0
2149
W moim sklepie bardzo często różne prace pomocnicze wykonują zleceniobiorcy, obsługują też czasami kasy fiskalne lecz nie są zatrudnieni. Czy takie osoby muszą przejść szkolenie w tym zakresie, składać oświadczenia i być zatrudnieni aby obsługiwać te urządzenia. Czy trzeba kodować na kasie imię i nazwisko osoby prowadzącej ewidencję?
Odpowiedź
Nie ma przeszkód, aby zleceniobiorcy obsługiwali kasy rejestrujące Czytelnika, jednakże należy pamiętać o istniejącym od 1 maja 2019 r. obowiązku zapoznawania osób obsługujących te urządzenia z informacją o zasadach prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutkach ich nieprzestrzegania, a także obowiązku złożenia przez te osoby oświadczeń o zapoznaniu się z tą informacją. Nie jest również konieczne kodowanie w kasie rejestrującej imion i nazwisk obsługujących je osób, wystarczy zastosować kody dotyczące poszczególnych kasjerów. Osoba ewidencjonująca sprzedaż przy zastosowaniu kasy rejestrującej Czytelnika nie musi w związku z wykonywaniem tych czynności być zatrudniona na podstawie umowy o pracę
Uzasadnienie
Na podstawie § 6 ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących Czytelnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania. Osoba ta przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla osoby składającej to oświadczenie. Wzór powyższych dokumentów stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.
W załączniku tym wyszczególniono podstawowe zasady, którymi ma obowiązek kierować się pracownik prowadzący u podatnika sprzedaż przy użyciu kasy rejestrującej. W wymienionych punktach określono również szczegółowo zasady wystawiania paragonu fiskalnego tj.:
Każda sprzedaż towaru lub usługi osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, a także rolnikowi ryczałtowemu (w tym również otrzymanie zaliczki), jest ewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej.
Sprzedawca ma obowiązek wystawić i wydać kupującemu paragon fiskalny, nawet bez jego żądania. Paragon fiskalny jest wydawany kupującemu najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (zapłata gotówką, kartą, odroczona płatność, przelew, itp.).
Sprzedawca, który otrzymał zaliczkę w gotówce, wystawia i wydaje paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania.
Sprzedawca, który otrzymał zaliczkę przelewem lub tytułem wpłaty na rachunek, wystawia i wydaje paragon fiskalny niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku bankowym (lub rachunku w SKOK), nie później niż z końcem miesiąca, w którym należność została uznana na rachunku, a jeśli przed końcem tego miesiąca podatnik dokonał sprzedaży, paragon fiskalny za otrzymaną zaliczkę wystawia najpóźniej z chwilą dokonania tej sprzedaży.
Paragon fiskalny zawiera w szczególności następujące dane: napis „PARAGON FISKALNY”, dane sprzedawcy i jego NIP oraz centralnie umieszczone logo fiskalne i numer unikatowy kasy rejestrującej. Dokument, który nie zawiera danych wymienionych w pkt 6, nie jest paragonem fiskalnym.
Osoba prowadząca u podatnika ewidencję musi być również poinformowana o skutkach nieprzestrzegania zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży i wystawiania paragonu fiskalnego tj.:
- Na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (faktury), może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zgodnie z art. 62 § 4 i § 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958, z późn. zm.).
- Niezaewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej powoduje zaniżanie wysokości sprzedaży podatnika, która powinna być opodatkowana.
- Wystawienie i wydanie z kasy rejestrującej innego dokumentu niż paragon fiskalny (faktura) oznacza, że sprzedaż nie została zaewidencjonowana i nie wydano paragonu fiskalnego (faktury).
Osoba prowadząca u podatnika ewidencję składa oświadczenie o zapoznaniu się zasadami rejestrowania sprzedaży i wystawiania paragonu fiskalnego oraz z konsekwencjami nieprzestrzegania tych zasad określonymi w części I dokumentu. Oświadczenie musi być złożone przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przez te osoby, a egzemplarz oświadczenia będzie przekazywany również osobie je składającej. Obowiązek zapoznania przez podatnika osób prowadzących u niego ewidencję z obowiązkami w zakresie prowadzenia ewidencji oraz składanie przez te osoby oświadczeń o zapoznaniu się z przepisami oraz o skutkach nieprzestrzegania ich, ma na celu uświadomienie tym osobom odpowiedzialności karno-skarbowej za naruszanie tych obowiązków. Odebrane przez podatnika oświadczenie jest przechowywane w jego dokumentacji księgowej.
§ 25 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących określa, iż w przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, paragon fiskalny zawiera co najmniej numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym.
Natomiast paragony fiskalne drukowane przez kasy rejestrujące on-line muszą zawsze zawierać oznaczenie kasjera (§ 23 ust. 1 pkt 23 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące).
Nie ma przeszkód, aby zleceniobiorcy obsługiwali kasy rejestrujące Czytelnika. Nie jest konieczne kodowanie w kasie rejestrującej imion i nazwisk obsługujących je osób. Wystarczające jest stosowanie kodów dotyczących poszczególnych kasjerów (w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym).
Podsumowując, ponieważ przepisy nie zawierają żadnych ograniczeń dotyczących podmiotów obsługujących kasy rejestrujące podatników, zatem mogą to być wszystkie podmioty, w tym zleceniobiorcy. Należy jednak pamiętać o obowiązku zapoznawania tych osób z informacją o podstawowych zasadach prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutkach ich nieprzestrzegania, a także złożenia przez te osoby oświadczeń o zapoznaniu się z tą informacją. Nie ma również wymagań, aby osoba ewidencjonująca sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej była zatrudniona na podstawie umowy o pracę, ponieważ przepis mówi o osobie prowadzącej u podatnika ewidencję a nie o pracowniku.
Podstawa prawna: § 6 ust. 3-6 w powiązaniu z załącznikiem nr 1, § 25 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019r. w sprawie kas rejestrujących, §23 ust. 1 pkt 23 rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.
