Poznaj zasady działania Krajowego Systemu e-Faktur, który na razie jest dobrowolny, ale już niedługo będzie obowiązywał wszystkich polskich przedsiębiorców. W naszym artykule znajdziesz ważne informacje dotyczące elektronicznego fakturowania, które ułatwią Ci prowadzenie zarówno małego, jak i dużego biznesu. Zebraliśmy również zalety systemu informatycznego Comarch EDI, który już jest zintegrowany z platformą rządową KSeF. Dzięki niemu będziesz mógł szybko i intuicyjnie zarejestrować faktury ustrukturyzowane.
Z artykułu dowiesz się:
- Co to jest KSeF i jak go wykorzystać do polepszenia funkcjonowania Twojego biznesu?
- Na jakie benefity mogą liczyć przedsiębiorcy, którzy korzystają z KSeF?
- W jaki sposób możesz ułatwić sobie e-fakturowanie z pomocą platformy Comarch EDI?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – co to jest?
Krajowy System e-Faktur, czyli w skrócie KSeF, to rządowa platforma, która pomaga przedsiębiorcom wystawiać, odbierać, wysyłać i przechowywać tzw. faktury ustrukturyzowane, czyli dokumenty wystawiane i otrzymywane za pomocą KSeF, mające format XML zgodny ze strukturą logiczną e-faktury.
Korzystanie z KSeF jest na razie dobrowolne – Ministerstwo Finansów udostępniło go 1 stycznia 2022 roku wszystkim zainteresowanym przedsiębiorcom. Czy warto zainteresować się nim już dzisiaj, skoro wciąż nie jest obowiązkowy? Absolutnie tak. Już od 2024 roku KSeF będzie obowiązywał wszystkich przedsiębiorców, a Polska zmieni dotychczasowy model fakturowania z post-audit na clearance (faktury będą weryfikowane już w momencie ich wystawienia). Czas, który został do wprowadzenia systemu KSeF, warto wykorzystać na przygotowanie się do tych zmian.
W zamyśle platforma KSeF ma pomóc właścicielom dużych i małych firm zadbać o finanse, wyeliminować niepotrzebne błędy w fakturowaniu, a także ułatwić i przyspieszyć obieg dokumentów w firmie. Z pomocą KSeF można również oznaczać FV unikalnym numerem ID. Jest on przydzielany przez program i weryfikowany pod kątem zgodności dokumentu ze wzorem, co ma też pomóc w walce z wyłudzeniami podatkowymi i zapobiec wystawianiu tzw. pustych faktur. Wszystkie te czynności odbywają się za pomocą aplikacji KSeF, która pomoże zachować porządek w dokumentach księgowych.
Jakie zalety ma KSeF?
E-fakturowanie, które już niedługo będzie standardem w całej Polsce, ma wiele zalet. Przedsiębiorcy, którzy przejdą na e-fakturowanie, nie będą mieć obowiązku udostępniania faktur w formacie JPK. Mogą za to:
- archiwizować dokumenty w systemie przez 10 lat,
- wcześniej otrzymywać zwrot podatku VAT,
- łatwiej rozliczać faktury korygujące ustrukturyzowane.
Oprócz tego w ramach KSeF możliwa jest pełna automatyzacja procesu związanego z przeprowadzaniem kontroli podatkowych. Jeżeli już dzisiaj zaczniesz wystawiać e-faktury, możesz znacznie skrócić czas, jaki do tej pory przeznaczałeś na ich przygotowywanie. To spore ułatwienie dla dużych przedsiębiorstw, które otrzymują setki, a nawet tysiące FV w ciągu miesiąca.
Oprócz tego warto wspomnieć o korzyściach ekologicznych i ekonomicznych związanych z redukcją liczby drukowanych dokumentów, a także o znacznym zmniejszeniu popełnianych błędów w wystawianiu czy przesyłaniu FV.
Integracja z KSeF dzięki platformie Comarch EDI, czyli czas na łatwe e-fakturowanie
Chcesz już teraz zacząć rejestrować e-faktury w KSeF, ale nie wiesz, jak się do tego zabrać? Nie masz odpowiedniej wiedzy technicznej i zasobów programistycznych pozwalających na integrację z rządowym systemem? Zaufaj specjalistom i postaw na profesjonalne wsparcie, które oferuje przedsiębiorcom Comarch EDI. To system dostępny w modelu SaaS i opracowany na bazie wieloletnich doświadczeń w elektronicznym przepływie dokumentów. Firma Comarch jest też od samego początku aktywnie zaangażowana w projekt KSeF. W jaki sposób korzystać z tego systemu?
Platforma dopasowana jest do wymagań małych i dużych firm, a wgląd do niej otrzymujesz za pośrednictwem intuicyjnej w obsłudze aplikacji webowej albo automatycznego dostępu. Przy wysyłaniu lub odbieraniu faktur Comarch EDI automatycznie dokona walidacji zgodności Twoich dokumentów z Krajowym Systemem e-Faktur. Oprócz tego:
- Comarch EDI dopasuje za Ciebie format faktury do wymogów specyfikacji KSeF,
- platforma pozwoli Ci na szybką walidację procesów wielodokumentowych,
- będziesz mieć możliwość przechowywania dokumentów w formacie KSeF XML wraz z całą ich historią (od wystawienia po wysyłkę i doręczenie),
- otrzymasz stały wgląd do przechowywanych dokumentów.
Comarch EDI zapewnia przedsiębiorcom zgodność z regulacjami prawnymi i przejrzystość całego procesu przepływu dokumentów wraz z ich statusami, numerami ID oraz UPO (Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru). Tym sposobem możesz zmniejszyć prace administracyjne o 60% i obniżyć koszty związane z zarządzeniem firmowymi danymi, co w dobie inflacji ma niebagatelne znaczenie.
Dowiedz się więcej o platformie Comarch EDI. Poznaj najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi o KSeF. Przetestuj też zupełnie za darmo wystawianie faktur ustrukturyzowanych w specjalnie przygotowanym dla Ciebie demo KSeF!