Faktury dla osób fizycznych mailem bez paragonu

Odpowiedź

W przypadku przesłania faktury elektronicznej na wskazany w procesie rejestracji adres e-mail - w formie dokumentu elektronicznego lub linku do dokumentu elektronicznego - przedsiębiorca nie będzie miał obowiązku wydawania klientowi (osobie fizycznej nieprowadzącej  działalności gospodarczej) paragonu fiskalnego. Będzie jednak miał obowiązek dołączyć paragon fiskalny dotyczący tej sprzedaży do egzemplarza faktury pozostającego u niego. Przy czym klient powinien zaakceptować stosowny regulamin, zgodnie z którym wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.  

Uzasadnienie

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług). W myśl art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Sprzedaż natomiast to m.in. odpłatna dostawa towarów na terytorium kraju (art. 2 pkt 22 ustawy o VAT). 
Obowiązek stosowania kas rejestrujących wynika bezpośrednio z art. 111 ustawy o VAT - do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest zatem status nabywcy świadczeń wykonywanych przez podatnika.
Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży (w postaci papierowej lub - za zgodą nabywcy - w postaci elektronicznej w sposób z nim uzgodniony). Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określa rozporządzenie Ministra  Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, zwane dalej rozporządzeniem.
Przez paragon fiskalny albo fakturę rozumie się dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży (§ 2 pkt 16 rozporządzenia). W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia podatnicy prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12.
Jak wynika z art. 106b i następnych ustawy o VAT, podatnik może dokumentować każdą sprzedaż fakturą. Jednak w przypadku sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, sprzedaż ta powinna być dokumentowana również przy pomocy kasy fiskalnej, a paragon powinien być załączony do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika. W sytuacji, kiedy dana sprzedaż zostanie udokumentowana fakturą wystawianą na żądanie nabywcy (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej), wówczas podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania jej w kasie rejestrującej niezależnie od faktu wystawienia faktury. Do kopii faktury należy dołączyć oryginał paragonu fiskalnego, zatem nabywca (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) otrzymuje tylko fakturę, zaś paragon pozostaje u sprzedawcy.
Podsumowując, co do zasady, transakcja sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest dokumentowana paragonem fiskalnym. Obowiązek wystawienia faktury istnieje wówczas, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem w odpowiednim terminie (art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). Transakcja może być także dokumentowana fakturą wystawianą - za zgodą klienta określoną w razie akceptacji regulaminu - w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 106h ustawy o VAT w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Oznacza to, że wystawienie faktury VAT nie zwalnia podatnika z obowiązku zaewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej, w sytuacji, gdy jest do tego zobowiązany. Podatnik zatem nie będzie miał obowiązku wydania klientowi - osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej paragonu fiskalnego w przypadku przesłania faktury elektronicznej na wskazany w procesie rejestracji adres e-mail. Jednocześnie będzie miał obowiązek dołączyć do egzemplarza faktury pozostającej u niego paragon fiskalny dotyczący tej sprzedaży.
 

Podstawa prawna: art. 2 pkt 22, art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 7 ust. 1, art. 106b, art. 106h, art. 111 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, § 2 pkt 16, § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących