WAŻNY TEMAT - ROZPOCZĘCIE DZIAŁALNOŚCI A VAT

1. Kiedy nie trzeba rozliczać VAT

Zakładając firmę nie zawsze od samego początku trzeba rozliczać VAT. Przepisy dotyczące podatku od towarów i usług określają sytuacje, w których od początku wymagana jest rejestracja do VAT i przypadki, kiedy nie ma  tego obowiązku. Zwolnienia od VAT można podzielić na dwie grupy: „podmiotowe” (z uwagi na wysokość sprzedaży) i “przedmiotowe” (dotyczące konkretnych towarów i usług).

1. Zwolnienie z VAT podmiotowe

Nie ma obowiązku rejestrowania się jako VAT-owiec, jeśli przedsiębiorca nie przekroczy w ciągu roku limitu sprzedaży 200.000 zł (art.113 ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług).  Jeśli przedsiębiorca rozpoczyna działalność w trakcie roku podatkowego nie musi rejestrować się do VAT, jeśli przewidywana wartość sprzedaży w firmie nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej sprzedaży, kwoty odpowiadającej równowartości 200.000 zł (art.113 ust.9 ustawy o VAT). Proporcję wylicza się następująco:

• mnożąc liczbę dni od rozpoczęcia sprzedaży do końca roku przez obowiązujący limit VAT
• następnie dzieląc otrzymaną liczbę przez liczbę dni w danym roku.

Przykład

Firma została założona 2 maja 2019 roku, czyli do końca roku zostały 244 dni. Obliczenie wygląda następująco: (200 000 x 244) / 365 = 133.698,63 zł

Przedsiębiorca powinien pamiętać, że przed sprzedażą, którą przekroczy ten limit, powinien zarejestrować się jako VAT-owiec.

Prosimy pamiętać, że – jak wynika z art.113 ust.13 ustawy o VAT – zwolnienie to nie obowiązuje, jeżeli przedsiębiorca m.in.:

• sprzedaje:
  • towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (m.in. metale szlachetne i złom z nich, wyroby jubilerskie),
  • towary opodatkowane podatkiem akcyzowym (z wyjątkiem energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych),
  • w niektórych przypadkach: budynki, budowle lub ich części,
  • tereny budowlane,
  • nowe środki transportu;
• świadczy usługi:
  • prawnicze,
  • w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,
  • Jubilerskie;
• nie posiada siedziby działalności gospodarczej w Polsce.

Powyższe oznacza, że w powyżej wskazanych przypadkach, przedsiębiorca musi rozliczać VAT nawet wtedy, gdy nie przekroczy 200.000 zł limitu sprzedaży, tj. od pierwszej takiej sprzedaży.

Należy przy tym pamiętać, że po przekroczeniu kwoty 200.000 zł każda kolejna sprzedaż podlega opodatkowaniu VAT. Zwolnienie z VAT przestaje obowiązywać i należy zarejestrować się jako podatnik VAT.

2. Zwolnienie przedmiotowe z VAT
   W przepisach określono grupę towarów i usług, które są wykluczone z opodatkowania VAT. Dotyczy to m.in. usług w zakresie opieki medycznej, pomocy społecznej, nauczania języków obcych, dostaw terenów niezabudowanych innych niż tereny budowlane, zarządzania funduszami inwestycyjnymi czy emerytalnymi (pełną listę ustawodawca wskazał w art. 43 pkt 2 – 41 ustawy VAT). Zatem, jeśli przedsiębiorca dokonuje dostaw lub wykonuje usługi wymienione w art.43 pkt 2-41, wówczas nie rozlicza i nie płaci VAT.
3. Obowiązki podatnika zwolnionego z VAT
   Status podatnika zwolnionego oznacza, że nie trzeba składać deklaracji VAT (np. VAT-7 albo VAT-7K). Czyli przedsiębiorca nie rozlicza w urzędzie skarbowym podatku z tytułu sprzedaży i co istotne – nie ma prawa do odliczenia (zwrotu) podatku naliczonego. Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży (art.109 ust.1 ustawy o VAT). Rejestr sprzedaży pozwala zorientować się, kiedy sprzedaż przekroczy próg zwolnienia z VAT (przed sprzedażą, którą przekroczy próg, należy zarejestrować się do VAT).
   Uproszczona ewidencja nie ma określonego przepisami wzoru. Powinno się w niej ujmować sprzedaż za dany dzień, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Ewidencja może zawierać takie informacje, jak: liczbę porządkową, datę sprzedaży, wartość sprzedaży, wartość sprzedaży narastająco.

4. Obowiązek VAT przy handlu z krajami UE
   Jeśli przedsiębiorca zwolniony z VAT zamierza dokonywać transakcji z kontrahentami zagranicznymi z państw UE, musi zarejestrować się jako podatnik VAT-UE (art.97 ust.1 i 2 ustawy o VAT). Nawet jeśli nie ma obowiązku zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny, ale dokona wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), czyli kupi towar od firmy z UE, a całkowita wartość tych transakcji przekroczy w trakcie roku podatkowego kwotę 50.000 zł (art.97 ust.1 i ust.2 ustawy o VAT). W takiej sytuacji jest obowiązek rozliczania podatku VAT od tych transakcji (mimo braku obowiązku rozliczania VAT w zakresie pozostałej działalności gospodarczej).Obowiązek rejestracji VAT UE (niezależnie od zwolnienia z VAT) dotyczy również:

• nabycia usług od kontrahentów z UE, w odniesieniu do których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy,
• wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, dla których miejscem rozliczenia podatku z transakcji jest kraj nabywcy (art.97 ust.3 ustawy o VAT).

Podsumowując przedsiębiorca zakładający firmę nie musi rejestrować się do VAT, jeśli:

• sprzedaż nie przekroczy limitu 200.000 zł rocznie,
• sprzedaż nie przekroczy proporcji kwoty 200.000 zł odpowiadającej liczbie dni do końca roku,
• sprzedaje towary zwolnione z VAT.

2. Rejestracja do VAT

W sytuacji, gdy przedsiębiorca zakłada firmę i nie spełnia warunków do zwolnienia od VAT lub chce zarejestrować się do VAT dobrowolnie (dzięki czemu będzie mógł np. odliczać VAT od zakupów), to najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT powinien we właściwym urzędzie skarbowym zarejestrować się poprzez złożenie druku VAT-R (art.96 ust.1 ustawy o VAT). Zgłoszenie VAT-R jest składane do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na:

• adres siedziby – w przypadku osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej,
• miejsce zamieszkania – w przypadku osób fizycznych,
• stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej – w przypadku podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadających na tym terytorium stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeśli przedsiębiorca rejestruje firmę w CEIDG, formularz VAT-R może złożyć jako załącznik razem z wnioskiem o wpis oraz zmianę swojego wpisu w CEIDG. Formularz VAT-R może podpisać Profilem Zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgłoszenie VAT-R można złożyć także drogą elektroniczną przez system e-Deklaracje lub w wersji papierowej w urzędzie gminy.

3. Rejestracja do VAT-UE

Przedsiębiorca, który zamierza prowadzić transakcje z firmami z UE powinien od razu dokonać rejestracji VAT-UE. Rejestracji podlegają firmy, które chcą dokonywać wewnątrzwspólnotowych nabyć i dostaw towarów, importu usług oraz świadczenia usług, dla których podatnikiem jest usługobiorca mający siedzibę
w innym państwie członkowskim. Rejestracja pozwala na uniknięcie płacenia VAT, naliczonego przez kontrahentów zagranicznych lub obciążania tych kontrahentów polskim podatkiem. Rejestracji dokonuje się na formularzu VAT-R, a potwierdzenie nadania numeru VAT UE otrzymuje się na formularzu VAT-5UE. Od tego też momentu dla potrzeb rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych, przedsiębiorca ma obowiązek posługiwania się  numerem identyfikacji podatkowej poprzedzonym kodem „PL”.

Obowiązek rejestracji jako podatnik VAT-UE nie dotyczy świadczenia usług na rzecz osób fizycznych z innych krajów UE, które nie prowadzą działalności.

W przypadku podmiotów, które nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, zgłoszenie VAT składane jest do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

4.  Konsekwencje braku zgłoszenia do VAT

Najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT, przedsiębiorca powinien we właściwym urzędzie skarbowym dokonać zgłoszenia (jeśli oczywiście nie spełnia warunków do zwolnienia od VAT). W sytuacji nie wypełnienia tego obowiązku można ponieść konsekwencje w zależności od przypadku:

• brak zgłoszenia, ale przedsiębiorca zachowuje się jak podatnik VAT czynny, tj. składa deklaracje podatkowe, wpłaca należny podatek VAT, uwzględnia w deklaracjach VAT naliczony - wówczas organy podatkowe pozwalają złożyć z datą wsteczną formularz rejestracyjny VAT-R, a z uwagi na złożone deklaracje i rozliczanie należnego podatku, nie doszło do uszczuplenia należności budżetowych; zdarzają się jednak przypadki, kiedy urząd ze względu na brak rejestracji kwestionuje prawo do odliczenia VAT naliczonego;
• brak rejestracji mimo takiego obowiązku, a przedsiębiorca wystawia faktury w kwocie brutto i nie odprowadza VAT należnego – wówczas urząd skarbowy może stwierdzić, że nie są realizowane zobowiązania i będzie się domagał zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami oraz nałoży sankcję w postaci ustalenia dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości odpowiadającej 30% kwoty zaniżenia zobowiązania podatkowego; brak rejestracji dla celów VAT (połączony z brakiem złożenia deklaracji VAT-7 albo VAT-7K) jest traktowany jako brak ujawnienia podstawy opodatkowania, co jest przestępstwem karno-skarbowym zagrożonym nałożeniem grzywny, a nawet ograniczeniem wolności.

5. Deklaracja VAT-7 czy VAT-7K

5.1. Rozliczenie miesięczne VAT-7

Jest to podstawowy okres rozliczenia podatku VAT. Deklaracje VAT-7 za okresy miesięczne należy składać do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu (art.99 ust.1 ustawy o VAT). Miesięczne rozliczenia VAT można stosować dobrowolnie albo po utracie prawa do kwartalnej formy rozliczania. Do rozliczeń miesięcznych zobowiązani są następujący podatnicy:

• nie posiadający statusu małego podatnika
• mali podatnicy, jeśli są podatnikami VAT czynnymi krócej niż 12 miesięcy od miesiąca, w którym zostali zarejestrowani do VAT (dotyczy to podatników, którzy zostali zarejestrowani, jako podatnicy VAT czynni po dniu 30 września 2016 r. za okresy miesięczne przypadające po dniu 31 grudnia 2016 r.)
• mali podatnicy, którzy w  danym kwartale lub w  poprzedzających go w czterech kwartałach dokonali dostawy towarów, wymienionych w załączniku nr 13 do ustawy o VAT (tzw. towary wrażliwe, jak np. wyroby stalowe, paliwa, metale szlachetne, aparaty fotograficzne cyfrowe, dyski twarde HDD, dyski SDD, folie typu stretch), których łączna wartość przekroczyła, w  jakimkolwiek miesiącu z  tych okresów, kwotę 50 000  zł netto bez VAT; ograniczenie to nie dotyczy podatników dokonujących sprzedaży paliwa (benzyny silnikowe, oleje napędowe, gazy przeznaczone do napędu silników spalinowych), przy spełnieniu następujących warunków: dostawy te dokonywane są na stacjach paliw lub stacjach gazu płynnego, do standardowych zbiorników pojazdów, dostaw tych dokonuje podatnik dostarczający gaz przewodowy za pośrednictwem własnych sieci przesyłowych lub dystrybucyjnych.

5.2. Rozliczenie kwartalne VAT-7K

Z kwartalnych rozliczeń podatku VAT mogą korzystać mali podatnicy VAT. Małym podatnikiem VAT jest przedsiębiorca:

• u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty odpowiadającej równowartości 1,2 mln euro (w 2019 roku wynosi po zaokrągleniu 5.135.000 zł),
• prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzającego funduszami inwestycyjnymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w  poprzednim roku podatkowym równowartości 45 tys. Euro (art.2 pkt. 25 ustawy o VAT).

Dodatkowo mali podatnicy muszą spełniać dwa warunki:

• są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni powyżej 12 miesięcy (jeśli przedsiębiorca zakładając firmę od razu zarejestruje się do VAT, to dopiero po 12 miesiącach będzie mógł skorzystać z kwartalnego rozliczania),
• nie dokonali w danym kwartale lub w poprzedzających go czterech kwartałach (w każdym miesiącu z tych okresów) dostawy towarów wymienionych w załączniku nr 13 do ustawy o VAT (np. wyroby stalowe, paliwa, metale szlachetne, aparaty fotograficzne cyfrowe, dyski twarde HDD, dyski SDD, folie typu stretch) o wartości powyżej 50 000 zł bez podatku VAT. Są to towary objęte tzw. odwrotnym obciążeniem (art.99 ust. 3a ustawy o VAT).

Podatnicy zobowiązani są do składnia deklaracji VAT-7K w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale (art. 99 ust. 2 ustawy o VAT). Jeśli przedsiębiorca wybierze rozliczenie kwartalne VAT, najpóźniej do 25 dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa, należy złożyć do naczelnika właściwego urzędu skarbowego zawiadomienie o wyborze rozliczania VAT kwartalnego (art.99 ust.3 ustawy o VAT). Zawiadomienie można wysłać zwykłym pismem (nie ma specjalnego formularza). Należy pamiętać o dokonaniu aktualizacji na formularzu VAT-R (7 dni od zmiany), gdzie w odpowiedniej rubryce zaznacza się kwartalne rozliczenie.

6. Metoda kasowa

Jako podatnik VAT należy rozliczać podatek miesięcznie albo kwartalnie. Podstawowa zasada jest taka, że wszystkie faktury wystawione w danym okresie rozliczeniowym wykazuje się w deklaracji podatkowej sporządzanej za ten okres. Rozliczanie VAT to memoriałowe rozpoznawanie zobowiązań podatkowych tzn. zobowiązania wynikające z wystawionych dokumentów (nie z faktycznych wpływów).

Niektórzy przedsiębiorcy mogą wybrać metodę kasową, która polega na tym, że VAT płaci się dopiero, gdy firma otrzyma zapłatę. Jednak z metody kasowej mogą skorzystać tylko mali podatnicy (sprzedaż rocznie za kwotę nie większą niż równowartość w zł 1,2 mln euro).

W przypadku wyboru metody kasowej obowiązek podatkowy powstaje:

• z dniem otrzymania całości lub części zapłaty  –  w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz czynnego podatnika VAT,
• z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180 dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi  –  w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż zarejestrowany podatnik VAT.

Jeśli natomiast podatnik otrzyma tylko część należnej zapłaty, to obowiązek podatkowy powstaje w stosunku do tej uregulowanej kwoty (art.21 ust.1 ustawy o VAT). Należy pamiętać o zasadzie zawartej w art.21 ust.2 ustawy o VAT, zgodnie z którym powołany powyżej przepis art. 21 ust.1 stosuje się do czynności wykonanych w  okresie, w  którym podatnik stosuje metodę kasową.

Wybór metody kasowej musi być zgłoszony naczelnikowi urzędu skarbowego do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym przedsiębiorca zaczyna rozliczać się kasowo (na formularzu VAT-R). Ponownej zmiany metody rozliczania VAT można dokonać dopiero po upływie 12 miesięcy (art.21 ust.3 ustawy o VAT).

Mały podatnik traci prawo do rozliczania podatku metodą kasową, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczył (odpowiednio) kwotę 1,2 mln euro lub 45.000 euro (art.21 ust.4 ustawy o VAT).

Przy metodzie kasowej należy rozliczać VAT kwartalnie. Deklarację VAT-7K należy złożyć w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, którego deklaracja dotyczy. Jeśli 25. dzień miesiąca przypada w dzień wolny od pracy, to termin złożenia deklaracji przesuwa się na najbliższy przypadający dzień roboczy. Przy metodzie kasowej należy odpowiednio oznaczać wystawione faktury. Musi się na nich znaleźć adnotacja „metoda kasowa”. Wynika to również z faktu, że zasady odliczania podatku z takiej faktury przez kontrahenta są inne niż w przypadku zwykłych faktur. VAT naliczony z faktury z adnotacją „metoda kasowa” można odliczyć dopiero po zapłacie za towar/usługę.

Z art.21 ust.6 pkt 2 ustawy o VAT wynika, że metody kasowej nie można stosować w przypadku:

• transferu bonów jednego przeznaczenia,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• wewnątrzwspónotowego nabycia towarów,
• w przypadku przemieszczenia towarów, o którym mowa w art.13 ust. 3, do miejsca odpowiadającego magazynowi konsygnacyjnemu.

7. Składanie deklaracji VAT i wpłata podatku

Deklaracje miesięczne VAT-7 należy złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym. Deklaracje kwartalne VAT-7K – do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale (25 kwietnia, 25 lipca, 25 października, 25 stycznia). Wskazane terminy są także terminem zapłaty podatku, jeśli z rozliczenia deklaracji powstanie zobowiązanie podatkowe (art.103 ust.1 ustawy o VAT). W przypadku gdy dzień złożenia deklaracji VAT przypada w sobotę, niedzielę lub święto, termin rozliczenia zostaje przesunięty na najbliższy dzień roboczy.

Za każdy dzień zwłoki w płatności podatku VAT wykazanego w deklaracji podatnik zostaje obciążony odsetkami. Zgodnie bowiem z art.53 §1 i §2 Ordynacji podatkowej, od zaległości podatkowych oraz od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek w części przekraczającej wysokość podatku należnego za okres rozliczeniowy – naliczane są odsetki za zwłokę. A zaległością podatkową jest podatek niezapłacony w terminie płatności, a także niezapłacona w terminie płatności zaliczka na podatek (art.51 §1  i §2 Ordynacji podatkowej).

Deklaracje VAT można składać wyłącznie drogą elektroniczną. Urzędem właściwym dla celów składania deklaracji VAT-7 oraz VAT-7K są:

• dla osób fizycznych (np. jednoosobowych działalności gospodarczych) – urząd właściwy ze względu na adres zamieszkania podatnika (czyli ten sam co dla podatku dochodowego),
• dla osób innych niż fizyczne (np. spółek z o.o., spółek cywilnych) – urząd właściwy ze względu na adres siedziby firmy.

Od lipca 2018 roku wprowadzony został mechanizm podzielonej płatności (split payment). W ramach mechanizmu, każdy przedsiębiorca może rozliczać VAT z urzędem skarbowym za pomocą specjalnego rachunku VAT (przypisanego do rachunku firmowego). Jak wskazuje art.108a ustawy o VAT, ze split payment będą mogli korzystać nabywcy, którzy otrzymali fakturę z wykazaną kwotą podatku. Wówczas płatności za zobowiązania z faktury dokonuje się na dwa rachunki bankowe: wartość netto - na rachunek bankowy dostawcy (lub w inny sposób), a VAT - na specjalny rachunek VAT dostawcy.

8. Deklaracje VAT-UE
   Podatnik VAT-UE dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych, ma obowiązek składania w formie elektronicznej informacji VAT-UE (art.100 ust.1 ustawy o VAT).
   Informacje podsumowujące o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach (VAT-UE) muszą być składane  za okresy miesięczne  (nawet jeśli rozliczasz się z VAT kwartalnie) oraz wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu tych transakcji (art.100 ust.3 ustawy o VAT).
9. Informacje podsumowujące w obrocie krajowym
   Jeśli przedsiębiorca sprzedaje towary oraz świadczy usługi, dla których VAT rozlicza nabywca (tzw. odwrotne obciążenie albo odwrócony VAT), należy składać informacje podsumowujące w obrocie krajowym na druku VAT-27 (art.101a ust.1 ustawy o VAT). W informacji tej wykazuje się m.in. wartość transakcji objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia z podziałem na poszczególnych nabywców.
   Informacje podsumowujące w obrocie krajowym należy składać za okresy miesięczne za pomocą środków komunikacji elektronicznej  w  terminie do  25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w  którym powstał obowiązek podatkowy z  tytułu dokonania transakcji (art.101a ust.2 ustawy o VAT).
10. Zwolnienie z obowiązku składania deklaracji VAT
    Obowiązek składania deklaracji VAT nie dotyczy przedsiębiorców zwolnionych z VAT (art.99 ust.7 ustawy o VAT). Obowiązek ten nie dotyczy również przedsiębiorców, którzy zawiesili działalność gospodarczą i nie wykonują w tym czasie czynności podlegających VAT (art.99 ust. 7a ustawy o VAT). Zwolnienie to nie dotyczy jednak:

• podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów: jeśli przedsiębiorca przekroczy limit nabycia towaru (WNT) powyżej 50.000 zł ma obowiązek rejestracji VAT UE i składania deklaracji VAT-8 w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu oraz deklaracji podsumowującej VAT UE;
• podatników dokonujących importu usług lub nabywających towary – w zakresie których są podatnikiem: należy złożyć deklarację VAT-9M;
• okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego;
• okresów rozliczeniowych, za które podatnik jest obowiązany do rozliczenia podatku z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu oraz za które jest obowiązany dokonać korekty podatku naliczonego (art.99 ust.7b ustawy o VAT).

11. Rejestr sprzedaży i zakupów VAT
    Podatnik VAT ma obowiązek prowadzić ewidencję VAT – rejestr sprzedaży i zakupów (art.109 ust.3 ustawy o VAT). Ewidencja sprzedaży  umożliwia prawidłowe wyliczenie kwot podatku należnego w  danym okresie rozliczeniowym. Ewidencja zakupów  pozwala określić wysokości podatku naliczonego, podlegającego odliczeniu w  danym okresie rozliczeniowym
    Ewidencja VAT musi być prowadzona w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych (art.109 ust.8a ustawy o VAT). Obowiązek ten dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT, niezależnie od wielkości firmy, w tym także firm najmniejszych. Ewidencja VAT zawiera takie dane, które pozwolą na przygotowanie prawidłowej deklaracji podatkowej, informacji podsumowującej oraz Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_VAT. Wzór ewidencji nie jest określony w przepisach. Musi ona zawierać co najmniej: przedmiot opodatkowania, podstawę opodatkowania, wysokość kwoty podatku należnego, wysokość korekt podatku należnego, wysokość kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, wysokość korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegające wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, inne dane służące do identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer NIP lub numer służący do identyfikacji podatnika.
    W rejestrze VAT nie zamieszcza się wydatków, które są czynnościami zwolnionymi z opodatkowania (np. zakup znaczków pocztowych), czynnościami nieopodatkowanymi (np. opłata skarbowa), lub też czynnościami, od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego (np. zakup usług noclegowych lub gastronomicznych). Zapisy w rejestrze VAT można zrobić na podstawie następujących dokumentów:

• faktury VAT, VAT RR, VAT marża, faktury zaliczkowe,
• raporty okresowe generowane z kas fiskalnych,
• niektóre paragony, jeżeli zawierają wymagane dane,
• inne dokumenty, np. dokumenty celne.
  Jak wspomnieliśmy wyżej, podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z podatku VAT nie muszą prowadzić ewidencji VAT. Podatnicy zwolnieni z podatku VAT ze względu na limit sprzedaży (zwolnienie podmiotowe), muszą prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży za każdy dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Dokładna ewidencja pozwoli szybko ustalić, czy nie przekroczono progu dochodów uprawniających do prowadzenia działalności zwolnionej.

12. JPK_VAT
    Podatnicy VAT mają obowiązek przekazywania danych z ewidencji VAT w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_VAT. Ewidencje na potrzeby VAT muszą być prowadzone wyłącznie w wersji elektronicznej i przesyłane jako JPK_VAT do Ministerstwa Finansów.
    JPK_VAT to zestaw informacji o zakupach i  sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT za dany okres. Dane wykazane w JPK_VAT powinny być zgodne z danymi ujętymi w deklaracji VAT. Dane do utworzenia JPK_VAT są pobierane bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych. JPK_VAT posiada określony układ i format (schemat xml), który ułatwia jego przetwarzanie. JPK_VAT składa się z danych identyfikujących podatnika i właściwy urząd skarbowy (np. NIP, REGON, kod urzędu skarbowego) oraz danych, które dotyczą dokumentów sprzedażowych i  zakupowych. Podatnik, który sam rozlicza VAT i nie korzysta z usług biur rachunkowych lub programów księgowych, może skorzystać z bezpłatnego narzędzia przygotowanego przez Ministerstwo Finansów (dostępne na stronie Ministerstwa Finansów w serwisie finanse, zakładka JPK).
    JPK_VAT należy wysyłać do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeśli podatnik rozlicza się metodą kwartalną, także przesyła JPK_VAT co miesiąc. Nie powoduje to zmiany metody rozliczania.
    Nie ma obowiązku składania JPK_VAT w przypadku, gdy przedsiębiorca wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku oraz, jeśli przedsiębiorca ma zawieszoną działalność gospodarczą i nie prowadzi zapisów w ewidencji VAT.
    Zwolnienie ze składania JPK_VAT pomimo zawieszenia działalności gospodarczej nie dotyczy:

• podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
• podatników importujących usługi lub kupujących towary – w zakresie których są podatnikami,
• okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego,
• okresów rozliczeniowych, za które podatnik ma obowiązek rozliczenia podatku z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu oraz za które ma obowiązek skorygować podatek naliczony.

W takim przypadku, pomimo zawieszenia działalności gospodarczej, należy prawidłowo ująć wykonane czynności lub zaistniałe zdarzenia w ewidencji VAT, złożyć deklarację VAT i jednocześnie przesłać plik JPK_VAT. Jeżeli z jakichś ważnych powodów np. z powodu utrudnień, podatnik nie mógł przekazać JPK_VAT, można wystąpić z umotywowanym wnioskiem o odroczenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Krajowa Administracja Skarbowa sprawdza wszystkie wysłane dokumenty JPK_VAT, dokonując analizy w specjalnym systemie elektronicznym. W przypadku pojawienia się niezgodności podatnicy otrzymują informacje na ich temat, które trzeba wyjaśnić w urzędzie skarbowym, w którym się rozliczają. W każdym urzędzie skarbowym są wyznaczone osoby do kontaktów w ramach JPK_VAT.

 

Podstawa prawna: art.2 pkt 25, art.21 ust.1-.4, ust.6 pkt 2, art.43 ust.2-41, art.96 ust.1, art.97 ust.1, ust.2 i ust.3, art.99 ust.1-3, ust.3a, ust.7, 7a i 7b, art.100 ust.1 i ust.3, art.101a ust.1 i 2, art.103 ust.1, art.108a, art.109 ust.1 i 3, art.113 ust.1, ust.9, ust.13 ustawy o VAT, art.53 §1 i §2, art.51 §1 i §2 ustawy Ordynacja podatkowa.