Nowe rozporządzenie ministra gospodarki w sprawie kas rejestrujących

 Projekt rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące stanowi wykonanie upoważnienia zawartego w art.111 ust.9 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej „ustawą”), nakazujący ministrowi właściwemu do spraw gospodarki w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określenie w drodze rozporządzenia między innymi szczegółowych kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, sposobu oznaczania pamięci fiskalnej kas rejestrujących numerami unikatowymi, warunków ich przydzielania oraz dokumentów które powinny być dołączone do kasy rejestrującej przy wprowadzaniu jej do obrotu, danych, które powinien zawierać wniosek producenta o wydanie potwierdzenia pozwalającego na wprowadzenie kasy do obrotu, czy zakresu badań kas rejestrujących.

Przedmiot regulacji określony w projekcie rozporządzenia obecnie unormowany jest w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania. Rozwiązania przewidziane w projekcie Ministra Gospodarki zasadniczo nie odbiegają mocno od tych przewidzianych w dotychczas obowiązującym rozporządzeniu Ministra Finansów.

Z projektem rozporządzenia na pewno powinny zapoznać się następujące grupy podatników:

• podmioty wprowadzające do obrotu lub użytkowania kasy rejestrujące,

• podmioty użytkujące kasy,

• osoby dokonujące zakupu towarów i usług, których sprzedaż jest rejestrowana za pomocą tych kas. Poniżej przedstawiamy główne zmiany w stosunku do dotychczas obowiązującego rozporządzenia, przewidziane w projekcie:

• Wprowadzenie nowych i doprecyzowanie poprzednich przepisów w zakresie szczegółowych kryteriów i warunków technicznych, wynikających z konieczności właściwego zabezpieczenia zaewidencjonowanych danych oraz uwzględnienia nowych rozwiązań technicznych w zakresie konstrukcji kas rejestrujących;

• Wyjaśnienie używanych pojęć, które w części powielają definicje zawarte w rozporządzeniu ministra finansów, jak również zawarcie definicji nowych pojęć takich jak: dokument fiskalny, logo fiskalne, pamięć operacyjna, pamięć podręczna, paragon fiskalny anulowany, program do odczytu pamięci fiskalnej, suma kontrolna programu;

• Uproszczenie i doprecyzowanie definicji następujących pojęć: kasa z elektronicznym zapisem kopii, numer kontrolny, numer unikatowy kasy, pamięć fiskalna, paragon fiskalny, program pracy kasy, stawka podstawowa podatku, wydruk niefiskalny;

• Dokonanie zmiany definicji programu archiwizującego;

• Wprowadzenie założenia, iż kasa musi być zbudowana z zegara wskazującego datę i czas aby zwiększyć bezpieczeństwo rejestracji transakcji i uniemożliwić manipulację danymi fiskalnymi zapisywanymi w pamięci fiskalnej poprzez zmianę ustawienia zegara;

• Wprowadzenie nowego kryterium, zgodnie z którym kasa powinna zapewniać sterowanie lokalne zintegrowane z kasą, umożliwiające bez konieczności korzystania z urządzeń dodatkowych co najmniej na wydruk raportów fiskalnych dobowych i okresowych. Powyższe uregulowanie ma zapobiec uniemożliwieniu realizacji czynności kontrolnych przez upoważnione organy kontroli podatkowej w miejscu instalacji kasy;

• Wprowadzenie wymagania, zgodnie z którym w przypadku zaniku zasilania konieczne jest zapewnienie również wydruku raportu fiskalnego dobowego, w celu właściwego zabezpieczenia zaewidencjonowanych danych;

• Wprowadzenie wymagania, aby obudowa modułu fiskalnego kasy bez programu aplikacyjnego była zabezpieczona plombą zakładaną przez producenta lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas, co zabezpieczy moduł fiskalny przed ingerencją, jak również wprowadzenie możliwości zabezpieczenia kasy plombą inną niż ołowiana (powyższe wynika z postępu technicznego w zakresie możliwości zabezpieczania urządzeń). Plomba powinna identyfikować osobę ją nakładającą;

• Zapewnienie kontroli transakcji przez kupującego, przez wprowadzenie zalecenia, że wyświetlacz kasy powinien umożliwiać wyświetlenie znaków w liczbie nie mniejszej niż liczba znaków łącznej wartości sprzedaży brutto;

• Nałożenie obowiązku wprowadzania numeru unikatowego kasy do pamięci fiskalnej podczas procesu produkcyjnego a nie, jak to było dotychczas, przez samą kasę;

• Dodanie nowego warunku, aby kasa zapisywała w pamięci fiskalnej sumę kontrolną programu pracy kasy wraz z oznaczeniem jego wersji oraz liczbę i łączną wartość paragonów anulowanych, dla zapewnienia prawidłowości ewidencji podatku (zminimalizowanie ryzyka anulowania paragonów niezakończonych, niewydrukowanych w przypadku niepobrania ich przez klienta);

• Wprowadzenie wymagania, aby napisy na wyświetlaczu kasy były wyświetlane w języku polskim;

• Dodanie obowiązku umieszczenia na paragonie fiskalnym wyraźnego oznaczenia “paragon fiskalny” jednoznacznie identyfikującego wydruk, w celu uniemożliwienia emisji przez kasę wydruków niefiskalnych imitujących paragony fiskalne;

• Wprowadzenie konieczności zawarcia na paragonie nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację z ewentualnym opisem towaru lub usług stanowiącej rozwinięcie tej nazwy;

• Wprowadzenie nowego elementu paragonu fiskalnego - numeru identyfikacji podatkowej nabywcy (nip nabywcy) – na żądanie nabywcy,

• Określenie warunków (nie wymienianych w poprzednim rozporządzeniu), które kasa musi spełniać w zakresie drukowania raportu fiskalnego dobowego. Wydrukowany paragon musi zawierać m.In. Co najmniej oznaczenie „raport fiskalny dobowy”, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, nip, datę i czas wykonania tego raportu oraz jego kolejny numer, oznaczenie literowe od „a” do „g” z przypisanymi stawkami VAT, osobno dla faktur i paragonów wartość sprzedaży netto, łączną kwotę podatku, łączną wartość sprzedaży brutto;

• Uszczegółowienie wymogów realizowanych przez funkcje programu pracy kasy w celu zabezpieczenia prawidłowości ewidencjonowania danych i zapewnienie stosowania ujednoliconych standardów, którym odpowiadają użytkowane obecnie kasy. Wymogi te zostały znacząco rozwinięte w stosunku do poprzedniego rozporządzenia i enumeratywnie wymienione: między innymi program ma zapewniać użytkownikowi możliwość zmiany nazwy waluty z wyprzedzeniem - poprzez określenie daty, godziny i minuty zmiany, czy sporządzanie raportów z wykonywanych wszystkich czynności związanych z programowaniem kasy. Jednocześnie, program kasy musi posiadać funkcje, które uniemożliwiają między innymi następujące działanie kasy: drukowanie w trybie niefiskalnym wydruków fiskalnych, rejestrowanie zwrotu towarów lub usług, dokonywanie korekt oraz anulowanie paragonu po jego akceptacji, zerowanie liczników raportów fiskalnych dobowych, wpisywanie numeru unikatowego wymienianej pamięci z klawiatury przez serwisanta;

• Wprowadzenie przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego wymagań dla kas w zakresie drukowania paragonu fiskalnego przez kasę przeznaczoną do ewidencji sprzedaży przy świadczeniu tych usług. Jednym z wprowadzanych warunków jest umieszczanie na paragonie fiskalnym tytułu ulgi w przypadku biletu ulgowego. Warunek ten jest niezbędny do określenia kategorii osób, którym przysługuje ulga, a tym samym możliwości sprawdzenia przez konsumenta prawidłowego zaewidencjonowania transakcji i wystawienia dowodu potwierdzającego jej wykonanie;

• Wprowadzenie wymogu, zgodnie z którym kasa z elektronicznym zapisem kopii powinna być zbudowana z układu umożliwiającego zapis elektronicznych kopii dokumentów na informatycznym nośniku danych;

• Określenie sposobu oznaczania pamięci fiskalnej kas numerami unikatowymi i warunków ich przydzielania. Proponuje się zapis określający poszczególne elementy składowe numeru unikatowego w następujący sposób: numer unikatowy składa się z trzyliterowego prefiksu oraz ciągu 10 cyfr, z których pierwsze dwie oznaczają rok kalendarzowy, w którym przydzielane są numery unikatowe, dwie kolejne oznaczają kolejny numer potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 Ust.6B ustawy, dla danego typu kasy i sześć kolejnych cyfr od 0 do 9. Dodatkowo określono sposób przydzielania numerów unikatowych, co będzie czynione na wniosek producenta albo podmiotu dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas. Oznaczanie numerami unikatowymi pamięci fiskalnej kas, które są obecnie w użytkowaniu zostało określone w przepisach przejściowych;

• Określenie dokumentów, które powinny być dołączone do kasy przy wprowadzaniu jej do obrotu. Proponuje się, aby poza książką kasy, instrukcją obsługi oraz programem do odczytu pamięci fiskalnej do kasy dołączane były: karta kasy, deklaracja o spełnieniu przez dostarczaną kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych oraz zgodności z egzemplarzem wzorcowym kasy, program archiwizujący;

• Zobowiązanie producentów i podmiotów dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących do dołączenia do każdej kasy wprowadzanej do obrotu deklaracji o spełnieniu przez tą kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych oraz o zgodności tej kasy z egzemplarzem wzorcowym;

• Określenie wymagań dotyczących wniosku o wydanie potwierdzenia o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych. Propozycja ta stanowi powtórzenie rozwiązania przewidzianego w rozporządzeniu ministra finansów, z uwzględnieniem zmiany wynikającej ze zmiany właściwości w zakresie wykonywania badań i wydawania potwierdzenia i przeniesienia tej właściwości na prezesa głównego urzędu miar;

• Określenie wymagań dotyczących urządzeń, które powinny być przekazane do badań wraz z wnioskiem o wydanie potwierdzenia. Przepis ten stanowi rozszerzenie obowiązującego §9 ust.2 Rozporządzenia ministra finansów i ma na celu zapewnienie warunków niezbędnych do wykonania badania kas i potwierdzenia spełniania przez nie kryteriów i warunków technicznych określonych w przepisach prawa. Żeby było możliwe wykonanie tych badań producent kasy lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas udostępnia wszystkie urządzenia przeznaczone do współpracy z kasą a w przypadku kas współdziałających z taksometrem również egzemplarz taksometru;

• Wydłużenie obecnego 3-letniego okresu ważności, na który wydawane jest potwierdzenie o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych, do 4 lat. Wydłużenie okresu zmniejszy koszty przedsiębiorców związane z obowiązkiem ponoszenia opłat za ponowne wydanie potwierdzenia;

• Określenie zakresu badań kas rejestrujących oraz rodzajów danych zawartych w sprawozdaniu z tych badań. Badanie kas rejestrujących ma na celu potwierdzenie spełniania określonych w projekcie rozporządzenia kryteriów i wymagań, które muszą spełniać kasy, a sprawozdanie powinno potwierdzać wykonanie wszystkich niezbędnych badań podjętych w tym celu oraz określić wykonawcę tych badań oraz czas ich trwania;

• Określenie ważności potwierdzeń wydanych dla kas rejestrujących na podstawie dotychczasowych przepisów - do dnia określonego w potwierdzeniach, chyba, że potwierdzenie zostanie cofnięte. Wprowadzenie zasady, że kasy wyposażone w funkcję stałą wydruku na paragonie fiskalnym przy danych dotyczących wartości, oznaczenia waluty w złotych, w tym przy zastosowaniu skrótów „zł” lub „ pln”, mogą być stosowane nie dłużej niż do momentu, do którego zgodnie z odrębnymi przepisami złoty będzie uznawany jako prawny środek płatniczy na obszarze rzeczypospolitej polskiej, przy którego zastosowaniu jest prowadzona ewidencja;

• Określenie przepisów dla numerów unikatowych kas już użytkowanych oraz przepisów przejściowych dla kas nabytych przez użytkowników kas w okresie obowiązywania potwierdzeń wydanych przed wejściem w życie rozporządzenia.

Z dniem wejścia w życie rozporządzenia Ministra Gospodarki, którego dotyczy wyżej omawiany projekt, utraci moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania z wyłączeniem zapisów:

1. §13 dotyczącego nadania numeru ewidencyjnego przez naczelnika urzędu skarbowego,

2. rozdziału 3 dotyczącego warunków stosowania kas przez podatników np.: obowiązku sporządzania raportów dobowych i miesięcznych, stosowania kas rezerwowych, dokonywania zgłoszenia kasy przez podatnika w terminie 7 dni, dokonywania czynności odczytania pamięci fiskalnej kasy, rozdziału 5 dotyczącego warunków zorganizowania i prowadzenia serwisu kas, mające znaczenie dla ewidencjonowania oraz terminy i zakres obowiązkowych przeglądów technicznych: np. zgłoszenia fiskalizacji kasy przez serwis w terminie 7 dni, dokonywania przeglądu technicznego kas co 24 miesiące.

Wioletta Gramis