Faktury papierowe przechowywane w formie elektronicznej

Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 19 grudnia 2011 r. nr ITPP1/443-1163/09/11-S/AJ.

Sytuacja podatnika

Spółka prowadzi sklep internetowy z artykułami AGD i RTV. Sprzedaży dokonuje zarówno na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jak również na rzecz firm. Spółka na podstawie zamówień przygotowuje paczki i pakuje do nich obok zamówionego towaru wydrukowane faktury sprzedaży. Faktura VAT jest w tym przypadku dokumentem potwierdzającym wartość towaru oraz kartą gwarancją, gdyż coraz więcej producentów dokonuje naprawy na podstawie dokumentu zakupu.

W związku z powyższym Spółka zwróciła się do organu podatkowego z zapytaniem, czy może być zwolniona z obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej. W zadanym pytaniu Spółka podkreśliła, że egzemplarz faktury wysyłanej w formie papierowej do klienta jest identyczny z przechowywanym w systemie. Faktura nie jest potwierdzana podpisem elektronicznym, gdyż wymaga on wcześniejszej akceptacji klienta w formie papierowej, co znacznie wydłuży proces realizacji zamówienia i ostatecznie może prowadzić do jego anulowania przez klienta. Ponadto Spółka zaznaczyła, że oprócz podglądu faktury i jej drugiego egzemplarza, program M., w którym pracuje, identyfikuje osobę wystawiającą fakturę poprzez I.-użytkownika oraz oprócz daty, podaje godzinę wystawienia faktury.

Zdaniem Spółki oznacza to spełnienie wymogów dotyczących autentyczności i integralności dokumentu wysyłanego z przechowywanym. Ponadto Spółka wskazała, iż posiada bardzo dobrą identyfikację klienta poprzez rozbudowaną kartę klienta, dzięki czemu można potwierdzić datę zamówienia, przekazywane przez pracowników Spółki informacje, zapytania klienta, numer faktury i produkt, którego sprzedaż dotyczy, jaki numer listu przewozowego został wygenerowany dla przesyłki, kiedy nastąpiła wpłata z „U.”, bądź została wpłacona przez klienta w formie przedpłaty, czy produkt znajduje się w naprawie oraz wszelkie potrzebne informacje do profesjonalnej obsługi klienta i kontroli transakcji.

Zdaniem Spółki, mając na uwadze ilość wystawianych faktur oraz ochronę środowiska, może być ona zwolniona z obowiązku przechowywania dokumentów sprzedażowych w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej.

Uzasadnieni...