Czynności podejmowane przez podatnika i serwis związane z awarią kasy

Odpowiedź

W nielicznych przypadkach Czytelnik może sam próbować rozwiązać zaistniały problem, jednakże najczęściej niezbędna jest interwencja uprawnionego serwisu lub serwisu głównego. Jeśli kasa zostanie naprawiona, to Czytelnik może ją nadal użytkować aż do wyczerpania pamięci fiskalnej, w przeciwnym przypadku kasa musi być zlikwidowania, ponieważ pamięć w kasach z papierowym zapisem kopii nie podlega już wymianie. Z chwilą zakończenia używania kasy, niezwłocznie należy dokonać odczytu pamięci fiskalnej i sporządzić  protokół z odczytu. Należy również złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy.

Uzasadnienie

Sytuacja w której dochodzi do awarii kasy prowadzi do przerwania sprzedaży i naraża na straty finansowe podatnika. Jeżeli kasa jest niesprawna, nie ma możliwości kontynuowania sprzedaży do momentu, aż problem zostanie rozwiązany, chyba że Czytelnik posiada kasę rezerwową (art. 111 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług). Jednym usterkom można zaradzić samodzielne, inne wymagają interwencji serwisu.
Przypadki w których Czytelnik może samodzielnie rozwiązać problem to np.: 

• zawieszenie urządzenia fiskalnego – wyłączamy urządzenie, odłączamy baterię, a następnie ponowne podpinamy i uruchamiamy kasę. W rezultacie, często zaczyna ona prawidłowo funkcjonować,
• nieprawidłowa praca mechanizmu drukującego - może zależeć od niekorzystnego środowiska np. nadmierne zanieczyszczenie - można przedmuchać mechanizm drukujący za pomocą sprężonego powietrza, gdy taki zabieg nie pomaga, należy zwrócić się o pomoc do serwisu bez dalszej ingerencji w urządzenie,
• przyczyną awarii mogą być błędy popełniane przez osoby korzystające z kasy fiskalnej – np. wypuszczanie przez kasę pustego papieru. Awaria w takim przypadku wynika z pomyłki użytkownika, który w nieodpowiedni sposób umieścił materiały eksploatacyjne w mechanizmie drukującym. W konsekwencji, kasa nie pracuje z termiczną stroną papieru, przez co wystawienie paragonu z nadrukowanymi danymi staje się niemożliwe. 

W przypadku poważniejszych uszkodzeń mechanicznych czy przypadkowego zalania niezbędna jest interwencja serwisu np. w przypadku komunikatu - błąd pamięci fiskalnej. Jeżeli taka informacja pojawi się na wyświetlaczu, powinniśmy niezwłocznie poinformować o tym fakcie serwis. Jednakże dostęp do pewnych podzespołów kasy fiskalnej, odpowiedzialnych za prawidłowe rejestrowanie i przechowywanie danych o prowadzonej ewidencji obrotu są niedostępne dla firmy, która serwisuje kasę rejestrującą podatnika, problemem może także być sytuacja gdy naprawa wymaga zorganizowania nietypowych części kasy. Każda awaria, która nie pozwala na prawidłowe ewidencjonowanie powoduje wadę, zmuszającą Czytelnika do jej usunięcia.
Obowiązkiem podatnika używającego kasę jest m.in:

• sprawdzanie poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku,
• niezwłoczne zgłaszanie podmiotowi prowadzącemu serwis każdą nieprawidłowość w pracy kasy (§ 9 ust. 1 pkt 1,2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

W sytuacji awaryjnej serwis kas należy podjąć nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia żądania dokonania serwisu przez Czytelnika, chyba że uprawniony serwis dokonał z nim innych ustaleń (§ 51 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).
Niestety nie każdą awarię nawet w przypadku ingerencji serwisu głównego można usunąć, zachodzi w takim przypadku konieczność wymiany modułu fiskalnego lub całkowita likwidacja stosowanego przez podatnika urządzenia. Serwis podczas ingerencji we wstępnej ocenie może poinformować podatnika o możliwości usunięcia awarii kasy i wariantach postępowania związanych z opłacalnością dalszego jej stosowania. Jeśli Czytelnik zdecyduje się na likwidację urządzenia to taka sytuacja spowoduje w związku z zakończeniem używania kasy z papierowym zapisem kopii obowiązek:

1. wystawienia raportu fiskalnego dobowego i raportu fiskalnego okresowego (miesięczny),
2. niezwłocznego, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzenia z tej czynności protokołu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia,
3. złożenia protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego,
4. złożenia, wraz z w/w dokumentami, do właściwego urzędu skarbowego wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia (§ 34 rozporządzenia).

W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii, serwisant po zgłoszeniu przez podatnika sytuacji awaryjnej dotyczącej pamięci podręcznej kasy sporządza protokół według procedury określonej w instrukcji serwisowej kasy. Protokół powinien zawierać opis sytuacji awaryjnej oraz jej przyczyny, ze wskazaniem, czy związane one były z konstrukcją kasy czy z działaniami podatnika. W przypadku ujawnienia awarii związanej z konstrukcją kasy, protokół ten przesyła do podmiotu prowadzącego serwis główny, w celu uzupełnienia o opinię o przyczynach jej wystąpienia i o informację o odnotowanej liczbie takich sytuacji w danym typie kas. Tak uzupełniony protokół, podmiot prowadzący serwis główny niezwłocznie przesyła do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego oraz do Prezesa Głównego Urzędu Miar (§ 45 rozporządzenia).
Natomiast w sytuacji gdy serwisant stwierdzi brak możliwości wykonania odczytu, przesyła niezwłocznie kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny w celu dokonania odczytu pamięci fiskalnej. Podmiot prowadzący serwis główny dokonuje odczytu i sporządza protokół według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia. W przypadku gdy nie będzie możliwości odczytu pamięci fiskalnej, w protokole określa przyczyny tej okoliczności. Protokół sporządza się czytelnie i jest on podpisany przez podmiot prowadzący serwis główny. Zamieszczony podpis musi być czytelny za wskazaniem imienia i nazwiska uprawnionego pracownika podmiotu prowadzącego serwis główny. Oryginał tego protokołu przesyła się w terminie 3 dni od jego sporządzenia do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, a kopię protokołu do podatnika. W przypadku stwierdzenia przez serwis główny braku możliwości odczytu kopię protokołu przesyła się dodatkowo do Prezesa Głównego Urzędu Miar (§ 46 rozporządzenia).
W przypadku zakończenia używania kasy z papierowym zapisem kopii, gdy nie było możliwości odczytu pamięci kasy, podatnik sporządza i składa do swojego urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia, w terminie 5 dni od dnia otrzymania kopii protokołu, o którym mowa w § 46 ust. 4. W przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik nie może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy (§ 35 i § 36 rozporządzenia).
Art. 145a ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług określa, iż w kasach rejestrujących z papierowym zapisem kopii pamięć  fiskalna nie podlega już wymianie.
W wyniku złożenia przez Czytelnika lub przesłania przez serwis główny protokołu z odczytu pamięci fiskalnej kasy oraz złożenia przez Czytelnika wniosku o jej wyrejestrowanie naczelnik urzędu skarbowego dokona wykreślenia jej z  prowadzonej przez siebie Centralnej Ewidencji Kas Rejestrujących (CEKR).
Podsumowując, jeżeli kasa rejestrująca stosowana przez Czytelnika będzie mogła zostać naprawiona przez uprawniony serwis lub serwis główny to może ona być nadal stosowana do momentu wyczerpania jej pamięci. Brak możliwości naprawy stosowanej przez Czytelnika kasy mimo, iż była stosowana przez krótki okres powoduje konieczność jej likwidacji, gdyż nie zezwala się już na wymianę pamięci kas z papierowym zapisem kopii. W przypadku zaprzestania użytkowania kasy należy z serwisantem niezwłocznie dokonać odczytu tej kasy a jeśli to nie jest możliwe odczytu dokona serwis główny lub stwierdzi brak takiej możliwości i określi przyczyny powstania takiej okoliczności. W obu przypadkach Czytelnik składa w terminie 5 dni od sporządzenia/otrzymania protokół z odczytu pamięci kasy.

Podstawa prawna: art. 111 ust. 3, art. 145a ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, § 9 ust. 1 pkt 1 i pkt 2, § 34, § 35, § 36, § 45, § 46, § 51 ust. 1  rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019r. w sprawie kas rejestrujących.