ten, kto takiej wiedzy nie posiada wskutek swego niedbalstwa (por. wyroki NSA: z 21 czerwca 2017 r., sygn. akt I FSK 1964/15 oraz z 17 stycznia 2019 r., sygn. akt I FSK 436/17).  
Narzędziem do weryfikacji kontrahentów jest tak zwana biała lista podatników VAT, czyli wykaz, który pozwala na sprawdzenie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, jak również umożliwia potwierdzenie rachunku bankowego kontrahenta, na który ma zostać dokonany przelew (art. 96b ustawy o VAT). Przedsiębiorca powinien weryfikować ten wykaz (na dzień zlecenia płatności) za każdym razem, gdy płatność za towar lub usługę przekracza kwotę 15.000 zł. W sytuacji gdy płatność zostanie dokonana na rachunek niezgodny z rachunkiem widniejącym w profilu kontrahenta w wykazie, zapłacona kwota nie będzie mogła zostać zakwalifikowana jako koszt podatkowy (art. 22p ust. 1 u.p.d.o.f. w związku z art. 19 p.p.). 
Wykaz ten jest dostępny na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Dostęp do wykazu jest możliwy także za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Aktualizacja wykazu podatników VAT odbywa się wyłącznie w dni robocze, raz na dobę, z wykazu możliwe jest pobranie informacji o dacie oraz godzinie, w której podatnik dokonał weryfikacji kontrahenta. Dodatkowo możliwe jest sprawdzenie wstecz (do 5 lat) jaki podatnik miał numer rachunku bankowego, w okresie, kiedy był on zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. 

Wskazać należy, że negatywna weryfikacja podmiotu w wykazie podatników VAT powinna być również zachowana w celach dowodowych. Ponadto w zależności od celu weryfikacji (dochowanie należytej staranności czy też umożliwienie zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów dokonanej płatności) należy też wystąpić o potwierdzenie do naczelnika urzędu skarbowego, że podmiot jest podatnikiem VAT czynnym lub zwolnionym lub przedstawić zawiadomienie o zleceniu płatności na rachunek nieujawniony w wykazie na dzień dokonywania zlecenia.
Reasumując, weryfikacja kontrahentów w wykazie podatników VAT nie jest obowiązkowa, jednak brak takiej weryfikacji grozi negatywnymi konsekwencjami, takimi jak niedochowanie należytej staranności, brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów lub podważenie takiego zaliczenia, jak również ryzykiem poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej podatku VAT, wynikającej z niezweryfikowanej płatności (art. 117ba i art. 117bb ustawy o VAT). 

 

Podstawa prawna: art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 3a, art. 96b ustawy o VAT, art. 117ba i art. 117bb, art. 180 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, art. 22p, ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.