Obowiązki związane z kasami rejestrującymi po 1 kwietnia 2013 roku

1. Obowiązki związane z rozpoczęciem pracy kasy

• Złożenie przez Podatnika przed terminem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia, że będzie przez niego prowadzona ewidencja przy zastosowaniu kasy. Wzór zawiadomienia stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia (§13 ust.1 pkt 1 rozporządzenia);

•  Dokonanie przed terminem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przez Podatnika fiskalizacji kasy potwierdzonej wykonaniem raportu fiskalnego dobowego i wydrukiem raportu fiskalnego dobowego, który jest dołączany do książki kasy (§ 13 ust.1 pkt 2 rozporządzenia);

• Złożenie w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenia danych dotyczących kasy, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Wzór zgłoszenia stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia (§13 ust. 5 rozporządzenia);

• Naniesienie w książce kasy oraz w sposób trwały na obudowie kasy numeru ewidencyjnego kasy, który dla kasy oraz książki kasy jest identyczny i nie może być przypisany innym urządzeniom (§14 ust.1 pkt 5 rozporządzenia);

2. Obowiązki związane z prowadzeniem ewidencji

• Wydanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego (§6 ust.1 pkt 1 rozporządzenia);

•  Dokonywanie po fiskalizacji kasy wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym i nie dokonywania sprzedaży ewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie, w tym w trybie szkoleniowym (§6 ust.1 pkt 2 rozporządzenia);

•  Przechowywanie kopii dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości (§6 ust.1 pkt 8 rozporządzenia);

• Sporządzanie raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym (uznać przy tym należy, że obowiązek sporządzania dobowych raportów fiskalnych nadal nie ciąży na podatnikach, którzy w danej dobie nie dokonali żadnej sprzedaży podlegającej zaewidencjonowaniu za pomocą kasy rejestrującej) - (§6 ust.1 pkt 3 rozporządzenia);

•  Sporządzanie raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (§6 ust.1 pkt 4 rozporządzenia);

•  Złożenie w terminie 7 dni od dnia wystąpienia okoliczności skutkujących zmianą właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zarejestrowanie w prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego ewidencji kasy, pod dotychczasowym numerem ewidencyjnym, zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Do wniosku podatnik dołącza informację o dotychczas właściwym naczelniku urzędu skarbowego ( §14 ust.4 rozporządzenia);

• Złożenie w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy informacji o tej zmianie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (zgłoszenia aktualizacyjnego danych dotyczących kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia). Obowiązkiem Podatnika jest zapewnienie dokonania zmiany w książce kasy oraz zmiany danych zapisanych w pamięci kasy dotyczących adresu punktu sprzedaży, w którym po dokonanej zmianie kasa będzie używana (§14 ust.5 i 6 rozporządzenia);

• Prowadzenie ewidencji każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej (§3 ust.1 rozporządzenia);

•  W sytuacji otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty), ewidencjonowanie jej na kasie z chwilą jej otrzymania (§3 ust.2 rozporządzenia);

• Ujmowanie w odrębnej ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług skutkujących zwrotem całości lub części należności z tytułu sprzedaży (§3 ust.4 rozporządzenia);

• Prowadzenie ewidencji czynności wykonywanych w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa lub innych umów o podobnym charakterze (kasa własna i powierzona, §5 rozporządzenia);

• Zamknięcie wszystkich transakcji w ciągu doby przed wykonaniem raportu fiskalnego dobowego za dany dzień przez Podatników, którzy rozliczają więcej niż jedną transakcję w jednym czasie, dotyczy to m.in. branży gastronomicznej (§6 ust.2 rozporządzenia);

• Wprowadzenie na paragonie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy – na jego żądanie. Powyższe ma umożliwić Podatnikom wystawienie za pomocą kasy paragonu, który pełniłby rolę tzw. faktury uproszczonej (w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro - §8 ust.1 pkt 17 rozporządzenia);

• Zapewnienie tego, żeby paragon fiskalny zawierał m. in. „nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację. Paragon może również zawierać w miejscu określonym dla nazwy opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy (§8 ust.1 pkt 6 i ust. 2 rozporządzenia;

•  Dokonywanie obowiązkowego przeglądu technicznego kas nie rzadziej niż co 2 lata. Natomiast w przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, dokonanie obowiązkowego przeglądu w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy. Termin wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kas liczony jest zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej (§33 ust. 1, 2 i 4 rozporządzenia). Wynik przeglądu zostaje wpisany do książki kasy, dołączane są również zalecenia pokontrolne oraz kopia dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu, w szczególności kopia faktury (§34 ust. 2 rozporządzenia).

3. Obowiązki związane z zakończeniem pracy kasy

• Złożenie w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosku do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia (§15 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia);

•  Złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego, w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym (§15 ust.1 pkt 3 rozporządzenia),

Wioletta Gramis