Ewidencja zaliczki na kasie rejestrującej

Odpowiedź

Otrzymaną zaliczkę gotówkową należy zaewidencjonować na kasie rejestrującej z chwilą jej otrzymania, natomiast w przypadku dokonania zapłaty zaliczki za pośrednictwem banku niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku Czytelnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania. Na paragonie należy wykazać nazwę dostarczanego towaru lub świadczonej usługi.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas są obowiązani dokonać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydać wydrukowany dokument nabywcy.  
Jednocześnie prowadząc ewidencję ma również obowiązek: 

1. wystawić i wydać nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, 
2. w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty): 
   a. w gotówce – wystawić i wydać nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
   b. za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej – wystawić i wydać nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania 
   (§ 6 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 lit. a i lit. b rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Paragon fiskalny wystawia się w sposób czytelny, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Może on zawierać w miejscu określonym dla nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację, również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy (§ 8 ust. 1 rozporządzenia). 
Otrzymana przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi zaliczka przyspiesza  moment powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie bowiem z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeżeli natomiast przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę obowiązek podatkowy w myśl art. 19a ust. 8 ustawy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
Wpływ zaliczki powoduje konieczność odpowiedniego udokumentowania tego zdarzenia, zatem kwota ta powinna zostać zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Taki sam tryb postępowania należy przyjąć w przypadku wpływu zaliczki na konto bankowe podatnika. W/w rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących szczegółowo określa moment zaewidencjonowania otrzymanej zaliczki zarówno w gotówce jak i na konto podatnika.
Podsumowując, paragon fiskalny powinien dokumentować czynność opodatkowaną, w tym przypadku sprzedaż drzwi. Paragon musi zatem zawierać nazwę towaru lub usługi pozwalającą na ich identyfikację. Nie można więc na nim wskazać, że ewidencjonowanym zdarzeniem jest zaliczka, skoro paragon dokumentuje dostawę towarów lub świadczenie usług. Otrzymaną w gotówce zaliczkę Czytelnik ewidencjonuje z chwilą jej otrzymania, natomiast w przypadku jej wpłaty na konto należy ją zaewidencjonować za pomocą kasy rejestrującej niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania. Z przeprowadzonej transakcji należy wydrukować paragon spełniając jednocześnie wymóg dotyczący stosowania nazw na paragonach fiskalnych konstruując nazwę tak, aby jednoznacznie wskazywała na towar, którego dotyczy wpłacona zaliczka.

Podstawa prawna: art. 19a ust. 1 i 8, art. 111 ust. 3a  ustawy o podatku od towarów i usług, § 3 ust. 1, § 6 ust. 1 pkt 1, pkt 2 lit. a-b,  § 8 ust. 1, § 25 ust. 1 pkt 6  rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019r. w sprawie kas rejestrujących.