Okres przechowywania paragonów fiskalnych

ODPOWIEDŹ

Tak, jednakże z wyłączeniem kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących.  

UZASADNIENIE

Zgodnie z art.112 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Stosownie do art.70 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, zwanym dalej rozporządzeniem. Zgodnie z §5 ust.1 rozporządzenia, kasy z zastrzeżeniem ust. 2-5, muszą między innymi sporządzać równocześnie wydruki oryginałów i kopii paragonów fiskalnych dla każdej sprzedaży, z zastrzeżeniem §6, wydruki raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych oraz mogą sporządzać faktury VAT i ich kopie (§ 5 ust. 1 pkt 3). Mocą §7 ust.1 pkt 1 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do dokonywania ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy. Na podstawie §7 ust.1 pkt 8 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązani są również do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w Ordynacji podatkowej, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.

Z dniem wejścia w życie rozporządzenia czyli od 1 grudnia 2008 roku, zgodnie z §19 tego aktu prawnego, skrócony został okres przechowywania kopii dokumentów sporządzanych przez kasę rejestrującą na nośniku papierowym. W myśl przytoczonego powyżej przepisu kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 roku sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przepis ust.1 nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas. Wprawdzie z zapisu §7 ust.1 pkt 8 rozporządzenia wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres 5 lat, jednakże przepis ten nie dotyczy dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej (za wyjątkiem kopii faktur), lecz sporządzanych na nośniku informatycznym.

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa należy stwierdzić, iż powinien Pan przechowywać kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, z wyłączeniem kopii drukowanych faktur nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem. Jednocześnie, w związku z brakiem precyzyjnego ograniczenia w zakresie stosowania przepisu § 19 rozporządzenia do transakcji sprzedaży dokonanych przed dniem 1 grudnia 2008 roku, Minister Finansów de facto wprowadził normę, która nakazuje stosować nowy przepis prawa do wszystkich transakcji, jeżeli tylko wystąpią one do dnia 31 grudnia 2012 roku, a zatem dwuletni okres przechowywania paragonów dotyczy również tych wystawionych przed 1 grudnia 2008 roku.

Wioletta Gramis