Kasy fiskalne w praktyce

Podstawa stosowania kas rejestrujących

Obowiązek ewidencjonowania obrotu i kwot należnego podatku od towarów i usług przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Obowiązek ten dotyczy podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Do obrotu wykazywanego w ewidencji, o której mowa w ust. 1, nie wlicza się kwoty podatku należnego.

Cel stosowania kas rejestrujących

Kasy rejestrujące poza niewątpliwie restrykcyjną funkcją fiskalną, przynoszą również wymierne korzyści podatnikom - właścicielom tych kas. Dzięki kasie rejestrującej podatnik może skutecznie kontrolować swoich pracowników pod względem rzetelności obsługi klienta i uczciwości kasjerów w odprowadzaniu gotówki za sprzedany towar. Kasa pozwala też kontrolować stan zapasów w magazynie i na półkach sklepowych. Wobec powyższego podatnik przed zakupem powinien wziąć pod uwagę, czy w jego przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie zakup urządzenia pozwalającego na rejestrowanie tylko prostych, wymaganych przepisami informacji (np. wartości obrotu z podziałem na stawki podatkowe), czy też powinno ono być wyposażone w bardziej złożone funkcje jak ww. rejestrację stanów magazynowych lub możliwości rozliczania kasjerów. Przed zakupem celowe jest również rozważenie, czy właściwym urządzeniem będzie kasa przenośna czy też stacjonarna, współpracująca z komputerem czy nie, prowadząca rejestr sprzedaży w postaci kopii paragonów na nośniku papierowym czy też w formie zapisu elektronicznego. Znaczącą sprawą przy tym wyborze kasy jest fakt, jakie możliwości gwarantuje dany model kasy w zakresie konstruowania nazwy towaru lub usługi, ponieważ konieczność weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatkowych jest jednym z podstawowych obowiązków podatnika stosującego kasy rejestrujące. Cennych uwag w tym zakresie może również udzielić wybrany, zaufany serwis kas fiskalnych, który niewątpliwe weźmie pod uwagę profil działalności podatnika.

Prawidłowe określenie przez podatnika terminu rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej

Podstawowym kryterium pozwalającym na prawidłowe ustalenie terminu rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego jest kryterium wysokości obrotu, tj. 20.000 zł (tzw. zwolnienie podmiotowe) dla podmiotów kontynuujących, jak i dla rozpoczynających działalność gospodarczą (dla tych ostatnich liczone w proporcji do okresu wykonywania czynności dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w danym roku podatkowym tj. 20.000 zł: 365 dni w roku x liczba dni wykonywania tych czynności w roku podatkowym). Utrata prawa do zwolnienia z ewidencjonowania następuje po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie limitu obrotu.

Podatnicy mogą korzystać ze zwolnień podmiotowo-przedmiotowych jeśli dokonują sprzedaży towarów i świadczenia usług zwolnionych z ewidencjonowania wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia w przypadku gdy udział obrotu z tytułu tych czynności w całkowitym obrocie podatnika realizowanym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jest większy niż 80%.

Niektórzy podatnicy mogą też korzystać ze zwolnień przedmiotowych określonych dla czynności wymienionych w części II załącznika do rozporządzenia, są to min :

• dostawa towarów w systemie wysyłkowym przy spełnieniu określonych warunków,

• świadczenie usług na rzecz w/w, jeżeli zapłata za wykonaną czynność w całości odbywa się za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Jednocześnie należy mieć na uwadze fakt, iż ustawodawca przewidział szereg wyłączeń ze zwolnień podmiotowo – przedmiotowych, wykonanie tych czynności rodzi konieczność ich ewidencjonowania z chwilą wykonania czynności są to przykładowo:

• dostawy gazu płynnego, części do silników, części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, sprzętu fotograficznego, wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych, wyrobów tytoniowych i napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, perfum i wód toaletowych

• oraz świadczenia usług np.: przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania), w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawniczych - z wyłączeniem usług notarialnych, doradztwa podatkowego, związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne również sezonowo, catering, fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.

Fiskalizacja kasy

Przez fiskalizację kasy rozumie się jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego, zatem dokonanie przez serwisanta zaprogramowania nagłówka widniejącego na paragonie fiskalnym, w tym np. NIP, jest czynnością jednokrotną i niepowtarzalną. Fiskalizację kasy przeprowadza upoważniony do serwisowania danego typu kasy pracownik firmy serwisowej. Jeżeli podatnik nie jest podatnikiem VAT, to również ważnym jest, aby kasa była zaprogramowana tak, aby nie naliczała podatku VAT. Podatnik przy fiskalizacji kasy potwierdza zgodność wszystkich danych, podpisując w książce serwisowej, iż kasa została zaprogramowana i ufiskalniona zgodnie z jego życzeniem. Po fiskalizacji kasy, sprzedaż może być dokonywana wyłącznie w trybie fiskalnym, a korekta danej transakcji możliwa jest jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli przed zapisaniem danych w pamięci fiskalnej.

Obowiązek podatnika - do wykonania przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej

Podatnik obowiązany jest do złożenia we właściwym dla siebie urzędzie skarbowym pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które należy złożyć przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. Podatnicy, którzy dokonują zgłoszenia jednej kasy mogą to zrobić na formularzu zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy (załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących), o ile złożą to zgłoszenie przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Obowiązek podatnika - do wykonania po fiskalizacji kasy i rozpoczęciu ewidencjonowania obrotu za jej pomocą

Podatnik jest obowiązany do złożenia „Zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy” zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Formularz ten należy złożyć nie później niż w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Numer ewidencyjny kasy nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości naczelnika urzędu skarbowego. Po otrzymaniu numeru ewidencyjnego kasy, należy go nanieść w sposób trwały na obudowę kasy. Ponadto należy dokonać wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika w książce kasy, dołączanej przez sprzedawcę kasy do każdego urządzenia. Książka kasy powinna być prowadzona przez cały okres użytkowania kasy oraz udostępniana na żądanie właściwych organów. W przypadku utraty książki kasy, podatnicy powinni zwrócić się niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Ewidencjonowanie obrotu

Podatnicy, są obowiązani rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas rejestrujących, która została zgłoszona do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, liczba ta jest właściwa na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca, podatnicy są zobowiązani wprowadzać kolejne kasy rejestrujące w liczbie nie mniejszej niż liczba kas rejestrujących, przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania. Taki sposób wprowadzania ewidencjonowania powoduje wydłużenie okresu zwolnienia z tego obowiązku w części obrotu realizowanego na stanowiskach kasowych niewyposażonych w kasy. Jednocześnie należy zaznaczyć, iż powyższego przepisu nie stosuje się do obrotu wynikającego z czynności wyłączonych ze zwolnień podmiotowo – przedmiotowych (wymienionych powyżej) np. sprzedaż papierosów, alkoholu, części samochodowych, usług kosmetycznych, itd.

Ponieważ zapisy kasy fiskalnej stanowią księgę podatkową (art. 53 § 21 pkt 5 ustawy Kodeks karny skarbowy (Kks)), zatem w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących wynikający z art. 60 § 1 Kks podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

Podstawowe obowiązki podatnika stosującego ewidencję za pomocą kasy rejestrującej na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeń

Podatnicy są obowiązani:

• do wydania nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego,

• sporządzania raportów fiskalnych:

  • dobowych - po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz

  • miesięcznych - po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu,

• ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rezerwowej w przypadku awarii kasy lub w przypadku jej braku zaprzestania sprzedaży,

• dokonywania weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, wartości stawek podatkowych, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przyporządkowania nazw towarów do stawek podatku,

• udostępniania kasy do kontroli stanu nienaruszalności kasy i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów,

• zgłaszania kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego do podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis kas, w określonych terminach -obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata), datę pierwszego przeglądu liczymy od dnia fiskalizacji kasy, serwisant wykonuje obowiązkowy przegląd w terminie 5 dni od dnia zgłoszenia przez podatnika,

• ujmowania w odrębnej ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży,

• dokonywania niezwłocznie w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji jej korekty poprzez ujęcie w odrębnej ewidencji, a następnie zaewidencjonowania przy zastosowaniu kasy sprzedaży w prawidłowej wysokości,

• w przypadku podatnika prowadzącego ewidencję przy zastosowaniu kas, u których podstawą opodatkowania jest kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa albo też marża należy ewidencjonować na potrzeby obliczenia osiąganego przez siebie obrotu oraz kwot podatku należnego całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników,

• poddawania, przed ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji kasy skradzionej - obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, przy czym jej ponowne zastosowanie może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

• po fiskalizacji kasy należy prowadzić wyłącznie sprzedaż w trybie fiskalnym i nie prowadzić sprzedaży na kasie po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie niefiskalnym, w tym w trybie szkoleniowym,

• przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości tj. pełne 5 lat,

• dokonywania niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy, serwis kasy musi być podjęty nie później niż 48 godzin od chwili zgłoszenia awarii przez podatnika,

• informowania w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy właściwego naczelnika urzędu skarbowego, poprzez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego danych dotyczących kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Ulga z tytułu zakupu kasy rejestrującej

Odliczenia kwoty ulgi w deklaracji VAT lub jej zwrotu na podstawie wniosku złożonego do naczelnika urzędu skarbowego można dokonać pod warunkiem:

• złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do ewidencjonowania,

• rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego nie później niż w obowiązujących ich terminach, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że kasy te spełniają funkcje pozwalające na prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać,

• posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania, w wysokości 90% jej ceny zakupy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Ulga na wniosek podatnika

Wniosek składają podatnicy, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku. Wniosek składa się po otrzymaniu numeru ewidencyjnego kasy nadanego przez naczelnika urzędu skarbowego w wyniku otrzymania przez niego formularza „Zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy”.

Naczelnik urzędu skarbowego dokonuje zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej w kwocie nie wyższej niż 700,00zł na rachunek bankowy podatnika w terminie 25 dni od daty złożenia wniosku przez podatnika.

Do wniosku należy dołączyć:

• Dane określające imię i nazwisko albo nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej,

• Oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy i wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę rejestrującą,

• Informację o numerze rachunku bankowego podatnika na który należy dokonać zwrotu (rachunek obowiązkowo musi być zgłoszony w Urzędzie Skarbowym, powyższego można dokonać w CEIDG przy rejestracji działalności gospodarczej),

• Fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym w przypadku złożenia wniosku przez podatnika świadczącego usługi TAXI.

Ulga w deklaracji VAT-7

Podatnicy podatku VAT dokonują odliczenia w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

W przypadku, gdy podatek należny jest większy niż podatek naliczony odliczenia ulgi można dokonać do wysokości podatku należnego, tzn., ulgi wynosi 700 zł, a podatnik jest obowiązany wpłacić do Urzędu 1.000 zł to od tej kwoty odejmuje wyliczoną ulgę i płaci 300 zł. Jeśli podatek do zapłaty wynosi np. 500 zł, to odlicza ulgę w danym miesiącu w wysokości 500 zł (wpłata do Urzędu „0”) a pozostałe 200 zł odlicza w następnym miesiącu (lub miesiącach) - kwotę ulgi należy wpisać w poz. 52 deklaracji VAT-7(17),

W przypadku gdy podatek naliczony jest większy niż podatek należny to w danym miesiącu podatnik może odliczyć 25 % wyliczonej ulgi, co przy uldze 700 zł - wyniesie 175 zł w danym miesiącu, w kolejnych miesiącach odlicza kolejne kwoty w wysokości 175 zł (dotyczy rozliczenia w deklaracji VAT-7(17) - w pozycji 55),

W przypadku podatnika rozliczającego się kwartalnie - gdy podatek naliczony jest większy niż podatek należny to w danym kwartale podatnik może odliczyć 50% wyliczonej ulgi, co przy uldze w wysokości 700 zł - wyniesie 350 zł w danym kwartale, natomiast w kolejnym kwartale odlicza kolejną kwotę 350 zł (dotyczy rozliczenia w deklaracji VAT-7K(11) poz. 52 i 55).

Obowiązki podatnika w przypadku zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym

• wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy miesięczny,

• składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy,

• składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego,

• dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej, odczyt ten powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego,

• dokonuje zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania nastąpi: zaprzestanie działalności, otwarcie likwidacji, zostanie ogłoszona upadłość, nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu. Obowiązek ten został zawarty pierwotnie w ustawie o podatku od towarów i usług i określa, iż w przypadku zaprzestania używania kasy oraz nie dokonania w obowiązującym terminie przeglądu technicznego kasy podatnik jest obowiązany do zwrotu odliczonej lub zwróconej mu kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej.

Podstawy prawne ewidencji za pomocą kas rejestrujących

Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług:

• Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 16.12.2016 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących,

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 roku w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących,

• Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące,

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących,

• Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy,

• Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego.

Anna Kasian