Czy można nadal używać „starą” kasę po wymianie na kasę on-line

Odpowiedź

W przypadku wymiany „starej” kasy fiskalnej na kasę on-line można przekwalifikować „stare” urządzenie na kasę rezerwową, o czym należy powiadomić urząd i jednocześnie wskazać aktualne miejsce jej instalacji. Jeżeli jednak Czytelnik podejmie decyzję o zaprzestaniu jej używania to należy spełnić obowiązki określone w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących

Uzasadnienie

Od 1 maja 2019 r. sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna być, co do zasady, ewidencjonowana przy zastosowaniu kas on-line posiadających wbudowaną funkcjonalność, która umożliwia połączenie i przesyłanie informacji między kasą rejestrującą a równocześnie stworzonym Centralnym Repozytorium Kas (art. 111 ust.6a ustawy o podatku od towarów i usług ). Wejście w życie wskazanego obowiązku nie spowodowało od razu braku możliwości dalszego używania przez podatników dotychczas stosowanych kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii 
(art. 145a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług).
Jednak możliwość ta stopniowo będzie ograniczana poprzez określenie czynności, które mogą być ewidencjonowane przy zastosowaniu kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii tylko do dnia określonego przepisami (art. 145b ust.1 pkt 1-3 ustawy).
Zgodnie z art. 145b ust. 2 przepis ust. 1 stosuje się tylko do kas rejestrujących, przy zastosowaniu których jest prowadzona ewidencja sprzedaży w zakresie sprzedaży towarów lub świadczenia usług wymienionych w ust. 1.
W związku z powyższym nie ma przepisu nakazującego podatnikom rozpoczynającym stosowanie kas on-line zaprzestanie używania kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Nawet podatnicy, których dotyczą przepisy art. 145b ust. 1 pkt 1-3 ustawy mogą po upływie terminów wynikających z tych przepisów nadal używać „stare” kasy, jednakże nie mogą być one używane do ewidencjonowania czynności określonych tymi przepisami (dotyczy to np. usług napraw pojazdów silnikowych, związanych z wyżywieniem, fryzjersko – kosmetycznych, budowlanych, prawniczych, opieki medycznej itd.).
Zgodnie z art. 111 ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.  Czytelnik może zatem np. zgłosić „starą” kasę jako kasę rezerwową, która będzie miała zastosowanie w przypadku awarii kasy podstawowej i w takim wypadku wskazuje aktualne miejsce jej instalacji.
W przypadku jednak podjęcia decyzji o likwidacji użytkowanej dotychczas kasy rejestrującej zgodnie z § 34 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących należy:

• wystawić raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny),
• niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzić z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia,
• złożyć protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego,
• sporządzić i złożyć, wraz z protokołem, do właściwego urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia. 

W wyniku złożenia przez Czytelnika protokołu z odczytu pamięci fiskalnej kasy oraz wniosku o wyrejestrowanie kasy naczelnik urzędu skarbowego dokona wykreślenia jej z Centralnej Ewidencji Kas Rejestrujących (CEKR).
Podsumowując, w przypadku wymiany „starej” kasy fiskalnej na kasę on-line Czytelnik nie ma obowiązku zgłaszania zaprzestania używania kasy. Informuje o takim fakcie tylko wtedy gdy likwiduje i wycofuje ją z użytkowania do ewidencjonowania sprzedaży, dokonując jednocześnie odczytu pamięci kasy przy pomocy uprawnionego serwisanta i sporządzając z tej czynności protokół. Następnie dostarcza w terminie 5 dni od daty przeprowadzenia ww. czynności sporządzony dokument razem z wnioskiem o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas osobiście lub za pośrednictwem poczty, do właściwego urzędu skarbowego. Jeśli będzie stosował kasę jako urządzenie rezerwowe, to powiadamia o swojej decyzji naczelnika urzędu skarbowego wskazując aktualne miejsce instalacji kasy.
 

Podstawa prawna: art. 111 ust. ust. 3 i ust. 6a, art. 145a ust. 1, art. 145b ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, § 34 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących.