Zakończenie współpracy z biurem rachunkowym

Odpowiadając na to pytanie należy stwierdzić, iż zakres dokumentacji księgowej jest ściśle związany z zakresem umowy pomiędzy podmiotem a biurem rachunkowym. Generalnie biuro rachunkowe powinno wydać swojemu klientowi wszystkie dokumenty, które zostały przez klienta przekazane w celu prowadzenia ksiąg oraz rozliczeń podatkowych, a także dokumenty które zostały przez biuro sporządzone w ramach świadczenia usług dla klienta.

Do podstawowych dokumentów związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i podatkowych, które należy wydać klientowi należą:

a) zapisy wszystkich dzienników księgowych (np. sprzedaży, zakupów, bankowy, kasowy, dokumentów pk);

b) zapisy na poszczególnych kontach księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych (najlepiej zapisy miesięczne);

c) zestawienia obrotów i sald (najlepiej miesięczne);

d) rejestry VAT (rejestry zakupu i sprzedaży);

e) kalkulacje zaliczek na podatek CIT oraz roczną kalkulację podatku;

f) rejestr środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wraz z tabelą amortyzacyjną (tzw. plan amortyzacji) oraz ewidencja wyposażenia;

g) dokumenty stanowiące dowody księgowe (o ile zostały przekazane), czyli faktury zakupów, faktury sprzedaży, paragony, wyciągi bankowe, raporty kasowe, dokumenty kasowe (Kp i Kw) itp.;

h) deklaracje podatkowe w tym głównie CIT, VAT oraz podatku od nieruchomości;

i) dokumenty sprawozdawczości do odpowiednich urzędów państwowych w tym na przykład NBP, GUS, PFRON.

Ponadto, w zależności od zakresu świadczonych usług, dokumentami które należy przekazać są:

a) listy płac wraz z kalkulacją wynagrodzeń;

b) deklaracje ZUS i PIT;

c) analityka zapasów;

d) kalkulacje dokonanych odpisów aktualizujących aktywa (np. zapasy);

e) kalkulację rezerw (o ile nie korzystano z usług aktuariusza);

f) kalkulację podatku odroczonego;

g) zestawienie szczegółowe dotyczące rozliczeń międzyokresowych kosztów i przychodów;

Należy zaznaczyć, iż powyższa lista nie jest wyczerpująca.

W miarę możliwości dokumenty mogą być przekazane w formie elektronicznej, niemniej podmiot, który odbiera takie dokumenty powinien mieć możliwość korzystania z nich (np. posiadać taki sam program księgowy). Jeżeli nie, to dokumenty należy przekazać w formie papierowej (spełniającej wymagania ustawowe, w tym np. musi być wyszczególniona nazwa podmiotu, data za jaki okres jest sporządzony dokument itd.). Każdorazowo przy przekazywaniu ksiąg rachunkowych, sugeruje się sporządzić pisemny protokół, w którym zostaną wyszczególnione przekazywane zbiory. W protokole można również zawrzeć informację na temat stwierdzonych ewentualnych braków lub nieprawidłowości w dokumentacji księgowej.

Michał Iwanina

Biegły Rewident