Źle skonfigurowana kasa rejestrująca

ODPOWIEDŹ

Nie, paragonu nie można anulować. Pomyłkę należy opisać w odrębnej ewidencji i wyliczyć podatek w prawidłowej wysokości celem sporządzenia w sposób rzetelny deklaracji VAT.

UZASADNIENIE

W myśl §6 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących podatnicy, prowadząc ewidencję, wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny. Zatem w sytuacji, kiedy sprzedawca jest obowiązany do ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokumentem potwierdzającym fakt sprzedaży jest paragon fiskalny. W celu dostosowania do obowiązujących unormowań prawnych, kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję zarówno samego użytkownika jak i podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących, co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży (dotyczącej wielkości obrotu czy też kwoty podatku), gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży (obowiązuje jedynie zakaz zmiany treści paragonu).

Sposób postępowania w sytuacji popełnienia oczywistych pomyłek, do których niewątpliwe należy zaliczyć błędne skonfigurowanie kasy przez uprawniony serwis, został uregulowany w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z §3 ust.5 rozporządzenia w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);

2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Zgodnie z §3 ust.6 rozporządzenia, w powyższym przypadku podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.

Z treści wskazanych wyżej zapisów wynika, iż mają one zastosowanie w przypadkach, gdy Podatnik dysponuje błędnie wystawionym paragonem. Przepisów określających sposób postępowania w innych przypadkach (np. gdy błędny paragon został wydany klientowi i nie jest możliwy jego zwrot) nadal nie ma. Jednakże, zgodnie z prezentowanym w indywidualnych interpretacjach stanowiskiem organów podatkowych (np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie nr IPPP2/443-340/12-2/IZ z 29 czerwca 2012 roku), nie oznacza to, że podatnicy nie mogą korygować paragonów również w takich przypadkach. Fakt wystawienia błędnego paragonu należy wtedy odnotować w odrębnej ewidencji bez wystawiania kolejnego prawidłowego paragonu. Niewątpliwie jednak w takim przypadku należy wskazać błędne dane, które znalazły się na paragonie oraz wykazać dane prawidłowe.

Podkreślić należy, iż paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zaistnienia błędu, będącego przyczyną dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. Skoro kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. Zgodnie z zapisem art.29 ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług podstawą opodatkowania jest bowiem obrót, a obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy. Przepis art.109 ust.3 ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji, służącej prawidłowemu sporządzeniu deklaracji podatkowej. Trzeba zauważyć, iż to na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Prowadzone zatem urządzenia księgowe powinny w sposób rzetelny odzwierciedlać przebieg zaistniałych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym zawierać między innymi dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty zapisów w prowadzonych wcześniej ewidencjach.

Jeżeli zatem, wskutek nieprawidłowego działania kasy fiskalnej, zostały w jej pamięci zarejestrowane nieprawidłowe kwoty podatku od towarów i usług, w celu dokonania rozliczenia podatku (przy założeniu, że rzeczywista wartość obrotu na kasie jest prawidłowa) należy wyliczyć kwotę podatku przy wykorzystaniu wspomnianych wyżej ewidencji aby rzetelnie złożyć deklarację VAT za dany miesiąc. Natomiast w prowadzonej dokumentacji, jaką stanowi ewidencja korekt dotycząca kasy fiskalnej, należy posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty. W sytuacji wydrukowania paragonu z błędną ceną lub stawką podatku paragon ten należy zachować, a nabywcy wydrukować i wydać paragon poprawny. Paragon błędny należy dołączyć do wydruków fiskalnych za dany miesiąc (dobowych i miesięcznego) oraz opisać całą sytuację w ewidencji korekt w celu wychwycenia kwot, które jako korekty trzeba będzie wpisać do ewidencji sprzedaży VAT. Niewątpliwie należy szybko skontaktować się z uprawnionym serwisem w celu skorygowania błędów w pracy kasy.

Wioletta Gramis