Nowe przepisy dotyczące kas rejestrujących

Nowy akt prawny stanowi wykonanie upoważnienia zawartego w art.111 ust.9 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług i zastępuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania. Powinny zapoznać się z nim następujące grupy podatników:

• podmioty wprowadzające do obrotu lub użytkowania kasy rejestrujące,

• podmioty użytkujące kasy,

• osoby dokonujące zakupu towarów i usług, których sprzedaż jest rejestrowana za pomocą tych kas.

Najważniejsze zmiany w stosunku do uprzednio obowiązującego rozporządzenia to:

•  wyjaśnienie używanych dotychczas pojęć, które w części powielają definicje zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, jak również wprowadzenie definicji nowych pojęć takich jak: logo fiskalne, pamięć operacyjna, pamięć podręczna, paragon fiskalny anulowany, program do odczytu pamięci fiskalnej, suma kontrolna programu;

• uproszczenie i doprecyzowanie definicji następujących pojęć: kasa z elektronicznym zapisem kopii, numer kontrolny, numer unikatowy kasy, pamięć fiskalna, paragon fiskalny, program pracy kasy, stawka podstawowa podatku, wydruk niefiskalny;

• zmiana definicji programu archiwizującego;

• wprowadzenie założenia, iż kasa musi być zbudowana z zegara wskazującego datę i czas aby zwiększyć bezpieczeństwo rejestracji transakcji i uniemożliwić manipulację danymi zapisywanymi w pamięci fiskalnej poprzez zmianę ustawienia zegara;

• wprowadzenie nowego kryterium, zgodnie z którym kasa powinna zapewniać sterowanie lokalne zintegrowane z kasą, umożliwiające bez konieczności korzystania z urządzeń dodatkowych co najmniej na wydruk raportów fiskalnych dobowych i okresowych. Powyższe uregulowanie ma zapobiec uniemożliwieniu realizacji czynności kontrolnych przez upoważnione organy kontroli podatkowej w miejscu instalacji kasy;

• wprowadzenie wymagania, zgodnie z którymi w przypadku zaniku zasilania konieczne jest zapewnienie również wydruku raportu fiskalnego dobowego, w celu właściwego zabezpieczenia zaewidencjonowanych danych;

• wprowadzenie wymagania, aby obudowa modułu fiskalnego kasy bez programu aplikacyjnego była zabezpieczona plombą zakładaną przez producenta lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas, co zabezpieczy moduł fiskalny przed ingerencją, jak również wprowadzenie możliwości zabezpieczenia kasy plombą inną niż ołowiana (powyższe wynika z postępu technicznego w zakresie możliwości zabezpieczania urządzeń). Plomba powinna identyfikować osobę ją nakładającą;

• zapewnienie kontroli transakcji przez kupującego, poprzez wprowadzenie zalecenia, aby wyświetlacz kasy umożliwiał wyświetlenie znaków w liczbie nie mniejszej niż liczba znaków łącznej wartości sprzedaży brutto;

• nałożenie obowiązku wprowadzania numeru unikatowego kasy do pamięci fiskalnej podczas procesu produkcyjnego a nie, jak to było dotychczas, przez samą kasę;

• dodanie nowego warunku, aby kasa zapisywała w pamięci fiskalnej sumę kontrolną programu pracy kasy wraz z oznaczeniem jego wersji oraz liczbę i łączną wartość paragonów anulowanych, dla zapewnienia prawidłowości ewidencji podatku (zminimalizowanie ryzyka anulowania paragonów niezakończonych, niewydrukowanych w przypadku niepobrania ich przez klienta);

• wprowadzenie wymagania, aby napisy na wyświetlaczu kasy były wyświetlane w języku polskim;

• powielenie zapisów zawartych już w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących w zakresie danych, które powinny być zamieszczone na paragonie (np. obowiązek umieszczenia na paragonie fiskalnym wyraźnego oznaczenia "PARAGON FISKALNY” jednoznacznie identyfikującego wydruk, w celu uniemożliwienia emisji przez kasę wydruków niefiskalnych imitujących paragony fiskalne, konieczność zawarcia na paragonie nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację z ewentualnym opisem towaru lub usług stanowiącej rozwinięcie tej nazwy, wprowadzenie nowego elementu paragonu fiskalnego - numeru identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) – na żądanie nabywcy),

• określenie warunków (nie wymienionych w poprzednim rozporządzeniu w sprawie kryteriów a zawartych także wcześniej w rozporządzeniu w sprawie kas), które kasa musi spełniać w zakresie drukowania raportu fiskalnego dobowego. Wydrukowany paragon musi zawierać m.in. co najmniej oznaczenie „RAPORT FISKALNY DOBOWY”, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, NIP, datę i czas wykonania tego raportu oraz jego kolejny numer, oznaczenie literowe od „A” do „G” z przypisanymi stawkami VAT, osobno dla faktur i paragonów wartość sprzedaży netto, łączną kwotę podatku, łączną wartość sprzedaży brutto;

• uszczegółowienie wymogów realizowanych przez funkcje programu pracy kasy w celu zabezpieczenia prawidłowości ewidencjonowania danych i zapewnienie stosowania ujednoliconych standardów, którym odpowiadają użytkowane obecnie kasy. Wymogi te zostały znacząco rozwinięte w stosunku do poprzedniego rozporządzenia w sprawie kryteriów i enumeratywnie wymienione: między innymi program ma zapewniać użytkownikowi możliwość zmiany nazwy waluty z wyprzedzeniem, sporządzanie raportów z wykonywanych wszystkich czynności związanych z programowaniem kasy. Jednocześnie, program kasy musi posiadać funkcje, które uniemożliwiają między innymi następujące działanie kasy: drukowanie w trybie niefiskalnym wydruków fiskalnych, rejestrowanie zwrotu towarów lub usług, dokonywanie korekt oraz anulowanie paragonu po jego akceptacji, zerowanie liczników raportów fiskalnych dobowych, wpisywanie numeru unikatowego wymienianej pamięci z klawiatury przez serwisanta;

• wprowadzenie wymagań w zakresie drukowania paragonu fiskalnego przez kasę przeznaczoną do ewidencji sprzedaży przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego. Jednym z wprowadzanych warunków jest umieszczanie na paragonie fiskalnym tytułu ulgi w przypadku biletu ulgowego;

• określenie sposobu oznaczania pamięci fiskalnej kas numerami unikatowymi i warunków ich przydzielania. Numer unikatowy składa się z trzyliterowego prefiksu oraz ciągu 10 cyfr, z których pierwsze dwie oznaczają rok kalendarzowy, w którym przydzielane są numery unikatowe, dwie kolejne oznaczają kolejny numer potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust.6b ustawy o VAT, dla danego typu kasy i sześć kolejnych cyfr od 0 do 9. Numery unikatowe przydzielane są na wniosek producenta albo podmiotu dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas. Oznaczanie numerami unikatowymi pamięci fiskalnej kas, które są obecnie w użytkowaniu zostało określone w przepisach przejściowych;

• określenie dokumentów, które powinny być dołączone do kasy przy wprowadzaniu jej do obrotu;

• zobowiązanie producentów i podmiotów dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących do dołączenia do każdej kasy wprowadzanej do obrotu deklaracji o spełnieniu przez tą kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych oraz o zgodności tej kasy z egzemplarzem wzorcowym;

• określenie wymagań dotyczących składanego wniosku o wydanie potwierdzenia o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych. Określenie również rodzajów urządzeń, które powinny być przekazane do badań wraz z tym wnioskiem. Przepis ten stanowi rozszerzenie obowiązującego poprzednio §9 ust.2 rozporządzenia w sprawie kryteriów i ma na celu zapewnienie warunków niezbędnych do wykonania badania kas i potwierdzenia spełniania przez nie kryteriów i warunków technicznych określonych w przepisach prawa;

• wydłużenie poprzednio obwiązującego 3-letniego okresu ważności potwierdzenia o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych, do 4 lat;

• określenie zakresu badań kas rejestrujących oraz rodzajów danych zawartych w sprawozdaniu z tych badań. Badanie kas rejestrujących ma na celu potwierdzenie spełniania określonych w projekcie rozporządzenia kryteriów i wymagań, które muszą spełniać kasy, a sprawozdanie powinno potwierdzać wykonanie wszystkich niezbędnych badań podjętych w tym celu oraz określić wykonawcę tych badań i czas ich trwania;

• określenie ważności potwierdzeń wydanych dla kas rejestrujących na podstawie dotychczasowych przepisów - do dnia określonego w potwierdzeniach, chyba, że potwierdzenie zostanie cofnięte. Wprowadzenie zasady, że kasy wyposażone w funkcję stałą wydruku na paragonie fiskalnym przy danych dotyczących wartości, oznaczenia waluty w złotych, w tym przy zastosowaniu skrótów „zł” lub „ PLN”, mogą być stosowane nie dłużej niż do momentu, do którego zgodnie z odrębnymi przepisami złoty będzie uznawany jako prawny środek płatniczy na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, przy którego zastosowaniu jest prowadzona ewidencja;

• określenie przepisów dla numerów unikatowych kas już użytkowanych oraz przepisów przejściowych dla kas nabytych przez ich użytkowników w okresie obowiązywania potwierdzeń wydanych przed wejściem w życie rozporządzenia.

Wioletta Gramis