Korekta obrotu zaewidencjonowanego na kasie rejestrującej udokumentowanego fakturą

ODPOWIEDŹ

Nie, po zatwierdzeniu transakcji w kasie nie można już dokonać korekty zaewidencjonowanego obrotu, zwrot towaru ujmuje się w odrębnej ewidencji.

UZASADNIENIE

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 tej ustawy podatnicy rejestrujący obrót i kwotę podatku należnego za pomocą kas fiskalnych mają obowiązek dokonywać wydruku paragonu lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Ewidencja obrotu i kwot podatku należnego prowadzona z zastosowaniem kas rejestrujących stanowi dowód, co do wysokości obrotu oraz kwot podatku należnego od dokonanych przez podatnika transakcji sprzedaży w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Paragony fiskalne, a zarazem raporty fiskalne muszą odzwierciedlać wartość sprzedaży i potwierdzać faktyczny przebieg operacji gospodarczych.

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy, kasa rejestrująca służąca do prowadzenia ewidencji, o której mowa w ust. 1, musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych.

Co do zasady, na żądanie nabywcy towaru lub usługi (każdej osoby) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust.3 ustawy o VAT).

Natomiast w myśl zapisu art. 106j ust. 1 pkt 3 - w przypadku gdy po wystawieniu faktury dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, podatnik wystawia fakturę korygującą. Z kolei ustęp 2 tego artykułu określa dane jakie powinna zawierać faktura korygująca. W przypadku zwrotu towarów podatnik ma prawo dokonać odpowiedniego zmniejszenia podstawy opodatkowania w VAT. Zgodnie z wykładnią art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy o VAT podstawę opodatkowania zmniejsza się m.in. o wartość zwróconych towarów.

Sformalizowaną ewidencję korekt wprowadziło rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Na podstawie § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1. datę sprzedaży;

2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Ewidencja taka nie podlega zgłoszeniu w urzędzie skarbowym.

W przypadku gdy wystawiono fakturę dotyczącą sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż (art. 106h ust.1 ustawy o VAT), natomiast klient otrzymuje oryginał faktury i tylko ten dokument jest dla niego potwierdzeniem dokonanego zakupu. W wyniku przyjęcia zwrotu towaru lub jego reklamacji - po zakończeniu miesiąca, należy wydrukować raport okresowy (miesięczny) z kasy fiskalnej po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (§ 6 ust.1 pkt 4 rozporządzenia), wartość widniejącą na wydruku trzeba pomniejszyć o kwotę korekty w celu określenia prawidłowej wysokości podatku należnego (skorygowanie transakcji zapisanej w pamięci kasy jest niestety niemożliwe).

Kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (dotyczy to również serwisu technicznego kas rejestrujących), powyższe oznacza, że raz wprowadzone dane do kasy rejestrującej (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Zatem korekta takiej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie jest równoznaczny z zakazem korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży (obowiązuje jedynie zakaz zmiany treści paragonu). Skoro zatem kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w jej pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, o której mowa § 3 ust. 4 i ust. 5 rozporządzenia.

Podsumowując, jako podatnik rejestrujący sprzedaż przy zastosowaniu kasy fiskalnej w opisanej sytuacji nie ma Pan już możliwości dokonania korekty sprzedaży bezpośrednio na kasie rejestrującej, zwrot towaru powinien być udokumentowany fakturą korygującą, którą należy zaewidencjonować w odpowiedniej ewidencji dotyczącej faktur, a także przez dokonanie zapisów w ewidencji korekt prowadzonej na podstawie § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, która musi zawierać wszystkie elementy wskazane w tym przepisie.

Wioletta Gramis