0
1020
Zepsuła nam się drukarka fiskalna. Uzyskaliśmy zapewnienie serwisu, iż zostanie ona naprawiona w ciągu dwóch dni. Nie posiadamy kasy rezerwowej. Czy możemy prowadzić ewidencję w systemie komputerowym, a po powrocie drukarki nabić na niej zaewidencjonowany w systemie komputerowym obrót (sprzedaż dotyczy tego samego miesiąca)? Mamy jeszcze możliwość przeniesienia kasy z innego punktu, w którym działają jednocześnie 2 kasy (ze względu na okresowy duży ruch klientów), ale przez krótki czas wydaje się, że może funkcjonować w nim tylko 1 kasa.
ODPOWIEDŹ
Nie, w przypadku awarii kasy w danym punkcie należy zaprzestać prowadzenia sprzedaży lub przenieść kasę z innego punktu sprzedaży.
UZASADNIENIE
Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z ust. 1 tego przepisu, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Natomiast na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku, w sprawie kas rejestrujących podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas, które mają potwierdzenie, że kasa spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz kryteria i warunki techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 tej ustawy (§ 3 ust.1 rozporządzenia).
Na podstawie § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia podatnicy stosujący kasy:
dokonują weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, wartości stawek podatkowych, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przyporządkowania nazw towarów do stawek podatku;
niezwłocznie zgłaszają podmiotowi prowadzącemu serwis główny lub podmiotowi prowadzącemu serwis kas każdą nieprawidłowość w pracy kasy.
W związku ze zgłoszonymi przez podatnika nieprawidłowościami w pracy kasy serwis kasy musi być podjęty nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia awarii kasy, chyba że dokonano innych ustaleń z podatnikiem (§ 31 ust. 1).
W przypadku awarii kasy, z zapisu art. 111 ust. 3 ustawy o VAT wynika obowiązek zaprzestania prowadzenia sprzedaży, chyba, że podatnik będzie ewidencjonował obroty i kwotę podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W sytuacji gdy podatnik nie posiada takiej kasy nie może prowadzić sprzedaży, która podlega obowiązkowi ewidencji przy użyciu kas (tj. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych). Jednocześnie art. 111 ust. 3a pkt 1 stanowi, iż podatnik jest obowiązany dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.
Powyższe wynika również z zapisu rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
podatnik prowadząc ewidencję za pomocą kasy rejestrującej wydaje nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny (§ 6 ust. 1 pkt 1), który zawiera m.in.:
imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika (§ 8 ust. 1 pkt 1).
Zgodnie z § 14 ust. 5 i 6 w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy podatnik informuje o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego, składając zgłoszenie aktualizacyjne danych dotyczących kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia oraz zapewnia dokonanie zmiany w książce kasy w zakresie określenia miejsca używania kasy oraz dokonanie zmiany danych zapisanych w pamięci kasy dotyczących adresu punktu sprzedaży, w którym po dokonanej zmianie kasa będzie używana.
Reasumując należy stwierdzić iż:
W przypadku awarii drukarki fiskalnej zaewidencjonowanie uzyskanego obrotu w systemie komputerowym niestety nie wystarczy, ponieważ nieprawidłowe będzie działanie mające na celu wprowadzenie do drukarki po jej powrocie z naprawy zbiorczego obrotu zaewidencjonowanego w tym systemie. Ewidencja na kasie musi być prowadzona w sposób rzetelny i stanowić odzwierciedlenie przeprowadzonych jednostkowych operacji gospodarczych w danym dniu. Oprócz braku możliwości prowadzenia ewidencji za pomocą kasy oczywiście nie będzie również możliwości wydania klientowi paragonu stanowiącego dowód zakupu towaru bądź usługi.
Jedynym możliwym w tej sytuacji postępowaniem jest przeniesienie kasy z punktu gdzie funkcjonują 2 kasy fiskalne, pod warunkiem jednak, iż zostanie zapewniona możliwość rzetelnego prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy użyciu tej jednej kasy. Powyższa zmiana będzie jednak wymagała informowania naczelnika urzędu skarbowego o tym fakcie, w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy. Należy jednocześnie dopilnować, aby został dokonany w książce serwisowej wpis dokumentujący powyższą zmianę, jak również zmianę adresu w pamięci fiskalnej, który zostanie uwidoczniony na paragonie fiskalnym wydawanym bez wezwania każdemu klientowi.
Ze względu na krótki okres zmiany miejsca stosowania przenoszonej kasy zdaniem Redakcji warto niezwłocznie powiadomić naczelnika urzędu skarbowego o konieczności krótkotrwałej zmiany adresu użytkowania kasy z powodu awarii. Zmianę miejsca instalacji kasy dokonujemy na druku – zgłoszenie/aktualizacja przez podatnika danych dotyczących kasy (załącznik nr 2) rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Wioletta Gramis
