Nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących

W Dzienniku Ustaw z dnia 15 marca 2013 roku w pozycji 363 opublikowano Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących, wchodzące w życie z dniem 1 kwietnia 2013 r., które stanowi wykonanie upoważnienia zawartego w art. 111 ust. 7a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej „ustawą", zgodnie z którym minister właściwy do spraw finansów publicznych określił, w drodze rozporządzenia:

• sposób prowadzenia przez podatników, o których mowa w art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących,

• warunki używania przez podatników kas rejestrujących,

• termin zgłoszenia kasy do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego, rodzaje dokumentów, które są prowadzone lub składane w związku z używaniem kasy, oraz wzory tych dokumentów,

• warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas rejestrujących mające znaczenie dla ewidencjonowania oraz warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis kas.

Powyższe rozporządzenie stanowi sumę czterech projektów rozporządzeń, o których pisaliśmy w poprzednim numerze biuletynu „Sposób na VAT”. Rozporządzenie podzielono na 5 rozdziałów nieznacznie zmieniając zawartość i kolejność przepisów w stosunku do projektów.

W rozdziale 1 określono przepisy ogólne, gdzie w paragrafie 2 tak jak w projektach zawarto szeroki słownik pojęć, którymi posłużono się w tym rozporządzeniu czyli: dokument fiskalny, fiskalizacja kasy, inny podmiot, kasa z elektronicznym zapisem kopii, kasa powierzona, kasa własna, książka kasy, moduł fiskalny kasy, numer ewidencyjny kasy, numer unikatowy kasy, pamięć fiskalna, paragon fiskalny, podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia, podmiot prowadzący serwis główny, podmiot prowadzący serwis kas, producent krajowy, program archiwizujący, program pracy kasy, raport fiskalny, serwisant kas, serwis kas. Nie ujęto natomiast definicji takich pojęć jak: kasa, NIP, odrębna ewidencja, podatek, podatnik, urząd skarbowy, instrukcja serwisowa, sprzedaż. Definicje te zostały bowiem sprecyzowane w projekcie rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Rozporządzenie to wchodzi również w życie z dniem 1 kwietnia 2013 roku.

W rozdziale 2 określono sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących. Różnice między projektem a rozporządzeniem w zakresie tego rozdziału, oprócz zmian doprecyzowujących i stylistycznych nie powodujących zmiany znaczenia przepisu to:

• w paragrafie 3 ust. 4 uregulowano zagadnienie zwrotu towarów i uznanych reklamacji skutkujących zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji, która ma zawierać m.in. datę sprzedaży (w projekcie również i minutę sprzedaży). ewidencja nie musi jednak, jak to wskazywano w projekcie zawierać numeru paragonu fiskalnego,

• natomiast w myśl zapisu paragrafu 3 ust. 5 w przypadku oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje – dodano - niezwłocznie jej korekty poprzez ujęcie również w odrębnej ewidencji, gdzie wskazuje błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż czyli wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego oraz krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołącza oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka,

• dodano zapis paragrafu 3 ust. 6 określający, iż w przypadku o którym mowa w ust. 5, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości,

• zniknął zapis § 5 ust. 1 projektu rozporządzenia, który stwierdzał, iż podatnicy są zobowiązani stosować kasy wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, bez prawa ich używania przez osoby trzecie z zastrzeżeniem ust. 2 i 4. Zapisy ustępu 2 i 4 projektu ujęte są w formie nie zmienionej, w paragrafie 5 ust. 1 i 2 nowego rozporządzenia,

• w paragrafie 6 rozporządzenia ujęto zasady postępowania podatników prowadzących ewidencję, nie używając w przeciwieństwie do projektu słów są obowiązani. W ustępie 4 rozszerzono zapis dotyczący raportów miesięcznych precyzując, iż podatnicy sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. Dodano również w porównaniu z projektem zapis ustępu 5, który określa, iż podatnicy stosują oznaczenia literowe od „A” do „G” do przyporządkowania stawki podatku do nazw towarów i usług, przy czym:

• literze „A” jest przyporządkowana stawka podstawowa podatku,

• literom „B” do „G” odpowiadają pozostałe stawki stosowane na poszczególne towary i usługi oraz zwolnienie od podatku,

• zniknął zapis § 7 ust. 3 projektu, w myśl którego, w przypadkach określonych w art. 111 ust. 3 o VAT, podatnicy ewidencjonują sprzedaż przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestają sprzedaży,

• paragraf 13 rozporządzenia zmienia określenie w zakresie obowiązku złożenia przed terminem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przez podatnika, pisemnego zawiadomienia o liczbie kas na zapis, iż rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przez podatnika poprzedzone jest:

• złożeniem zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, że będzie przez niego prowadzona ewidencja przy zastosowaniu kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia – w celu odliczenia lub zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy; zawiadomienie zawiera informację o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania;

• dokonaniem fiskalizacji kasy,

• w paragrafie 14 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia rozwinięto zapis dotyczący weryfikacji poprawności pracy kasy – podatnicy dokonują weryfikacji poprawności pracy kasy ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, wartości stawek podatkowych, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przyporządkowania nazw towarów do stawek podatku,

• paragraf 15 wprowadza dodatkowo zapis, iż w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym, podatnik składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego.

W rozdziale 3 określono warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas rejestrujących oraz warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis kas rejestrujących. Różnice między projektem a rozporządzeniem w zakresie tego rozdziału, oprócz zmian doprecyzowujących i stylistycznych nie powodujących zmiany znaczenia przepisu to:

• paragraf 18 wprowadza zapis, iż serwis kas organizuje i prowadzi podmiot prowadzący serwis główny,

• paragraf 20 zmienia zapis zmienia zapis § 3 ust. 2 projektu – podmiot prowadzący serwis główny (nie producent krajowy lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia jak w projekcie), może na podstawie umowy pisemnej zlecić (autoryzacja) podmiotowi prowadzącemu serwis kas wykonywanie serwisu kas. Zlecenie nie obejmuje czynności zastrzeżonych dla podmiotu prowadzącego serwis główny,

• w paragrafie 22 ust. 2 rozszerzono zapis dotyczący przekazywania dokumentacji - podmiot prowadzący serwis kas przekazuje podmiotowi prowadzącemu serwis główny dokumentację dotyczącą serwisu kas (lub ich kopię) za okresy kwartalne, do 10. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału. W przypadku przekazania dokumentacji dotyczącej serwisu kas podmiot prowadzący serwis kas zachowuje jej kopię,

• pominięto zapis § 5 ust. 2 projektu, dotyczący upoważnienia serwisantów kas do wykonywania serwisu kas np.:

• upoważnienie dla serwisanta jest wydawane przez podmiot prowadzący serwis główny po uzyskaniu informacji o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego,

• cofa się to upoważnienie w przypadku skazania serwisanta prawomocnym wyrokiem za umyślnie popełnione przestępstwo, wprowadzając w to miejsce zapis paragrafu 23 ust. 3, który stwierdza, iż podmiot prowadzący serwis kas może cofnąć upoważnienie serwisantowi kas z innych przyczyn niż wskazane w ust. 2 np. - naruszenie warunków wykonywania serwisu, umożliwienie podatnikowi niezgodne z prawdą, nierzetelne ewidencjonowanie (inne przyczyny zawarte były również w projekcie),

• pominięto również zapis § 5 ust. 9 projektu, który dopuszczał możliwość upoważnienia przez podmiot prowadzący serwis główny do jednorazowego wykonania serwisu danej kasy, serwisanta kas, który nie posiada upoważnienia do jej serwisowania,

• paragraf 26 ust. 3 dodatkowo nakazuje przesłanie protokołu (dotyczącego zgłoszonej przez podatnika sytuacji awaryjnej dotyczącej awarii związanej z konstrukcją kasy z elektronicznym zapisem kopii) do Prezesa Głównego Urzędu Miar (w projekcie wymieniono tylko właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego). Jednocześnie w przypadku stwierdzenia przez serwis główny (zapis paragrafu 27 ust. 2), braku możliwości odczytania zawartości pamięci fiskalnej, sporządzoną kopię protokołu określającego te okoliczności przesyła się również w myśl zapisu paragrafu 27 ust. 5 - Prezesowi Głównego Urzędu Miar,

• paragraf 31 ust. 2 rozszerza zapis § 12 ust. 2 projektu określając, że serwisant kas na żądanie właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego niezwłocznie i bezpłatnie dokonuje wyjaśnień dotyczących sposobu używania danej kasy lub dokonuje czynności z zakresu serwisu tej kasy,

• pominięto zapis § 13 ust. 2 projektu, iż serwisu kas nie mogą prowadzić osoby fizyczne; podmioty, u których osoby pełniące funkcje kierownicze lub zarządzające - zostały skazane prawomocnym wyrokiem za umyślnie popełnione przestępstwo lub przestępstwo skarbowe.

W rozdziale 4 określono terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas rejestrujących. Różnice między projektem a rozporządzeniem w zakresie tego rozdziału, oprócz zmian doprecyzowujących i stylistycznych nie powodujących zmiany znaczenia przepisu to:

• w paragrafie 33 ust. 2 rozszerza się zapis § 3 ust. 2 projektu określając, w przypadku kas o zastosowaniu specjalnym obowiązkowego przeglądu technicznego dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych dla ponownej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy,

• w paragrafie 34 ust. 1 dodatkowo określono, iż obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje m.in. sprawdzenie:

• pkt 1 - stanu plomb na obudowie kasy, a w przypadku kas bez programu aplikacyjnego (drukarek fiskalnych) – również stanu plomb na module fiskalnym kasy, oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;

• pkt 7 – stanu pamięci fiskalnej (bez zapisu - stanu płyty głównej jak w projekcie) i modułu fiskalnego kasy co do zgodności z dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy,

• w paragrafie 34 ust. 2 pkt 2 dodano, iż obowiązkowy przegląd techniczny obejmuje również dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności kopii faktury.

W rozdziale 5 określono przepisy przejściowe i przepis końcowy. Zatem m.in. określono:

• w paragrafie 39 - w przypadku zlecenia (autoryzacji) wykonywania serwisu kas dokonanego przed dniem wejścia w życie rozporządzenia bez zawarcia umowy w formie pisemnej, podmiot dokonujący zlecenia (autoryzacji) zawiera umowę, o której mowa w paragrafie 20, w terminie do dnia 30 września 2013 r.,

• w myśl paragrafu 40, iż identyfikatory wydane przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zachowują ważność przez rok od daty ich wydania, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2013 r. (w projekcie widniało do 30 września 2013 r.),

• w zapisie paragrafu 41, że przekazanie przez podmioty prowadzące serwis kas podmiotowi prowadzącemu serwis główny dokumentacji związanej z wykonywanym serwisem za pierwszy kwartał 2013 r. może nastąpić w terminie przewidzianym do przekazania dokumentacji za drugi kwartał 2013 r.

Wioletta Gramis