Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania

Mobilne kasy mające postać oprogramowania  mają być alternatywą dla obecnie użytkowanych kas rejestrujących pozwalającą zmniejszyć koszty wywiązywania się podatników z obowiązku ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz usprawnić procesy rejestracji i kontroli sprzedaży detalicznej w czasie  rzeczywistym. 
Podstawowe założenia i przepisy rozporządzenia:

• w rozdziale 1 zamieszczono przepisy ogólne poprzez wprowadzenie słownika pojęć,
• rozdział 2 zawiera wymagania techniczne dla kas m.in. okres ważności certyfikatów kas nie krótszy niż 5 lat i nie dłuższy niż 10 lat od daty wystawienia,  podział na rodzaje kas ze względu na ich przeznaczenie oraz na sposób ewidencji sprzedaży – tj. kasy ogólne i kasy o zastosowaniu specjalnym. Wymagania techniczne dla kas dotyczące ich zawartości, zapisu i przechowywania danych, wystawianych dokumentów, pracy kasy oraz kas o zastosowaniu specjalnym, które określa załącznik nr 1 do rozporządzenia. 
• rozdział 3 określa sposób używania kas i zawiera mi.in. przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji przez podatników przy użyciu kas mających postać oprogramowania. 

Zgodnie z tymi regulacjami  podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które spełniają wymagania techniczne określone w załączniku nr 1 rozporządzenia, zapewniają połączenie z drukarką, prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie 
i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas a także posiadają ważne certyfikaty.  W § 6 ust. 5 - 7 rozporządzenia zawarto regulacje w zakresie zwrotów towarów i uznanych reklamacji oraz sposobu postępowania przy wystąpieniu oczywistej omyłki. Paragraf 7 zawiera zapisy o sposobie prowadzenia ewidencji przez podatników zwolnionych, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy. 
Natomiast § 8 określa:

• obowiązek podatnika do wystawienia i wydania nabywcy bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, 
• obowiązek wystawienia i wydania paragonu bez żądania nabywcy z tytułu otrzymanej należności (zaliczki) w gotówce – z chwilą otrzymania gotówki oraz zaliczki bezgotówkowej otrzymanej za pośrednictwem poczty, banku lub skoku na rachunek podatnika – niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku podatnika, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym należność ta została uznana na jego rachunku, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania,
• tryb wystawiania i wydawania klientowi paragonu fiskalnego, czas wystawienia raportu fiskalnego dobowego i miesięcznego (tożsamy jak w przypadku stosowania starych kas),
• mając na uwadze zjawisko nieewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej przez osoby obowiązane (pracowników) do prowadzenia ewidencji sprzedaży u podatnika, nałożono na podatników  obowiązek (tak jak wcześniej 
• w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących) zapoznania przez podatnika osób prowadzących u niego ewidencję z przepisami w zakresie podstawowych zasad prowadzenia ewidencji, prawidłowego wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego jak również o skutkach niewykonania takiego obowiązku. Wzór obejmujący zasady ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki nieprzestrzegania tych zasad w tym oświadczenie osoby, która będzie prowadziła u podatnika ewidencję, iż zapoznała się z obowiązującymi zasadami ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej, wystawiania paragonów i skutkami nieprzestrzegania tych zasad zamieszczono w załączniku nr 3 do rozporządzenia,
• reguły sztywnego przypisania stawek VAT do wszystkich oznaczeń literowych przewidzianych w kasie rejestrującej od „A” do „G”.
• możliwość używania kas, które łączą różne kategorie kas, o ile kasy te spełniają wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii (§ 9), 
• wymogi dla paragonu fiskalnego tj. jego czytelną treść umożliwiającą nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży oraz nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną identyfikację, również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy (§ 10),
• obowiązki podatników związanych z używaniem kas rejestrujących m.in. sprawdzenie poprawności pracy kasy w zakresie prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, udostępniania kasy do kontroli stanu oprogramowania i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów, w przypadku awarii kasy (dot. błędu weryfikacji danych w bazie danych) zawiadamiania niezwłocznie, nie później niż w terminie 24 godzin o tym właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego.  W  przypadku utraty kasy podatnik najpóźniej w terminie 3 dni od powzięcia informacji o jej utracie powiadamia naczelnika urzędu skarbowego (§ 12), 
• regulację, zgodnie z którą podatnik przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji jest zobowiązany dokonać fiskalizacji kasy, zapewniając dostęp do sieci telekomunikacyjnej i przesyłania danych między kasą on-line a CRK. Proces fiskalizacji odbywa się automatycznie. Fiskalizacja obejmuje szereg uporządkowanych w kolejności operacji wykonywanych na kasie. W przypadku przerwania fiskalizacji z powodu braku połączenia z CRK podatnik zapewnienia dokonanie ponownego uruchomienia tego procesu. Po uruchomieniu kasy w trybie fiskalnym musi być również zapewnione automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą on-line a CRK (§ 13-15). 
• dokumenty, jakie zobowiązany jest wystawiać podatnik prowadząc ewidencję sprzedaży przy użyciu kas (także kas o zastosowaniu specjalnym oraz w przypadku dokonywania rozliczania na kasie wyłącznie opakowań zwrotnych) (§ 16),
• brak obowiązku, przy sprzedaży przy użyciu urządzeń do automatycznej sprzedaży towarów i usług, wydania nabywcy paragonu fiskalnego, pod warunkiem, że odpowiednio sprzedawca zapewni nabywcy możliwość zapoznania się z danymi dokonywanej sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na tym urządzeniu (§ 17),
• możliwość wystawienia i wydania nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany w postaci elektronicznej (§ 18 rozporządzenia).  
• czynności, jakie obowiązany jest wykonać podatnik w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym lub zakończenia działalności gospodarczej tj. zapewnić odczyt i zapis danych z kasy na zewnętrzny nośnik danych, wystawić  raport fiskalny dobowy, raport fiskalny rozliczeniowy albo łączny raport fiskalny rozliczeniowy i przesłać do Centralnego Repozytorium Kas informację o przejściu kasy w tryb tylko do odczytu oraz sporządzić i złożyć, wraz z raportem rozliczeniowym w terminie 5 dni od dnia jego wystawienia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego formularz wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia. Jednocześnie w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik nie może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy (§ 19-20).

Rozdział 4 zawiera rodzaje danych zawartych we wniosku o wydanie potwierdzenia oraz rodzaje dokumentów i urządzeń niezbędnych do wydania potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy spełniają funkcje wymienione w ust.6a i wymagania techniczne dla kas rejestrujących,
Rozdział 5 określa okres, na który jest wydawane ww. potwierdzenie. Potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar wydaje się na okres 5 lat, po upływie którego może ono być wydane na następny okres, po złożeniu wniosku wraz z wymaganymi dokumentami i urządzeniami oraz przeprowadzeniu badań. Może ono być wydane na kolejnych 5 lat bez ponownych badań, w przypadku gdy przepisy, na podstawie których wydane zostało dotychczasowe potwierdzenie, nie uległy zmianie, nie wystąpiły zmiany w kasie,  
Rozdział 6 wyznacza zakres badań kasy oraz rodzaje danych zawartych w sprawozdaniu z badań kasy,
Rozdział 7 określa sposób oznaczania kas numerami unikatowymi i warunki ich przydzielania oraz dokumenty, które powinny być dołączone do kasy przy wprowadzaniu jej do obrotu. Kasa jest oznaczana przez producenta numerem unikatowym, który składa się z trzyliterowego prefiksu oraz ciągu 10 cyfr. Numery te są przydzielane wyłącznie dla kas posiadających potwierdzenie Prezesa GUM, że zapewniają prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.
Załączniki 1-5 do rozporządzenia:
Załącznik nr 1 zawiera:

• wymagania techniczne dla kas dotyczące ich zawartości, zapisu i przechowywania danych m.in. dotyczące bazy danych, programu pracy kasy, komponentu komunikacyjnego,
• wymagania techniczne dla kas dotyczące wystawianych dokumentów np. określono kolejne pozycje zawarte na: wystawionym przez kasę paragonie, raporcie fiskalnym dobowym w postaci elektronicznej bądź na żądanie użytkownika 
• w postaci papierowej, raporcie fiskalnym okresowym i rozliczeniowym w postaci papierowej, łącznym raporcie fiskalnym okresowym i łącznym raporcie fiskalnym rozliczeniowym w postaci papierowej, raporcie fiskalnym zdarzeń w postaci papierowej, raporcie fiskalnym fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo tylko w postaci elektronicznej i kolejno pozycje zawarte na dokumentach niefiskalnych w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo tylko w postaci elektronicznej,  
• wymagania techniczne dla kas dotyczące pracy kasy tj. tryb pracy kasy, czynności wykonywane podczas uruchomienia kasy w trybie fiskalnym, czynności niemożliwe do wykonania w trybie fiskalnym – m.in. dokonywanie korekt i anulowanie paragonu po jego zatwierdzeniu, przesyłanie danych przy użyciu protokołu komunikacyjnego przesyłania danych z zastosowaniem aktualnego harmonogramu przesyłania danych nie rzadziej niż co 2 godziny, współpracy 
• z terminalem płatniczym, aktualizację programu pracy itd.
• wymagania techniczne dla kas o zastosowaniu specjalnym np. przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym, kas biletowych.

Załącznik nr 2 zawiera wzór logo fiskalnego.
Załącznik nr 3 zawiera wzór informacji o zasadach ewidencji, oświadczenia osoby, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji,
Załącznik nr 4 zawiera wzór wniosku o wyrejestrowanie kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania z ewidencji kas,
Załącznik nr 5 zawiera wzór deklaracji o spełnieniu przez kasę funkcji, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy i wymagań technicznych dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz zgodności z kasą, która była podstawą do wydania potwierdzenia o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy dołączanej do każdej kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania potwierdzająca jej identyczność funkcjonalną i programową z kasą wzorcową poddaną badaniom.