Zmiana serwisu kasy w 2019 roku

Odpowiedź
Może Pani zmienić aktualnie upoważniony serwis kas poprzez złożenie wniosku, za zgodą podmiotu prowadzącego serwis główny. O powyższej zmianie należy poinformować naczelnika właściwego urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia jej dokonania (od lipca 2019 roku w terminie 5 dni).

Uzasadnienie
Funkcja, jaką pełni kasa rejestrująca, powoduje, iż zarówno dla użytkownika jak i dla organów podatkowych niezwykle istotnym jest by kasa funkcjonowała prawidłowo, bardzo ważne jest prawidłowe wykonanie przez serwis obsługujący dane urządzenie wszystkich czynności mających wpływ na prawidłową pracę tego urządzenia, w tym obowiązkowego przeglądu technicznego. 

Na podstawie zapisu § 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 roku w sprawie kas rejestrujących podatnik stosujący kasy korzysta wyłącznie z serwisu prowadzonego przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis kas. Zgodnie z zapisami § 23 ust. 1 ww. rozporządzenia serwis kas jest wykonywany przy pomocy serwisantów kas. Potwierdzeniem upoważnienia serwisanta kas jest ważny identyfikator wydany przez podmiot prowadzący serwis główny, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia. Serwisant kas w trakcie wykonywania serwisu danej kasy legitymuje się tym identyfikatorem, który jest ważny przez rok od daty jego wydania i upoważnia do wykonywania serwisu typu (typów) kas w nim wskazanych. W identyfikatorze tym powinny być zawarte dane osobowe serwisanta (23 ust. 5-7 rozporządzenia).

Podmiot prowadzący serwis główny prowadzi listę serwisantów kas, którzy są upoważnieni do wykonywania serwisu kas danego typu (typów). Lista jest na bieżąco aktualizowana i przesyłana wraz z informacją o zakresie zmian, w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany, do właściwego dla podmiotu prowadzącego serwis główny naczelnika urzędu skarbowego (§ 30 ust. 1 i 2 rozporządzenia). 

Każde urządzenie posiada swoją książkę serwisową, do której w chwili zakupu wpisywane są dane dwóch osób - serwisanta podstawowego i rezerwowego. Od tego momentu tylko te osoby są uprawnione do wszelkich czynności serwisowych, np. odczytu zawartości pamięci, przeglądów, napraw i innych czynności serwisowych – w tym obowiązkowych przeglądów technicznych. Zmiana serwisu i serwisantów zostanie również odnotowana, bowiem w myśl zapisu § 25 rozporządzenia serwisant kas dokonuje:

1. wpisu swoich danych identyfikacyjnych do książki kasy,
2. chronologicznych wpisów do książki kasy.

Informacje o treści wpisów dokonywanych przez serwisanta kas określa wzór książki kasy, a kopie tych informacji należy ująć w prowadzonej dokumentacji serwisu kas.  Wpisy w książce kasy muszą być dokonywane czytelnie, a wpisy o wykonanym serwisie kas muszą być podpisane przez serwisanta kas i ostemplowane jego pieczęcią. Oczywiście podatnik ma możliwość dokonania zamiany prowadzącego serwis, co wynika z zapisu § 14 ust. 3 ww. rozporządzenia. Zmiana podmiotu prowadzącego serwis kas niewynikająca z naruszenia warunków jego prowadzenia może być dokonana, na wniosek podatnika, za zgodą podmiotu prowadzącego serwis główny, z tym że nie może on odmówić zgody na zmianę prowadzącego serwis kas, jeżeli warunki cenowe i miejsca jego świadczenia są korzystniejsze dla podatnika. O dokonanej zmianie podatnik zawiadamia właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia jej dokonania.

W omawianym przypadku należy podjąć następujące czynności:

• szukamy autoryzowanego serwisu urządzeń fiskalnych, który posiada upoważnienie do serwisowania określonego typu kas,
• podejmujemy kontakt z podmiotem prowadzącym serwis główny kas zgłaszając chęć zmiany podmiotu serwisującego poprzez napisanie wniosku, który powinien zawierać nazwę serwisu, do którego chcemy przejść, swoje dane identyfikacyjne oraz dane dotyczące stosowanych kas, wobec których chcemy, aby nastąpiło przekazanie serwisu,
• po uzyskaniu decyzji w sprawie zmiany serwisu od podmiotu prowadzącego serwis główny informujemy naczelnika właściwego urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany,
• nowy serwis dokona przeglądu sprzętu, jeśli będzie zachodziła taka potrzeba, w tym obowiązkowego przeglądu technicznego. 

Zmiana serwisu kasy fiskalnej w zależności od producenta oraz serwisu przejmującego może trwać nawet do dwóch tygodni.

Zmiany, na podstawie rozporządzenia MF z 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących określa zapis § 9 ust.3 i 4 który stanowią, iż podatnik używający kasy może dokonać zmiany podmiotu prowadzącego serwis. O dokonanej zmianie podatnik, w terminie 5 dni od dnia jej dokonania, jest obowiązany powiadomić podmiot prowadzący serwis główny. Do dokonania przez podatnika zmiany nie jest wymagana zgoda podmiotu prowadzącego serwis główny. Podatnik dokonując zmiany jest obowiązany do wyboru podmiotu prowadzącego serwis, który na dzień dokonywania tej zmiany widnieje w wykazie serwisantów prowadzonego przez Szefa KAS w postaci elektronicznej, którzy są upoważnieni do wykonywania serwisu kas danego typu (typów). Wykaz serwisantów jest udostępniany w BIP ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Jednakże zapisy § 9 ust. 3 i 4 rozporządzenia z dnia 29 kwietnia 2019 roku weszły w życie z dniem 1 lipca 2019 roku.

W opisywanej sytuacji (sytuacja miała miejsce w czerwcu 2019), Czytelnik powinien złożyć wniosek użytkownika kasy o zmianę obsługi serwisowej według przepisów obowiązujących na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących korzystając z udostępnianych na stronach internetowych gotowych druków uzależnionych od producenta kasy fiskalnej lub wypełnić druk ogólny a następnie po otrzymaniu decyzji w tej sprawie powinien poinformować właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany. Naczelnik US wprowadzi zgłoszoną zmianę w prowadzonej przez siebie Centralnej Ewidencji Kas Rejestrujących CEKR.

 

Podstawa prawna: § 14 ust. 2 i 3, § 23 ust. 1 i 5-7, § 25, § 30 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013r., poz. 363), § 9 ust. 3 i 4,  § 50 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2019r. poz. 816).