Wymiana pamięci kasy z powodu błędnego NIP-u i obowiązek zwrotu odliczonej ulgi

Odpowiedź

Jeżeli stosowane do tej pory urządzenie było kasą z elektronicznym zapisem kopii to Czytelniczka może podjąć decyzję o wymianie pamięci i dalszym używaniu kasy jako rezerwowej. W takim przypadku nie powstanie obowiązek zwrotu dokonanego odliczenia.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani: 

• wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży; 
• dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy; 
• udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów; 
• poddawać kasy rejestrujące w terminach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących; 
• zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej (art. 111 ust. 3a pkt 1-4 i pkt 13 ustawy). 

Powyżej cytowane przepisy zostały również doprecyzowane przez zapisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących m.in. w zakresie obowiązku sprawdzania przez podatnika poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku oraz niezwłocznego zgłaszania podmiotowi prowadzącemu serwis każdą nieprawidłowość w pracy kasy  (§ 9 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia).
Zgodnie z § 25 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wydany klientowi paragon fiskalny zawiera m.in.:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
• numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP).

Niestety, nie każdą awarię lub nieprawidłowość np. wprowadzenie błędnych danych identyfikujących podatnika nawet w przypadku ingerencji serwisu głównego można usunąć. W takim przypadku jak ten zachodzi wówczas konieczność wymiany modułu fiskalnego lub całkowita likwidacja stosowanego przez podatnika urządzenia. 
Należy pamiętać, iż pamięć fiskalna kasy to urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (§ 2 pkt 14 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). 
Pamięć fiskalna uruchamiana jest podczas fiskalizacji kasy, przez którą rozumie się zgodnie z zapisem  § 2 pkt 4 lit. b ww. rozporządzenia, jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wystawieniem raportu fiskalnego dobowego, zatem zaprogramowania nagłówka widniejącego na paragonie fiskalnym, w tym nr NIP, jest czynnością jednokrotną i niepowtarzalną a raz wprowadzone dane po zatwierdzeniu operacji, nie podlegają weryfikacji. W zaistniałej sytuacji jedynym prawidłowym rozwiązaniem jest odczyt pamięci fiskalnej kasy lub jej likwidacja, ponieważ ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kasy z błędnie wprowadzonym numerem identyfikacji podatkowej podatnika jest działaniem wbrew obowiązującym przepisom.
W opisanej sytuacji Czytelniczka może zakończyć używanie kasy i wówczas będzie zobowiązana do:

• wystawienia raportu fiskalnego dobowego i raportu fiskalnego okresowego (miesięczny),
• niezwłocznego, przy pomocy serwisanta, dokonania odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzenia z tej czynności protokołu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia,
• złożenia do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego:
  –    protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia oraz
  –        wraz z dokumentami, o których mowa powyżej, wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia (§ 34 rozporządzenia).

W sytuacji, gdy celem podatnika jest dalsze używanie kasy odczyt z pamięci kasy dokonywany jest  z uwagi na wymianę pamięci fiskalnej. 
Urządzenie po zainstalowaniu nowego modułu zostanie ponownie ufiskalnione przez uprawniony serwis kas, a Pani dokona zgłoszenia aktualizacyjnego danych dotyczących kasy z nowym numerem unikatowym - w terminie 7 dni od otrzymania kasy z serwisu. 
Nie należy jednak w takim przypadku składać do naczelnika urzędu skarbowego wniosku o wyrejestrowanie kasy z prowadzonej przez niego CEKR. W wyniku wymiany pamięci fiskalnej kasie zostaje nadany nowy numer unikatowy, nadany numer ewidencyjny pozostanie bez zmian i nadal będzie mogła być prowadzona ewidencja świadczonych usług przy zastosowaniu tej kasy. 
Zasadniczą funkcją, którą wypełnia kasa rejestrująca jest odzwierciedlenie rzeczywistego przebiegu realizowanych transakcji, zatem niezwykle ważne zarówno dla podatnika jak i organów skarbowych jest to, aby jej praca przebiegała prawidłowo, a wyniki tej pracy miały odzwierciedlenie w wykonywanych obowiązkowo przez podatnika i uprawniony serwis kas wydrukach - m.in. w raporcie rozliczeniowym dotyczącym całego okresu pracy wspomnianej kasy. 
Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. Zobowiązuje do tego zapis artykułu 111 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. 
W przypadku gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. 
Aby kasa rejestrująca mogła pełnić funkcję kasy rezerwowej, muszą być dokonane wszystkie czynności takie jak wymagane w przypadku kasy podstawowej, czyli: fiskalizacja kasy, zgłoszenie do urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (jeżeli kasa jest ufiskalniana po raz pierwszy), obowiązkowe przeglądy techniczne.
Warto w tym momencie dodać, że w tym przypadku istnieje wyjście, które pozwoli uniknąć Czytelniczce obowiązku zwrotu ulgi, ponieważ czym innym jest zaprzestanie używania kasy rejestrującej, a czym innym zmiana jej przeznaczenia. 
W przypadku uznania, iż używana do tej pory kasa po wymianie pamięci będzie kasą rezerwową nie powstanie obowiązek zwrotu ulgi. Rozwiązanie to jest od dawna znane i aprobowane przez organy podatkowe. 
Art. 145a ust. 5 ustawy o VAT określa, iż w kasach rejestrujących z papierowym zapisem kopii pamięć fiskalna nie podlega już wymianie, dlatego wymiana pamięci i przeznaczenie na kasę rezerwową będzie możliwa tylko wtedy, gdy Czytelniczka użytkowała kasę z elektronicznym zapisem kopii. W przeciwnym przypadku, powstanie obowiązek zwrotu ulgi w związku z trwałym zaprzestaniem ewidencji przy zastosowaniu tego urządzenia.
Podatnicy są bowiem obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup, w przypadkach gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej: 

• trwale zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy;
• naruszą obowiązki, o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 12 lub ust. 3ab ustawy. 

Zwrot odliczonych lub zwróconych kwot wydanych na zakup w przypadkach:

1. niepoddania w obowiązujących terminach kas rejestrujących obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis, 
2. wymienionych w ust. 1 – odnosi się tylko do tych kas, których te przypadki   dotyczyły (§ 5 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia w sprawie odliczania).

Podsumowując powyższe, jeżeli stosowana kasa rejestrująca zostanie przez Czytelniczkę po wymianie pamięci przeznaczona na kasę rezerwową to może ona być nadal stosowana do momentu wyczerpania jej pamięci. Brak możliwości wymiany pamięci kas z papierowym zapisem kopii, w związku z obecnie obowiązującymi przepisami wnikającymi z ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku użytkowania przez Czytelniczkę takiej kasy spowoduje konieczność jej likwidacji i zwrot odliczonej kwoty. W przypadku zaprzestania użytkowania kasy należy przy pomocy serwisanta niezwłocznie dokonać odczytu pamięci i w terminie 5 dni od daty sporządzenia protokołu z tej czynności złożyć ten dokument wraz wnioskiem o wyrejestrowanie do naczelnika urzędu skarbowego z ewidencji CEKR tego urządzenia. Jednocześnie należy wtedy również dokonać zwrotu wcześniej odliczonej ulgi na swój mikrorachunek wygenerowany po numerze identyfikacji podatkowej na Portalu Podatkowym www.podatki.gov.pl.      

 

Podstawa prawna: art. 111 ust. 1 i ust. 3 pkt 1-4 i pkt 13, art. 145a ust.5  ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, §5 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra  Finansów  z  dnia  29 kwietnia 2019 r., w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika, § 2 pkt 4 lit. b i pkt 14, § 9 ust. 1 pkt 1, § 22 ust. 6, § 25 ust. 1 pkt 1 i 2, § 34,  § 54 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019r. w sprawie kas rejestrujących.