Ewidencja na kasie fiskalnej zwrotu zapłaty otrzymanej przed dokonaniem sprzedaży do której nie doszło

Odpowiedź

Nie ma możliwości zaewidencjonowania na kasie fiskalnej zwrotów. Do tego celu należy zaprowadzić ewidencję korekt. W przypadku braku paragonu należy sporządzić protokół, który dokumentuje zwrot zaliczki. Podstawę opodatkowania w deklaracji VAT należy pomniejszyć o kwoty zwróconych zaliczek w miesiącu dokonania zwrotu. 

Uzasadnienie

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. 
Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.
Na podstawie § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie kas, podatnicy, prowadząc ewidencję: 

• wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; 
• wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
• wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny).

Otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania (art. 3 ust. 2 rozporządzenia).
Pamięć fiskalna kasy jest urządzeniem umożliwiającym jednokrotny i niezmienialny zapis danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (§ 2 pkt 14 rozporządzenia). Ta cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości zarejestrowania w kasie rejestrującej zwrotu towarów, zaliczek. 
Jednocześnie program pracy kasy nie może zawierać funkcji usuwania lub zmiany danych zapisanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej (§ 12 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące). 
W związku z powyższym Czytelnik musi zaprowadzić dodatkową ewidencję korekt zawierającą: 

1. datę sprzedaży;
2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na  jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz  wysokość podatku należnego - w  przypadku zwrotu całości należności z  tytułu sprzedaży;
5. zwracaną kwotę (brutto) oraz  odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z  tytułu sprzedaży;
6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez  sprzedawcę i nabywcę.

Zwrot zaliczki otrzymanej przed wykonaniem usługi należy ująć w ww. ewidencji korekt. Do każdej pozycji zwrotu, co do zasady, należy podłączyć oryginał paragonu. W przypadku jednak jego zagubienia sprzedawca ma obowiązek uwzględnić reklamację/zwrot także wówczas, gdy konsument w inny sposób udowodni, że dokonał zakupu. Może to zrobić np. przedstawiając dowód przelewu, czy też sama szkoła na podstawie imiennych list uczniów dla których wykupiono posiłki  może wykazać, że zakup miał miejsce.
Zgodnie z art. 29a ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT podstawę opodatkowania obniża się o:

1. kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i  obniżek cen;
2. wartość zwróconych towarów i  opakowań, 
3. zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
4. wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i  innych dopłat o  podobnym charakterze.

Z treści przepisu wynika możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego m.in. o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów lub usług oraz zwróconą zaliczkę. Możliwość ta istnieje pod warunkiem, że zwrot towaru, usługi, zaliczki są prawnie dopuszczalne i zwrot ten został udokumentowany. 
W świetle obowiązujących przepisów uprawnione jest dokonanie korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu sprzedaży zaewidencjonowanej za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji kiedy możliwe jest wykazanie, że dokonano zwrotu zakupionego towaru, usługi czy zaliczki.
Jednym z warunków dokonania korekty podstawy opodatkowania z tytułu zwrotu zaliczki w prowadzonej ewidencji jest również obowiązek sporządzenia protokołu na tę okoliczność. Wymóg ten ma na celu udowodnienie, że nastąpił zwrot.
Zatem, protokół dotyczący zwrotu zaliczki należy sporządzić tak, aby wynikało z niego, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, tj. nabywca sprzedawca, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono oraz podpisy nabywcy i sprzedawcy.
W ewidencji i deklaracji podstawę opodatkowania należy pomniejszyć o zwrócone zaliczki w  dacie dokonania ich zwrotu.
Jednocześnie pragniemy zwrócić uwagę na wyrok NSA sygn. akt I FSK 1248/17 z 24.10.2019 roku w którym sąd orzekł, że „... gmina realizując zadania własne (publiczne) w zakresie edukacji, które obejmują organizowanie wyżywienia dla dzieci w stołówce szkolnej nie jest w stosunku do tych czynności, w świetle wyłączenia przewidzianego w art. 15 ust. 6 ustawy o VAT, podatnikiem podatku od towarów i usług, o którym stanowi art. 15 ust. 1 w związku z ust. 2 tej ustawy”. Zatem czynności te są wyłączone z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej. 

Ewidencja w deklaracjach: W VAT-7(20) za znakiem minus – dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, zwolnione od podatku w poz. 10 podstawa opodatkowania.
 
 

Podstawa prawna: art. 29a ust. 10 pkt 3, art. 111 ust. 1, ust. 3a pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, § 2 pkt 1, pkt 14, pkt 16, pkt 27; § 3 ust. 1 -  3; § 6 ust. 1, ust. 3-4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.