Interpelacja w sprawie przechowywania kopii paragonów fiskalnych

Szanowny Panie Ministrze!

Dotychczasowe przepisy dopuszczały możliwość przechowywania kopii papierowych paragonów fiskalnych nie krócej niż przez okres 2 lat. Od przyszłego roku okres ten zostanie wydłużony do 5 lat. Według ekspertów nowe regulacje uderzą przede wszystkim w małych i średnich przedsiębiorców zajmujących się głównie handlem detalicznym.

Większości z nich nie będzie stać na wprowadzenie nowych kas fiskalnych, które są wyposażone w elektroniczną kopię paragonu. Tak długi okres przechowywania dokumentów kasowych wydaje się mało racjonalny, tym bardziej że papierowe kopie stają się nieczytelne już po kilku miesiącach.

W związku z powyższym zwracam się do Pana Ministra z następującym pytaniem: Jakie argumenty przemawiają za tak długim okresem przechowywania kopii dokumentów kasowych?

Z poważaniem

Poseł Jan Warzecha

Warszawa, dnia 15 listopada 2012 r.

Odpowiedź na interpelację:

Szanowna Pani Marszałek!

Odpowiadając na przekazaną przy piśmie, znak: SPS-023-11855/12, z dnia 27 listopada 2012 r. interpelację pana posła Jana Warzechy w sprawie przechowywania kopii paragonów, uprzejmie informuję.

Zgodnie z przepisami § 19 rozporządzenia ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338, z późn. zm.) na okres przejściowy, tj. do końca 2012 r., został skrócony okres (do dwóch lat) obowiązkowego przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym.

Wprowadzenie tego szczególnego rozwiązania związane było z sygnalizowanymi przez podatników trudnościami technicznymi archiwizowania znacznej ilości rolek dokumentacji paragonowej oraz wprowadzeniem nowego rozwiązania konstrukcyjnego kas, umożliwiającego archiwizowanie kopii dokumentów kasowych na informatycznych nośnikach danych.

Powyższa regulacja prawna miała służyć podjęciu przez podatników stosownych działań dostosowawczych polegających na nabyciu kas z elektronicznym zapisem kopii dokumentów kasowych – dla podatników, dla których archiwizowanie dużej ilości rolek dokumentacji mogło być uciążliwe.

Wyraźnego podkreślenia wymaga fakt, iż regulacja ta nie miała mieć charakteru stałego. Zważyć bowiem należy, że paragon i jego kopia są dowodami dokumentującymi sprzedaż i kwoty podatku należnego, potwierdzającymi dokonanie konkretnej transakcji w określonym czasie. Postanowienia natomiast art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) stanowią, iż podatnicy obowiązani są do przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. co do zasady w okresie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Stosowanie pięcioletniego okresu przechowywania ww. dokumentów kasowych jest istotne z punktu widzenia zapewnienia kontroli prawidłowości ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego (czy też szerzej – prawidłowości rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług). Kopie paragonów dokumentujących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są jedynymi dowodami źródłowymi, w których zawarte są dane dotyczące konkretnej transakcji, takie jak: nazwa podatnika i jego numer identyfikacji podatkowej, data i czas przebiegu tej transakcji, nazwa towaru lub usługi, ilościowa i wartościowa rejestracja sprzedaży, kwoty podatków według poszczególnych stawek, łączna kwota podatku i kwota należności. W oparciu o zawarte na kopii paragonu dane mogą być więc przeprowadzone działania kontrolne polegające na porównaniu w czasie szczegółowych danych o sprzedaży zawartych w dokumentacji paragonowej z danymi dotyczącymi zakupów i tzw. stanami magazynowymi towarów. Z analizy tego typu danych można wyciągnąć wnioski, czy wszystkie transakcje były rejestrowane, czy rejestracja na kasie odbywała się na bieżąco, czy transakcje zarejestrowane znajdują potwierdzenie w strukturze asortymentowej zakupów, czy danym towarom (usługom) przyporządkowano właściwe stawki podatku itp.

Jeśli chodzi o kwestię możliwości wystąpienia braku czytelności paragonów, pragnę zauważyć, iż przypadki takie mogą wystąpić u podatników stosujących kasy rejestrujące z kopią papierową, którzy nie korzystają z atestowanych gatunków papieru i/lub nie zapewniają prawidłowych warunków przechowywania. Powyższe nie uzasadnia zatem w mojej opinii dalszego skrócenia okresu przechowywania tych dokumentów. Z przeprowadzonej natomiast analizy danych dotyczących nowo rejestrowanych kas, zawartych w ewidencji urzędów skarbowych, wynika, iż występuje w ostatnim okresie zdecydowana tendencja wzrostowa sprzedaży kas z elektronicznym zapisem kopii i oferta podażowa tych kas jest dostateczna. W okresie od 1 stycznia 2011 r. do 31 października 2012 r. udział tego typu kas w ogólnej liczbie nowo rejestrowanych kas wyniósł ok. 42%. W okresie II półrocza 2012 r. (stan na 31 października 2012 r.) stosunek nowo zarejestrowanych kas z elektronicznym zapisem kopii do ogólnej liczby nowo rejestrowanych kas w tym okresie wyniósł ok. 47%. Dla porównania w II półroczu 2011 r. stosunek ten wyniósł ok. 42%. Istnieją więc stosowne rozwiązania techniczne, a podatnicy mieli możliwość poczynić stosowne działania dostosowawcze w tym zakresie (tj. m.in. zapewnić prawidłowe warunki przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzonych na nośnikach papierowych lub nabyć kasę z elektronicznym zapisem kopii).

W świetle powyższego nie przewiduję podjęcia prac legislacyjnych w zakresie wprowadzenia dwuletniego okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzonych na nośnikach papierowych.

Z poważaniem

Maciej Grabowski

Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów